新時(shí)代背景下檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

李慧敏 鄭翠玲

摘 要：近年來(lái)，隨著中國(guó)特色社會(huì)主義時(shí)代的到來(lái)，檔案工作需要適應(yīng)信息社會(huì)的快速發(fā)展。本文筆者根據(jù)新時(shí)期檔案信息化的新要求，分析了檔案信息化建設(shè)中面臨的問(wèn)題。做好檔案信息化工作在新時(shí)期的工作，首先是把檔案信息化建設(shè)作為一把手工程常抓不懈。二是鞏固檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。三是建立和完善文件管理信息系統(tǒng)軟件平臺(tái)支持。四是重視檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高專業(yè)人才的綜合素質(zhì)。五是建立檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和安全化體系。

關(guān)鍵詞： 新時(shí)代背景；檔案管理信息化；規(guī)劃建設(shè)；平臺(tái)支撐；人才素質(zhì)

前言

隨著我國(guó)進(jìn)入一個(gè)新的時(shí)代，基于信息化的科技創(chuàng)新深刻地影響著檔案管理行業(yè)的發(fā)展。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”和云服務(wù)的背景下，有必要明確當(dāng)前檔案管理的差距短板。加快檔案信息的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。

1 新時(shí)代加快檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)用的必要性迫切性

第十九屆全國(guó)代表大會(huì)對(duì)“中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代”作出重大判斷。習(xí)近平總書記呼吁深入了解大數(shù)據(jù)發(fā)展的現(xiàn)狀和趨勢(shì)及其對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的影響，加快數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施的改善，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源的整合和開(kāi)放共享。國(guó)務(wù)院“新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃”提出，新一代人工智能相關(guān)學(xué)科、理論建模、技術(shù)創(chuàng)新、軟硬件升級(jí)等全面推進(jìn)，正在引發(fā)鏈?zhǔn)酵黄?，推?dòng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)領(lǐng)域從數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)化到智能加速躍升.這與檔案管理工作密切相關(guān)，是新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)的新要求。

2當(dāng)前檔案管理信息化存在的問(wèn)題

目前，檔案管理信息化主要還存在發(fā)展不平衡、不協(xié)調(diào)、服務(wù)效果不佳、不足等問(wèn)題，信息化質(zhì)量和效益不夠高，信息化建設(shè)的檔案與大數(shù)據(jù)、人工智能時(shí)代的要求還不適合。

首先，在管理理念上，傳統(tǒng)的管理方法跟不上信息應(yīng)用的要求，在信息源、信息存儲(chǔ)、信息處理、信息共享等方面有了新的變化，檔案管理理念需要及時(shí)更新。

其次，在檔案建設(shè)方面，硬件、圖書館設(shè)施和檔案設(shè)備都比較陳舊，不能滿足信息儲(chǔ)存和利用的要求。在軟件方面，部分部門的檔案管理系統(tǒng)尚不完善。數(shù)字文件的接收、存儲(chǔ)、存儲(chǔ)、查詢等基本工作不規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一的軟件共享平臺(tái)。

再次，在檔案服務(wù)中，一些檔案部門仍然是被動(dòng)服務(wù)。檔案的收集階段主要取決于各個(gè)單位移交。存儲(chǔ)主要取決于庫(kù)房實(shí)物，整理主要取決于人工工作。查詢也是人工的。這種傳統(tǒng)的方式通常存在無(wú)效和低端供給的現(xiàn)象，各種檔案的進(jìn)展情況，如記錄、認(rèn)證、公開(kāi)、數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)共享，必須加速。

最后，檔案干部隊(duì)伍普遍面臨著技能恐慌、知識(shí)匱乏等問(wèn)題。信息時(shí)代的檔案工作涉及多學(xué)科、多領(lǐng)域、多技術(shù)，檔案管理人員的知識(shí)更新能力、自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平還有待進(jìn)一步提高。

3 新時(shí)代加快檔案信息化建設(shè)的路徑

3.1把檔案信息化建設(shè)作為一把手工程， 常抓不懈

圍繞黨和國(guó)家的中心工作，更好地為人民服務(wù)是檔案的價(jià)值和工作的目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)做得好，信息利用效率高，各項(xiàng)工作的推廣力度大。反之，則會(huì)影響相關(guān)工作的進(jìn)程。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的目標(biāo)，關(guān)鍵是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用水平和實(shí)際效果取決于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的重視程度和熟悉程度。從這個(gè)意義上說(shuō)，檔案信息化建設(shè)可以說(shuō)是一項(xiàng)領(lǐng)先的工程。因此，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)高度重視檔案信息化建設(shè)，將其放在重要的議事日程上，主動(dòng)的適應(yīng)和堅(jiān)持信息化的要求。

3.2重視檔案隊(duì)伍建設(shè)， 提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)

檔案信息管理，對(duì)于檔案部門的工作人員，要求不是減少了，而是提高了。一是工作量增加，因?yàn)閷?shí)施信息化后仍需保留紙質(zhì)檔案，而必須對(duì)應(yīng)電子檔案。在以電子方式實(shí)現(xiàn)檔案之前，需要將大量紙質(zhì)文件的目錄輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，其內(nèi)容也必須經(jīng)過(guò)掃描并存入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。這樣，對(duì)檔案部門的工作人員和檔案隊(duì)伍的建設(shè)提出了新的要求。

