職業(yè)院校檔案管理信息化的探討

[摘 要] 職業(yè)院校在發(fā)展過程中，所承受的壓力不斷增強，內(nèi)部各項工作在不斷地優(yōu)化，檔案管理工作就是其中之一。職業(yè)院校傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸地被淘汰，當前已經(jīng)采用信息化的管理方式。因此，本文就職業(yè)院校檔案管理信息化進行了探討，并闡述了自己的見解，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 職業(yè)院校；檔案管理；信息化；策略

職業(yè)院校是培養(yǎng)專業(yè)型人才的主要陣地，職業(yè)院校不僅承擔著開展教育教學活動的重任，同時也肩負著培養(yǎng)學生道德、人格等綜合素質(zhì)的重任。在這樣的情況下，職業(yè)院校不僅要做好基礎(chǔ)的教育工作，同時還應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視。職業(yè)院校在開展檔案管理工作中，應(yīng)對管理方式進行創(chuàng)新，通過信息化的檔案管理來有效的落實檔案管理工作，將檔案的利用價值體現(xiàn)出來，以此來促進職業(yè)院校的發(fā)展。

1 職業(yè)院校檔案管理信息化的必要性

在對職業(yè)院校所開展的檔案管理工作進行分析中可以看出，檔案管理還存在諸多的問題，這些問題的存在，導致了檔案管理流于形式，其實質(zhì)性的作用并沒有發(fā)揮出來。面對這樣的情況，相關(guān)人員經(jīng)過研究后提出了檔案管理信息化設(shè)想。因此，下文中就職業(yè)院校檔案管理信息化的必要性進行了分析。

1.1 是檔案資源膨脹提出的要求

在我國綜合國力提升的背景下，國家對教育教學更加的重視，為了實現(xiàn)科教興國，國家開設(shè)了更多的院校，院校招生人數(shù)也在不斷地擴大。在大學生、職業(yè)院校學生數(shù)量不斷增多的情況下，職業(yè)院校所需要管理的學生檔案數(shù)量也在隨之增加。以往的檔案管理主要是對紙質(zhì)文件進行管理，管理數(shù)量可能在千份，但是在職業(yè)院校學生增多的情況下，檔案資源大幅度膨脹，需要管理萬份檔案，這樣的管理增加了管理難度，以往的人工管理方式效率較慢，因此傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸地被淘汰，檔案管理信息化成為了主要趨勢。

1.2 是院校信息化系統(tǒng)應(yīng)用提出的要求

在當前科技快速發(fā)展的背景下，各職業(yè)院校在開展教育教學工作過程中，均采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建了信息化的教學平臺，在這樣的情況下，職業(yè)院校內(nèi)部所開展的其它工作也需要隨之進行改變。院校在信息化系統(tǒng)應(yīng)用中，各項重要數(shù)據(jù)信息的輸入以及存儲變得極為簡便，在此種情況下，檔案管理人員在開展檔案管理工作過程中，也需要進行系統(tǒng)化的管理，只有這樣才能確保檔案管理的有效性。

1.3 是檔案價值挖掘提出的要求

在職業(yè)院校檔案管理工作開展過程中，檔案管理不再是單純的將所有的檔案集中在一起進行管理，檔案管理更重要的是對檔案信息進行利用。在檔案信息利用中，紙質(zhì)檔案管理形式應(yīng)用起來不便，所以在這樣的情況下，職業(yè)院校就需要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案使用者則可以通過該系統(tǒng)查找、檢索和獲取所需要的檔案信息，從而實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用。所以說，職業(yè)院校檔案管理信息化是檔案價值挖掘中提出的要求，職業(yè)院校需要從信息化管理入手來提升檔案的利用價值。

2 職業(yè)院校檔案管理信息化的策略

職業(yè)院校在開展檔案管理工作過程中，為了確保管理效率的提升，確保檔案的充分利用，在實際管理中就應(yīng)對管理模式進行改變，應(yīng)采用信息化的管理方式，以此來確保檔案管理工作的開展是順應(yīng)社會發(fā)展潮流的。職業(yè)院校在檔案管理信息化過程中，可以采用以下幾點策略。

2.1 增強檔案信息化的管理意識

意識是行動的指南，在具備某種意識的情況下，人們的行動會受到引導，從而確保行動與意識是統(tǒng)一的。面對意識的重要性，職業(yè)院校想要確保檔案管理信息化目標的實現(xiàn)，就應(yīng)先構(gòu)建檔案管理信息化意識。在檔案管理信息化意識構(gòu)建中，職業(yè)院校的領(lǐng)導應(yīng)以身作則，領(lǐng)導應(yīng)深入地了解檔案信息化管理的重要性，了解院校目前實行檔案信息化管理所存在的不足之處，然后領(lǐng)導應(yīng)通過開會等方式，共同來探討檔案管理信息化，為此工作的開展提供更多的資金、設(shè)備等支持。同時，職業(yè)院校應(yīng)挑選出一批優(yōu)秀的檔案管理人員接受檔案管理信息化教育，讓這些工作人員通過切身的體驗來了解檔案管理信息化的優(yōu)勢，以此來加快對檔案管理信息化的推廣，促使更多的工作人員具備這一工作意識。

