檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

李媛媛 張海濤

摘 要：隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到了顯著提升，在生活、生產(chǎn)中對(duì)信息量的需求也在不斷增加，積極開展事業(yè)單位檔案管理工作十分重要。本文首先從檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀入手，同時(shí)闡述了檔案管理員檔案管理工作的開展策略，最后總結(jié)了全文，旨在為推動(dòng)事業(yè)單位得到更好的發(fā)展提供有效參考意見。

關(guān)鍵詞：檔案管理員；檔案管理工作；現(xiàn)狀；對(duì)策

當(dāng)前時(shí)代背景下，我國事業(yè)單位各項(xiàng)工作均穩(wěn)定有序開展，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的改革與開發(fā)，積極引進(jìn)各類先進(jìn)的管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平、管理效率的提升。就當(dāng)前形勢(shì)而言，事業(yè)單位在檔案管理工作還存在著很多的問題，只有采取針對(duì)性的措施解決檔案管理中的問題，才可推動(dòng)事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。

1 檔案管理員檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理認(rèn)知問題

正是由于事業(yè)單位內(nèi)部人員、領(lǐng)導(dǎo)人員未能重視事業(yè)單位檔案管理工作，難以將檔案管理的作用發(fā)揮出來。在新時(shí)期下，黨組織的工作重心逐漸開展轉(zhuǎn)移，追求經(jīng)濟(jì)效益成為事業(yè)單位發(fā)展的主要目標(biāo)，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作得不到重視。隨著各類新技術(shù)、新觀念、新工藝的不斷引入，使得人們忽視了檔案記錄的作用，進(jìn)而受到事業(yè)單位的忽視，無法將事業(yè)單位檔案管理工作的作用發(fā)揮出來。

1.2 無法緊跟時(shí)代發(fā)展步伐

隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展，要求事業(yè)單位檔案管理工作開展中，應(yīng)當(dāng)采取紙質(zhì)文件、數(shù)字音像、電子版三者并存的儲(chǔ)存方式，事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門的辦公系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)聯(lián)通，確保數(shù)據(jù)、資料的良好共享。但就實(shí)際情況而言，部分事業(yè)單位未能配備先進(jìn)的事業(yè)單位檔案管理生產(chǎn)管理系統(tǒng)，普遍使用的是二線崗位辦公設(shè)備，難以滿足實(shí)際傳輸需求，進(jìn)而導(dǎo)致大量的檔案資源流失。

1.3 檔案管理無法協(xié)調(diào)

部分事業(yè)單位為獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益，不斷縮減辦公人員，大部分辦公室文員已經(jīng)精簡到一人，在檔案管理管理工作開展中，多半屬于兼職，難以保障文件收集、檔案整理、資料保存、文件檔案使用的規(guī)范性，加之事業(yè)單位檔案管理人員工資較低，領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，因此工作積極性不強(qiáng)、責(zé)任感較低，未能按照相關(guān)規(guī)章制度開展檔案管理，使得檔案資料收集不全面，難以滿足檔案管理要求。

2 檔案管理員檔案管理工作的開展策略

2.1 提升人員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理工作開展中，人屬于關(guān)鍵因素，事業(yè)單位只有具備專業(yè)、高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，才可保障檔案管理工作的有效落實(shí)。因此，事業(yè)單位必須要注重檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，選取責(zé)任心強(qiáng)、原則性強(qiáng)的員工參與檔案管理工作，積極向員工灌輸檔案管理知識(shí)。為保障檔案管理工作朝著自動(dòng)化方向發(fā)展，應(yīng)當(dāng)配備電子技術(shù)人才，強(qiáng)化先進(jìn)檔案管理設(shè)備的應(yīng)用。同時(shí)，事業(yè)單位還要定期開展檔案管理人員培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)、專業(yè)技能的提升。在計(jì)算機(jī)設(shè)備支持下，提升事業(yè)單位檔案管理操作能力，全面落實(shí)事業(yè)單位檔案管理工作。

2.2 完善檔案管理制度

只有完善檔案管理的規(guī)章制度，才可促使事業(yè)單位管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)借助各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理制作、檔案利用、檔案?jìng)鬟f、檔案儲(chǔ)存、檔案調(diào)閱等，在相關(guān)規(guī)章制度的支持下，促使檔案管理的安全性、保密性。通過建立健全檔案管理制作、傳遞、儲(chǔ)存一體化制度，將檔案管理責(zé)任劃分到人頭。事業(yè)單位在檔案管理工作開展中，應(yīng)當(dāng)將其與現(xiàn)代化管理結(jié)合在一起，制定科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己朔绞剑聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理列入考核之內(nèi)，將工作職責(zé)劃分到人頭，依據(jù)實(shí)際情況，發(fā)放工資及獎(jiǎng)金，做到有章可循、有據(jù)可依，保障各項(xiàng)工作制度與工作標(biāo)準(zhǔn)的有效落實(shí)，充分發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理的作用。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)電子技術(shù)

通過引進(jìn)電子技術(shù)，可促使檔案管理信息化、現(xiàn)代化，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)增加投入成本，為檔案管理室配備先進(jìn)的辦公設(shè)備與傳輸設(shè)備。通過實(shí)踐證明，只有確保事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化，才可充分發(fā)揮出檔案資料的作用。在檔案庫房內(nèi)安裝一些電子軟件，包括：室溫控制軟件、火災(zāi)檢測(cè)軟件、安防軟件，可實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理室的自動(dòng)管理，如下圖1所示。借助計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)檔案管理的快速檢索，檔案信息傳輸、查詢的便捷性，可在短時(shí)間內(nèi)快速查找檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效應(yīng)用。

2.4 提升人員管理效率

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自身的職責(zé)，積極開展學(xué)習(xí)與教育工作，不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)、技能結(jié)構(gòu)，要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握軟件技術(shù)操作流程，充分將各類先進(jìn)技術(shù)引入到日常檔案管理工作中。只有檔案管理人員從內(nèi)心認(rèn)可檔案管理工作，始終以熱情的態(tài)度去面對(duì)工作，認(rèn)真、負(fù)責(zé)開展檔案管理工作，如此才可保障檔案資料管理質(zhì)量，保障檔案的完整性與安全性。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)加大檔案管理宣傳力度，促使更多人認(rèn)知到檔案管理的重要性，以此確保檔案管理工作的有序開展。

2.5 合理設(shè)置科技發(fā)展

不同地區(qū)科技水平發(fā)展也各不相同，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)本地的經(jīng)濟(jì)情況，逐步完善檔案管理室的工作環(huán)境，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)積極獲取政府部門的資金支持，在申請(qǐng)資金成功后，可將申請(qǐng)資金用作設(shè)備建設(shè)與更換，逐步改善檔案管理工作條件。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)完善網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，結(jié)合各類先進(jìn)技術(shù)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)管，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提升，降低人員工作強(qiáng)度。

3 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，逐步完善檔案管理制度，樹立正確的檔案管理認(rèn)知。針對(duì)檔案管理員檔案管理工作中的問題，應(yīng)當(dāng)采取有效的解決措施，逐步提升檔案管理員的業(yè)務(wù)處理能力、檔案管理效率，強(qiáng)化辦公室設(shè)備設(shè)施的建設(shè)。在后期檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，促使檔案管理朝著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。

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