衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管規(guī)范化研究

鄭暉

摘 要：隨著我國(guó)對(duì)于檔案安全體系建設(shè)工作的重視程度提升，衛(wèi)生事業(yè)單位也進(jìn)行了檔案安全保管的規(guī)范化建設(shè)?；诖?，本文分析了衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的現(xiàn)狀，闡述了堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則、檔案保密與利用的關(guān)系的優(yōu)化處理等一系列衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化策略

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生事業(yè)單位；檔案安全保管；規(guī)范化管理

近幾年來(lái)，由于自然災(zāi)害頻發(fā)、網(wǎng)絡(luò)信息泄密等問(wèn)題的發(fā)生，對(duì)檔案安全帶來(lái)了極大的威脅，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。在這樣的背景下，相關(guān)人員要建立起檔案保管的安全體系。我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作也需要進(jìn)行安全保管的規(guī)范化建設(shè)，提升檔案管理的水平。本文結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管規(guī)范化策略，為相關(guān)工作人員提供參考。

1 衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)于檔案安全體系的建設(shè)工作更加重視，對(duì)于全國(guó)范圍內(nèi)的檔案部門安全保障能力提升進(jìn)行了重點(diǎn)的強(qiáng)調(diào)。在這樣的指導(dǎo)下，我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理工作的安全程度已經(jīng)有所提升，檔案安全保管規(guī)范化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。但是，我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案安全保管工作依舊存在著一些問(wèn)題。部分衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理部門所保管的檔案原件在使用中被涂改或是遺失；由于在填寫紙質(zhì)檔案中沒(méi)有使用性能較好的筆種或是墨水，導(dǎo)致在長(zhǎng)期的保存中內(nèi)容模糊，無(wú)法進(jìn)行有效的解讀；一些檔案中的內(nèi)容并不規(guī)范，為后續(xù)的電子檔案建立造成了阻礙[1]。可以說(shuō)，對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案安全保管進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)勢(shì)在必行。

2 衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化策略

2.1 公文制發(fā)的規(guī)范化管理

在推進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，首先要實(shí)施的就是公文制發(fā)。檔案的前身就是公文，公文制發(fā)決定了公文本身的質(zhì)量，也影響著后續(xù)檔案安全保管的質(zhì)量，對(duì)于檔案安全保管的規(guī)范程度有著重要的意義。所以，衛(wèi)生事業(yè)單位的相關(guān)管理人員在進(jìn)行公文制發(fā)的過(guò)程中，要重點(diǎn)對(duì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度進(jìn)行控制，提升檔案文件的質(zhì)量，為后續(xù)的檔案安全保管規(guī)范化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。首先，衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理人員在進(jìn)行文件紙張的選擇時(shí)，要選擇質(zhì)量較好的紙張，同時(shí)確保其尺寸符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)定。第二，在制發(fā)的過(guò)程中，要對(duì)公文的簽發(fā)手續(xù)進(jìn)行檢查。也要對(duì)公文的內(nèi)容規(guī)范性進(jìn)行檢查，例如公文標(biāo)題、抄送單位、主送單位、落款、日期等等。第三，要對(duì)公文字跡的清晰程度進(jìn)行控制，對(duì)于公文制發(fā)中使用的筆種和墨水也要進(jìn)行要求。確保在長(zhǎng)時(shí)間的保存中，公文上的筆跡依舊清晰鮮明。

另外，由于檔案管理的信息化發(fā)展，衛(wèi)生事業(yè)單位中的大多數(shù)檔案都進(jìn)行了電子版的備份與管理，為了保證檔案信息化管理以及檢索的準(zhǔn)確性，在公文制發(fā)中對(duì)于其中的行文和字詞使用的標(biāo)準(zhǔn)程度也要進(jìn)行管理。

2.2 堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則是衛(wèi)生事業(yè)單位推進(jìn)檔案安全保管規(guī)范化建設(shè)的關(guān)鍵。在衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管規(guī)范化建設(shè)中，最大的阻礙就是立卷組合的無(wú)序以及相近公文的重復(fù)。而堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則是解決這一問(wèn)題的關(guān)鍵性工作。該原則強(qiáng)調(diào)歸檔的文件要以相關(guān)單位的形成的文件為主體?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則不僅僅是我國(guó)在長(zhǎng)期的檔案保管實(shí)踐中形成的原則，還是推動(dòng)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管規(guī)范化建設(shè)的原則。

在“以我為主”的立卷歸檔原則的指導(dǎo)下，衛(wèi)生事業(yè)單位在進(jìn)行實(shí)際的檔案安全保管工作中，要嚴(yán)格執(zhí)行我國(guó)國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)的《不歸檔文件銷毀辦法》，重點(diǎn)對(duì)立卷歸檔的時(shí)效性、立卷歸檔的分工以及全宗的完整性進(jìn)行重點(diǎn)的控制。要確保立卷歸檔后，檔案完整且不復(fù)雜，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化建設(shè)。

