中職學(xué)校學(xué)生檔案管理數(shù)字化初探

王梅

摘 要：隨著教育體制的改革，中職學(xué)校畢業(yè)生的就業(yè)模式發(fā)生了很大的變化，對(duì)學(xué)生檔案的管理迫切需要采用便捷的數(shù)字化管理方式，以方便廣大學(xué)生查詢，滿足用人單位需要。學(xué)生檔案作為一種原始信息資源，是國家教育、教學(xué)、科研及干部隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)。數(shù)字化建設(shè)隨著信息化的傳遞，其重要性不言而喻，檔案管理不再是一般意義上的物質(zhì)載體的保管，也朝著檔案利用的方向發(fā)展。檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，及時(shí)掌握信息技術(shù)，有能力解決在學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)中遇到的種種困難，建立健全數(shù)字化學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，更好地為社會(huì)、用人單位和學(xué)生服務(wù)。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；學(xué)生檔案；檔案管理；數(shù)字化

近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，并逐漸融入人們的生活從而改變著人們的生活方式。信息技術(shù)是指有關(guān)信息的收集、識(shí)別、提取、變換、存貯、傳遞、處理、檢索、分析和利用等的技術(shù)，主要包括傳感技術(shù)、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和縮微技術(shù)等。信息技術(shù)能夠延長(zhǎng)或擴(kuò)展人的信息功能。信息技術(shù)的突出特點(diǎn)是：首先，信息存儲(chǔ)量更大，質(zhì)量更好，檢索更方便；第二，信息處理、創(chuàng)造和呈現(xiàn)技術(shù)更高；第三，信息交互性更強(qiáng)；第四，信息傳遞速度更快，范圍更廣，效果更優(yōu)。基于此，面對(duì)傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理中的信息量大、處理繁雜、錯(cuò)誤率高、綜合分析難度大等問題，信息技術(shù)為學(xué)校檔案管理改革提供了基礎(chǔ)。為了應(yīng)對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，筆者提出借助安全穩(wěn)定的校園網(wǎng)建立一個(gè)完善的學(xué)校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)想。

1 中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化的基本內(nèi)容及要求

隨著中職學(xué)校學(xué)生檔案資源的不斷豐富與拓展，在檔案基礎(chǔ)管理中應(yīng)用信息化管理的重要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一是利用信息化手段提高人才素質(zhì)技能，促進(jìn)管理質(zhì)量的提高；第二是利用信息化的特點(diǎn)（共享），為學(xué)校決策提供有力保障。中職學(xué)校學(xué)生檔案基本管理的對(duì)象主要體現(xiàn)在對(duì)學(xué)生及教師等各類資料和數(shù)據(jù)信息的量化提取上，但是又存在這類信息資料儲(chǔ)存在不同種類下。因此我們夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理，必須與學(xué)校管理融于一體，我們需要了解整個(gè)構(gòu)成各部門之間的關(guān)系與要素，協(xié)同互助，建立一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的工作制度，再通過信息化手段，強(qiáng)化檔案信息的收集、整理與

利用。

2 學(xué)生檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1 適應(yīng)中職學(xué)校擴(kuò)招新形勢(shì)

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，中職學(xué)校學(xué)生檔案的內(nèi)容和形式呈多樣化發(fā)展。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案直接服務(wù)于中職學(xué)校學(xué)生個(gè)人，但又與中職學(xué)校教學(xué)和學(xué)生管理密切相關(guān)。隨著中職學(xué)校辦學(xué)層次的拓展，教育活動(dòng)領(lǐng)域的延伸，社會(huì)需求專業(yè)的增多，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，教學(xué)改革的深入，畢業(yè)生檔案的利用率呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢(shì)，因此只有建立數(shù)字化學(xué)生檔案才能適應(yīng)時(shí)代的需要。

2.2 社會(huì)發(fā)展要求學(xué)生檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)的中職學(xué)校學(xué)生檔案，是以紙質(zhì)檔案的形式保管的，并且大量是通過手寫去完成的。紙質(zhì)檔案是學(xué)生檔案的根本依據(jù)，但也給檔案管理工作帶來了很大的局限性，如歸檔的質(zhì)量不高、體積大、紙張容易發(fā)黃及被蟲蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無法檢索等。這就使得檔案數(shù)量不斷增多與檔案利用率較低的矛盾日益凸顯，造成無法共享檔案資源，無法有效利用技術(shù)積累的成果，所以說傳統(tǒng)的中職學(xué)校學(xué)生檔案模式早已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展要求。