2.2 構(gòu)建完善的檔案管理信息化制度

制度的存在是極為關(guān)鍵的，完善的制度可以為工作的落實提供依據(jù)，因此職業(yè)院校想要實現(xiàn)檔案管理信息化，就應(yīng)從制度方面入手。在構(gòu)建制度過程中，可以從檔案管理的職責制度入手，應(yīng)該對電子檔案制作的職責進行明確的劃分，讓每個制作人員都了解自身工作的重要性，并幫助其明確自身的工作職責，這樣職責人員才能在制作檔案的過程中保證信息是真實有效的；其次，應(yīng)構(gòu)建嚴格的監(jiān)督制度。當管理人員將檔案信息進行保存之后，若是沒有領(lǐng)導的批準，不能將檔案外借，在使用檔案的過程中，應(yīng)該對使用者的監(jiān)督進行明確，確保每一位工作人員在登錄檔案系統(tǒng)的過程中都能夠得到監(jiān)督；最后，應(yīng)構(gòu)建完善的獎懲機制。在檔案信息化管理過程中，雖然大部分工作由信息化系統(tǒng)來完成，但依然離不開工作人員。因此，為了避免工作人員在檔案信息化過程中迷失，應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的獎懲機制，對在工作中找準自身定位，能夠有效開展崗位工作的人員給予獎勵，對工作中玩忽職守的人員進行處罰。這樣獎罰分明的制度，可以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，確保檔案管理信息化的實行更加的順暢。

2.3 對檔案管理技術(shù)進行創(chuàng)新

在職業(yè)院校檔案管理中，檔案管理技術(shù)是非常重要的存在，管理技術(shù)的信息化水平對檔案管理工作的落實效率有著一定的影響，面對這樣的情況，職業(yè)院校為了保證檔案信息化管理目標的實現(xiàn)，就應(yīng)對檔案管理技術(shù)進行創(chuàng)新。在檔案信息化管理中，加密技術(shù)以及數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等技術(shù)的應(yīng)用是非常有必要的。加密技術(shù)是電子商務(wù)采取的主要安全保密措施，是最常用的安全保密手段，利用技術(shù)手段把重要的數(shù)據(jù)變?yōu)閬y碼（加密）傳送，到達目的地后再用相同或不同的手段還原（解密）。檔案管理人員可以通過加密技術(shù)對電子檔案進行加密，讓其變成不可讀的文件，之后將查看的密碼上報給相關(guān)領(lǐng)導，這樣就可以保證檔案的安全性。數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)是指在不丟失有用信息的前提下，縮減數(shù)據(jù)量以減少存儲空間，提高其傳輸、存儲和處理效率，或按照一定的算法對數(shù)據(jù)進行重新組織，減少數(shù)據(jù)的冗余和存儲的空間的一種技術(shù)方法。管理人員可以將各種檔案進行分類壓縮，這樣既方便以后的查找，同時也減少了檔案占據(jù)的空間，是一舉兩得的。

2.4 對現(xiàn)有的信息平臺進行整合

職業(yè)院校的檔案管理工作在落實過程中，已經(jīng)采用了部分信息化手段，構(gòu)建了多個信息平臺。在信息平臺的作用下，檔案存儲較為紛亂，每個平臺中都有部分檔案。這樣的檔案信息化管理方式較為混亂，為檔案信息的查詢增加了不便。面對這樣的情況，在檔案信息化管理過程中，職業(yè)院校就應(yīng)對現(xiàn)有的信息平臺進行整合。在整合信息平臺中，應(yīng)對每個平臺的功能、所扮演的角色等進行深入地分析，切實的掌握實際情況，在此基礎(chǔ)上，對每個平臺之間的關(guān)系進行梳理，找出其中的規(guī)律，然后對平臺進行整合。將眾多的平臺整合成一個完整的平臺，需要將小平臺中的檔案內(nèi)容進行歸攏，之后需要對檔案進行分類，按照類別不同來進行統(tǒng)一的保存。除此之外，為了檔案信息的分享與利用更加便利，還可以構(gòu)建數(shù)據(jù)交換接口，促使每個平臺中的檔案信息能夠自動的進行傳輸，以此來有效的提高檔案信息化管理的效率，確保檔案信息化管理目標的實現(xiàn)。

3 結(jié) 論

通過上述分析可以看出，在社會不斷發(fā)展，在教育不斷改革的過程中，職業(yè)院校對檔案管理方法進行了創(chuàng)新，采用了信息化的管理手段。檔案的信息化管理有效的提高了檔案管理的效率，但與此同時，其中存在的不安全問題也越來越突出，面對這樣的情況，在以后檔案信息化管理過程中，職業(yè)院校就應(yīng)從實際出發(fā)，對切實存在的管理問題進行探究，并提出有針對性的解決措施來解決問題，以此來確保檔案管理的信息化發(fā)展，保證職業(yè)院校所開展的檔案管理工作可以充分地發(fā)揮作用，將檔案的價值突顯出來。

參考文獻：

[1] 馬力，試論高職院校檔案信息化建設(shè) [J].價值工程，2014（4）：216-217.

[作者簡介] 張永花（1973-），女，山東濟南人，助理會計師，大專。