試論企業(yè)檔案信息化建設(shè)

摘 要：本文闡述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，論述了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容、存在的主要問(wèn)題，試就我公司在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)踐進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

1 概述

企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等充分運(yùn)用于企業(yè)檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動(dòng)中，以期獲得企業(yè)最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得更為迅速和方便，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行，這樣導(dǎo)致檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。企業(yè)各項(xiàng)工作要求提供和利用檔案管理工作全過(guò)程、多層次和多類別的檔案信息，因此建立科學(xué)、高效、符合現(xiàn)代企業(yè)管理要求的企業(yè)檔案信息管理體系，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 企業(yè)檔案管理信息化的內(nèi)容

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，其基礎(chǔ)和重點(diǎn)就是檔案管理信息化。企業(yè)檔案管理信息化內(nèi)容主要包括：

2.1 檔案人員思想的信息化

檔案管理信息化首先是管理人員思想的信息化，一是檔案人員要主動(dòng)與企業(yè)科技、生產(chǎn)、營(yíng)銷、管理等各部門的協(xié)調(diào)，了解其對(duì)檔案信息的需求，并關(guān)注本行業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，以創(chuàng)新的精神、創(chuàng)新的思路、創(chuàng)新的措施，積極推進(jìn)檔案管理模式和工作方式的改進(jìn)，提高工作質(zhì)量和效率。努力實(shí)現(xiàn)檔案工作在理論上和服務(wù)方式上的創(chuàng)新。用工作業(yè)績(jī)證明檔案人員的價(jià)值，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，樹(shù)立檔案部門的良好形象。

2.2 檔案管理手段的信息化

檔案管理手段的信息化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要條件。應(yīng)包括：

1）檔案信息的數(shù)字化。檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)直接可以利用，另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

2）檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。檔案服務(wù)利用由以往面對(duì)面服務(wù)為主向以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化要達(dá)到這樣的目的，借閱者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，檔案管理員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過(guò)程，借閱者無(wú)須到檔案室聯(lián)系，這對(duì)于部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來(lái)說(shuō)是極為方便的。由于使用方便，必然會(huì)有更多人借閱，從而提高檔案的利用率，

3）檔案檢索的自動(dòng)化。傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了不少檢索工具，但是當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí)，使用時(shí)效率仍然是不高的。計(jì)算機(jī)檢索速度快，效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無(wú)法比擬的。另外這種自動(dòng)化檢索還必須可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。

4）檔案信息的接收、存儲(chǔ)和提供利用一體化。這實(shí)際上是將前三個(gè)方面有機(jī)整合起來(lái)，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)一環(huán)緊扣一環(huán)，成為一個(gè)連續(xù)的整體，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以便獲得更高的效率。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題

目前企業(yè)的檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展并不均衡，信息化管理的優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分發(fā)揮，還存在著許多問(wèn)題，需要在企業(yè)檔案信息化工作中依據(jù)實(shí)際情況分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，持續(xù)推進(jìn)。

3.1 軟硬件配套基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)問(wèn)題

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段也是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。加大檔案信息化管理的投入，信息化是檔案管理發(fā)展的重要方向，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行。

3.2 新舊管理方式的轉(zhuǎn)變問(wèn)題

傳統(tǒng)方式向新方式的轉(zhuǎn)變不會(huì)一蹴而就，都會(huì)存在一個(gè)過(guò)渡階段。在此過(guò)程中必須確保日常的檔案管理活動(dòng)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不要因?yàn)樾屡f管理方式的過(guò)渡而影響到檔案歸檔和利用。較為妥當(dāng)?shù)姆椒ㄊ窃谶^(guò)渡階段采取雙軌制，即兩種管理方式在一定時(shí)期內(nèi)同時(shí)存在，直到新方式能正常無(wú)誤運(yùn)行。雖然這樣做會(huì)增大工作量，但為了保證過(guò)渡階段的順利進(jìn)行還是非常必要。

3.3 檔案管理信息化與整個(gè)企業(yè)管理信息化的均衡發(fā)展問(wèn)題

企業(yè)檔案管理信息化作為企業(yè)管理信息化的一個(gè)組成部分，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略制定中長(zhǎng)期規(guī)劃，避免孤立地設(shè)計(jì)或?qū)嵤┠稠?xiàng)管理系統(tǒng)，防止形成信息孤島和重復(fù)投資。

3.4 安全問(wèn)題

檔案信息化管理還必須解決安全問(wèn)題。檔案管理的安全包括了檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全，比如記錄檔案的服務(wù)器、硬盤、光盤的安全性、軟件系統(tǒng)的可靠性等，還包括檔案信息傳播的安全。前一種問(wèn)題主要需要通過(guò)技術(shù)手段來(lái)解決，在選擇、設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)充分考慮到系統(tǒng)的安全性，把它作為一個(gè)重要的指標(biāo)。后一種安全問(wèn)題不僅要靠技術(shù)手段，還必須依靠完備有效的規(guī)章制度，防治別有用心的人接觸到相關(guān)檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導(dǎo)致機(jī)密信息的泄漏。

3.5 檔案人員隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題

企業(yè)檔案管理信息化的實(shí)施需要多方面的人材，企業(yè)要根據(jù)其發(fā)展趨勢(shì)合理匹配檔案管理人員和計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)人員。