2.3 就業(yè)方式的轉(zhuǎn)變需要其檔案數(shù)字化

隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入和發(fā)展，人才市場(chǎng)、就業(yè)指導(dǎo)中心等薦人單位相應(yīng)地建立起來，中職學(xué)校畢業(yè)生由原來的統(tǒng)一分配變成了雙向選擇，人事代理制度由此廣泛實(shí)施。由于虛假學(xué)歷的泛濫，用人單位越來越重視中職學(xué)校學(xué)生檔案的真實(shí)性，加強(qiáng)中職學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作尤顯重要。中職學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)政策規(guī)定，中職學(xué)校畢業(yè)生在學(xué)校集中辦理就業(yè)手續(xù)時(shí)仍未落實(shí)就業(yè)單位的，其檔案由中職學(xué)校轉(zhuǎn)至畢業(yè)生生源地就業(yè)指導(dǎo)中心代管。落實(shí)工作單位后，用人單位或本人憑相關(guān)手續(xù)到指導(dǎo)中心提取檔案。在頻繁的轉(zhuǎn)遞過程中，畢業(yè)生個(gè)人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現(xiàn)象不可避免。只有實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化，才能從根本上保證學(xué)生檔案資料的完整、齊全和安全。

3 學(xué)生檔案管理數(shù)字化的策略

3.1 開發(fā)適用性強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)軟件

根據(jù)學(xué)生檔案的收集、管理、轉(zhuǎn)遞的流程，開發(fā)優(yōu)秀的適用于學(xué)生檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)使用的軟件。學(xué)生管理信息網(wǎng)絡(luò)使用軟件應(yīng)該具備以下條件：用戶登陸、新生登記、學(xué)生信息查詢修改、分?jǐn)?shù)查詢修改、處分獎(jiǎng)勵(lì)查詢修改、學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理頁面、畢業(yè)登記等八項(xiàng)基本功能。但是目前中職學(xué)校對(duì)于文書、教學(xué)綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統(tǒng)和規(guī)章制度，唯獨(dú)學(xué)生檔案因其傳遞速度快、滯留時(shí)間短等原因，而受不到領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的重視，因此學(xué)生檔案信息系統(tǒng)起步晚。要想在短時(shí)期內(nèi)完成學(xué)生檔案信息資源的建設(shè)，需要借助校園網(wǎng)成熟的軟硬件環(huán)境，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案系統(tǒng)與校園網(wǎng)的無縫接軌，并利用校園網(wǎng)與社會(huì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的對(duì)接，使今后的學(xué)生檔案管理不再是孤立的個(gè)體，充分利用網(wǎng)絡(luò)調(diào)用學(xué)生檔案，利用網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)性，方便學(xué)生、企事業(yè)單位和查詢者查詢、檢索學(xué)生檔案，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理。

3.2 檔案電子化管理注意事項(xiàng)

檔案電子化管理的威脅來自黑客、病毒以及系統(tǒng)本身的故障，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行安全，必須制定嚴(yán)密的措施，如在前期嚴(yán)格控制上網(wǎng)信息范圍，避免成為黑客攻擊的目標(biāo)，并做好信息的備份工作，有充分的認(rèn)識(shí)和相應(yīng)的防范措施，確保在緊急情況下能迅速恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和信息的完整。

3.3 檔案管理系統(tǒng)開放與保密二者兼顧

學(xué)生檔案屬于人事檔案，按中組部對(duì)干部職工個(gè)人檔案屬于保密檔案，，必須嚴(yán)格按照相關(guān)的保密規(guī)定執(zhí)行。因此完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)必須開放與保密兼顧，實(shí)施多級(jí)管理權(quán)限分級(jí)化，采用加密技術(shù)對(duì)重要信息進(jìn)行加密處理。如設(shè)立管理員、學(xué)生、一般用戶三級(jí)權(quán)限為數(shù)字化檔案的安全性提供基本的保證。

3.4 穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，提高檔案管理人員素質(zhì)

要保證學(xué)生檔案數(shù)字化管理工作有序、正常、持續(xù)地發(fā)展，必須注重檔案管理人才的培養(yǎng)。目前，學(xué)生檔案管理領(lǐng)域缺乏既懂軟件開發(fā)又精通檔案管理的復(fù)合型人才，因此穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，是做好學(xué)生檔案管理工作的前提條件。要有針對(duì)性地進(jìn)行崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新專業(yè)知識(shí)，才能與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢(shì)的要求。要建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服檔案管理人員長(zhǎng)期以來養(yǎng)成的惰性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，建立激勵(lì)機(jī)制，才能把中職學(xué)校學(xué)生的檔案數(shù)字化管理工作做好。

4 結(jié)束語

檔案管理是學(xué)校各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，是保證教學(xué)、教學(xué)改革、教學(xué)研究和教學(xué)發(fā)展順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，是評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù).學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)是新時(shí)期學(xué)校檔案的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作走向現(xiàn)代化的必由之路，其數(shù)字化建設(shè)直接影響著檔案管理的水平，同時(shí)也影響著整個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平。因此，我們要借助安全穩(wěn)定的校園網(wǎng)建立一個(gè)完善的學(xué)校檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

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