3.2.1檔案部門工作人員要熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作。

檔案部門的人員不是單單的會(huì)打字就可以，而是能夠熟練地處理一般的軟件系統(tǒng)。檔案信息化依賴于檔案部門大量的多媒體電子工作和檔案管理系統(tǒng)的處理操作，以便于在互聯(lián)網(wǎng)上快速地檢索和利用檔案。這就要求檔案工作者努力獲得用戶的滿意。那些在檔案部門無(wú)所事事的人不再有資格進(jìn)入檔案工作的新時(shí)代。

3.2.2著力提高現(xiàn)有人才素質(zhì)， 積極引進(jìn)專業(yè)人才。

經(jīng)過(guò)檔案信息化、檔案電子歸檔、數(shù)字化檔案編輯研究、檔案部門硬件系統(tǒng)建設(shè)、現(xiàn)代化庫(kù)房保管、計(jì)算機(jī)搜索查詢、網(wǎng)絡(luò)的使用、軟件系統(tǒng)的安裝和維護(hù)、檔案部門網(wǎng)站的建設(shè)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。無(wú)法從計(jì)算機(jī)的操作中分離出來(lái)。因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，首先要改變檔案的概念，重組檔案隊(duì)伍，檔案部門不能成為安置閑置人員的機(jī)構(gòu)。二是重視檔案人才的培養(yǎng)和利用。檔案部門至少要配備一半以上比例的計(jì)算機(jī)和信息管理人員，才能有效開(kāi)展檔案信息化工作。因此，現(xiàn)有的檔案工作人員不僅要自覺(jué)地提高自身的工作水平和業(yè)務(wù)質(zhì)量，使他們成為一個(gè)多崗位、多技能的員工，以適應(yīng)檔案信息化的高要求。另一方面，有必要向檔案部門系統(tǒng)地介紹了解計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)展或信息管理的專家，使他們更好地為單位、地方中心和人民服務(wù)。

3.3建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的檔案信息化體系

3.3.1完善信息化標(biāo)準(zhǔn)體系， 提高標(biāo)準(zhǔn)化程度。

檔案信息化可以整合處于分割和隨意的狀態(tài)下歸納檔案數(shù)據(jù)。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就必須有統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。一般的信息處理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)優(yōu)先于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)；檔案屬性的信息技術(shù)越明顯，要求建立行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，盡量減少獨(dú)立的、自我定義的檔案標(biāo)準(zhǔn)單位的行為；并防止一些地方或單位形成孤立的檔案信息孤島。應(yīng)將當(dāng)前文件的管理納入檔案信息化管理的范圍，以促進(jìn)與國(guó)家信息系統(tǒng)的兼容性，并為信息共享和電子文件的綜合管理創(chuàng)造條件。

3.3.2要將檔案信息化建設(shè)納入整體發(fā)展規(guī)劃。

實(shí)踐證明，如果檔案信息化建設(shè)過(guò)于緩慢或根本不受到重視，在其他方面落后于信息化進(jìn)程，必然會(huì)影響到當(dāng)?shù)氐恼w發(fā)展。因?yàn)闄n案無(wú)處不在，有共同的需要。文件信息化程度高，服務(wù)效果好，能有效促進(jìn)其他方面的發(fā)展。如果文件信息化建設(shè)落后，將影響其他工作的進(jìn)行。因此，地方或單位應(yīng)在人力物力、財(cái)力、技術(shù)等方面給予大力支持，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)和地方或單位的其他工作同步發(fā)展。

4. 完善檔案信息化的工作流程和管理制度。

檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)積極開(kāi)展檔案信息化系統(tǒng)軟件的功能設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)。一是結(jié)合實(shí)際，不斷完善和規(guī)范計(jì)算機(jī)應(yīng)用條件下的檔案工作流程和管理體系，建立完善的信息系統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)，確保檔案的安全使用。二是將檔案信息化與法律規(guī)制相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案依法管理。檔案部門要牢牢樹立依法管理檔案的理念，提高全體工作人員的檔案法治意識(shí)，改變企業(yè)法治淡薄的現(xiàn)象，重指導(dǎo)輕監(jiān)督的做法。必須嚴(yán)格遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)，依法貫穿檔案信息化的全過(guò)程。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期檔案科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵是如何激發(fā)干部隊(duì)伍的活力，增強(qiáng)他們的工作能力。首先，要在檔案工作中培養(yǎng)和鍛煉人才，結(jié)合崗位實(shí)際經(jīng)驗(yàn)積累和改進(jìn)工作。檔案部門可以定期舉辦座談會(huì)，組織干部和工作人員，圍繞檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行交流討論。定期開(kāi)展檔案培訓(xùn)，提高干部教育培訓(xùn)的針對(duì)性和有效性，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，加強(qiáng)檔案人才基礎(chǔ)建設(shè)。

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[5]高曉玲.數(shù)字檔案資源建設(shè)研究[J]， 檔案管理， 2017.05.

（作者單位：山東省德州市夏津縣國(guó)土資源局）