2.3 區(qū)分檔案保管期限以及檔案保密期限

衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案保管期限的確定時(shí)，首先要對(duì)檔案內(nèi)容的歷史作用以及現(xiàn)實(shí)作用進(jìn)行分析。其次要結(jié)合相關(guān)單位的實(shí)際工作需要以及國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，從而完成檔案保管期限的確定[2]。檔案管理人員在進(jìn)行檔案保密期限的確定時(shí)，要結(jié)合我國(guó)《國(guó)家秘密保密期限》中的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行確定，對(duì)于絕密級(jí)的事項(xiàng)進(jìn)行不超過(guò)三十年的安全保存；對(duì)于機(jī)密級(jí)的事項(xiàng)進(jìn)行不超過(guò)二十年的安全保存；對(duì)于秘密級(jí)的事項(xiàng)進(jìn)行不超過(guò)十年的安全保存。對(duì)于國(guó)家規(guī)定的長(zhǎng)期保密事項(xiàng)，在相關(guān)授權(quán)機(jī)關(guān)解密之前，都不能進(jìn)行解密或是對(duì)外提供。

衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案管理期限的設(shè)定中，可以結(jié)合檔案保密期限以及檔案的現(xiàn)實(shí)作用進(jìn)行綜合考量，再進(jìn)行保管期限以及安全保管級(jí)別的確定。

2.4 關(guān)注檔案涉密情況的變化

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，隨著時(shí)間的流逝，檔案的密級(jí)也會(huì)發(fā)生改變。通常情況下，檔案的密級(jí)變化過(guò)程為升密、降密和解密。為了提升衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管工作的規(guī)范性，相關(guān)管理人員要對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行合理的調(diào)整。在進(jìn)行檔案密級(jí)的調(diào)整中，主要依托的原則有三條：第一，保密范圍的變化。在2014年發(fā)布的《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》中的第八條規(guī)定，保密事項(xiàng)范圍應(yīng)根據(jù)情況變化及時(shí)調(diào)整。第二，密級(jí)文件作用的變化。這是指當(dāng)密集文件的作用與現(xiàn)在的工作不相適應(yīng)，失去了原有的指導(dǎo)作用，其密級(jí)自然而然的就發(fā)生改變。第三，保密時(shí)限的變化?！吨腥A人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第八條規(guī)定，國(guó)家秘密事項(xiàng)的保密期限應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況變化及時(shí)變更；第十條規(guī)定，國(guó)家秘密事項(xiàng)的保密期限屆滿即自行

解密。

2.5 檔案保密與利用的關(guān)系的優(yōu)化處理

衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理人員在日常的工作中，要重視起檔案保密的工作。但是，受到傳統(tǒng)的保密觀念的影響，在實(shí)際的檔案管理工作中，存在著“重保輕用”的問(wèn)題，對(duì)于檔案的利用程度不足。這就造成了一大批有著較大價(jià)值的檔案被長(zhǎng)期的封存，最終喪失了其使用價(jià)值。在這樣的情況下，檔案管理人員的作用沒(méi)有被最大程度的發(fā)揮出來(lái)，并不利于我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化建設(shè)。所以，在實(shí)際的工作中，相關(guān)管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，在做好檔案保密工作的基礎(chǔ)上，對(duì)于檔案的合理利用工作也要進(jìn)行重視。要明確的認(rèn)識(shí)到檔案保密并沒(méi)有對(duì)檔案的利用功能進(jìn)行限制，只是對(duì)利用的范圍、時(shí)間以及地點(diǎn)進(jìn)行了約束。

在此工作中，衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理人員要對(duì)檔案解密的時(shí)間進(jìn)行重點(diǎn)的關(guān)注，在檔案審批解密后，要及時(shí)的建立起相應(yīng)的檢索條目，為相關(guān)研究人員提供最準(zhǔn)確的、有價(jià)值的信息。

3 總結(jié)

綜上所述，在全國(guó)范圍內(nèi)的檔案安全體系建設(shè)進(jìn)程加快的背景下，我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化管理也取得了一定的成績(jī)，但是，依舊存在著一些問(wèn)題。通過(guò)公文制發(fā)的規(guī)范化管理、堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則、區(qū)分檔案保管期限以及檔案保密期限、關(guān)注檔案涉密情況的變化、檔案保密與利用的關(guān)系的優(yōu)化處理，推動(dòng)了衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]董志新，高計(jì)云.衛(wèi)生事業(yè)單位檔案安全保管的規(guī)范化管理[J].檔案天地，2014（09）：46-47+58.

[2]黃婷，李忻芝，石星.衛(wèi)生事業(yè)檔案安全保管的規(guī)范化管理初探[J].今日中國(guó)論壇，2013（17）：328+330.