4 我公司檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐

目前計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于我公司行政、科研、生產(chǎn)管理活動(dòng)的各方面，公司的OA、CAD、PLM、CAPP、ERP、NCR、科研、招標(biāo)、視頻和照片管理系統(tǒng)等已獲得成功應(yīng)用，為建立適合我公司級(jí)企業(yè)信息平臺(tái)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時(shí)公司綜合檔案信息化平臺(tái)系統(tǒng)即將完成驗(yàn)收。

4.1 我公司實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)開(kāi)展的主要工作

1）逐步實(shí)現(xiàn)通對(duì)過(guò)掃描、縮微拍攝、數(shù)碼攝像等方式對(duì)傳統(tǒng)物理形式存在的各種檔案、圖書、資料進(jìn)行電子化管理。

2）今年將完成對(duì)保存280余萬(wàn)張的產(chǎn)品底圖掃描工作，制成相應(yīng)的電子版本，經(jīng)嚴(yán)格的流程審核，上傳掛接到PLM系統(tǒng)，便于及時(shí)提供利用。

3）已建立專門系統(tǒng)管理國(guó)外技術(shù)引進(jìn)和分包的技術(shù)文件、圖紙。

4）收發(fā)文電子文件（文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔）等已在OA系統(tǒng)推行。

5）綜合檔案信息化平臺(tái)基本實(shí)施完成，于年底前驗(yàn)收并投入使用。

6）已逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案、縮微膠片、光盤等多種存儲(chǔ)方式并存的檔案管理新模式。

4.2 綜合檔案信息化平臺(tái)介紹

綜合檔案信息化平臺(tái)采用B/S架構(gòu)，開(kāi)發(fā)語(yǔ)言為java，其中最主要的是建立了一個(gè)預(yù)歸檔系統(tǒng)。它將歸檔材料與檔案管理系統(tǒng)之間建立起了一個(gè)橋梁，分為在線歸檔和離線歸檔，在線歸檔主要是實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、PLM系統(tǒng)中需歸檔的材料自動(dòng)同步到預(yù)歸檔系統(tǒng)中；離線歸檔主要是各部門人員在無(wú)法使用在線系統(tǒng)的情況下，能夠使用數(shù)據(jù)著錄工具包進(jìn)行離線數(shù)據(jù)著錄，其著錄的數(shù)據(jù)符合檔案管理系統(tǒng)格式，且能導(dǎo)入到預(yù)歸檔系統(tǒng)中。檔案人員在預(yù)歸檔系統(tǒng)接收到數(shù)據(jù)后，經(jīng)過(guò)檢查鑒定，可實(shí)現(xiàn)接收或拒收歸檔操作，形成歸檔清單和問(wèn)題清單。成功歸檔的資料，進(jìn)入相應(yīng)類別檔案模塊中進(jìn)行管理。如從OA系統(tǒng)中成功接收的電子文件便進(jìn)入到管理類檔案中。安全與保密要求是通過(guò)權(quán)限設(shè)置對(duì)系統(tǒng)中的角色和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效控制，瀏覽時(shí)檔案采用水印技術(shù)，并根據(jù)需要進(jìn)行及時(shí)的在線備份與脫機(jī)備份，保證館藏檔案數(shù)據(jù)的安全，并在發(fā)生特殊情況時(shí)能夠恢復(fù)備份數(shù)據(jù)。

4.3 建立一套與企業(yè)檔案管理信息化相配套的管理標(biāo)準(zhǔn)、制度

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的重要條件，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等。一方面企業(yè)檔案管理要主動(dòng)學(xué)習(xí)和適應(yīng)信息化的新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)。另一方面結(jié)合企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況，建立、健全和修訂符合企業(yè)實(shí)際情況的電子圖紙、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、編制電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件歸檔與管理規(guī)范、檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)及操作規(guī)程等制度規(guī)范等。

4.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員。作為應(yīng)用性很強(qiáng)的檔案工作，必須加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)和檔案人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，開(kāi)展檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識(shí)、新技能，以適應(yīng)信息化要求。并建立與檔案信息化管理相匹配的人才隊(duì)伍，即檔案高、中、低管理人員和計(jì)算機(jī)軟硬件人員配套的人才隊(duì)伍。

5 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)推進(jìn)和實(shí)施檔案信息化建設(shè)，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，加快產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件的轉(zhuǎn)化、設(shè)計(jì)、制作流程和生產(chǎn)、技術(shù)準(zhǔn)備進(jìn)程，可以為公司管理、新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)進(jìn)步和生產(chǎn)制造提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和基礎(chǔ)保障。企業(yè)檔案人員充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，有效整合檔案信息資源，提高檔案服務(wù)水平。在此基礎(chǔ)上，全力打造“一站式”企業(yè)信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，不僅能提高檔案管理工作效率、減少額外人力、物力資源開(kāi)銷，還能實(shí)現(xiàn)共享資源、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，使企業(yè)良性發(fā)展。將企業(yè)內(nèi)部的信息集成、功能集成，使企業(yè)建立適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)和全球市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)組織模式，是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營(yíng)的必由之路。

作者簡(jiǎn)介

付興?。?963-），男，漢，四川德陽(yáng)人，大專，現(xiàn)就職于東方汽輪機(jī)有限公司信息檔案中心，館員，研究方向：公司檔案制度的編校審，基建設(shè)備軟件轉(zhuǎn)固檔案審核及資金給付的審核。