檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式探究

杜玲

摘 要：檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作事項(xiàng)，但是其作用和意義是不容忽視的。在當(dāng)前新的發(fā)展形勢(shì)下，檔案信息的管理體制創(chuàng)新以及服務(wù)模式的優(yōu)化被提上了日程，很多企業(yè)和事業(yè)單位也在按照自己規(guī)劃的日程表和計(jì)劃來逐步推進(jìn)體制改革，并對(duì)暴露出的諸多問題展開深入的分析和研究，采用科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略加以解決。主要的目的就是要充分挖掘檔案信息的實(shí)用價(jià)值，將這些信息資料轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)用性更強(qiáng)的信息資源，為決策和部署提供信息支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式；研究；應(yīng)對(duì)策略

引言

目前我國(guó)的檔案管理事業(yè)發(fā)展過程中，仍然存在較多的不足和工作上的常見問題，這無疑阻礙了檔案管理這項(xiàng)工作的正常發(fā)展與進(jìn)步。為此，應(yīng)結(jié)合管理工作上的規(guī)范要求和發(fā)展目標(biāo)規(guī)劃，從管理以及服務(wù)體系中尋找存在的漏洞和缺陷，進(jìn)而建立健全創(chuàng)新性的管理體制，完善規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案各項(xiàng)基礎(chǔ)工作環(huán)節(jié)和流程體系，提高管理效率和質(zhì)量。本文主要針對(duì)當(dāng)前檔案管理之中存在的問題進(jìn)行分析，同時(shí)提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)舉措。

一、當(dāng)前檔案管理與服務(wù)中存在的主要問題

（一）信息化管理體系建設(shè)的不完善

隨著信息時(shí)代的來臨和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，紙質(zhì)類檔案及其傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展變化的總體形勢(shì)，為了提高管理效率，各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位都在加大對(duì)信息化管控體系和電子檔案制度的投入、建設(shè)力度，就是希望通過改變管理方式來更好的處理工作中的問題。但是信息化體系的建設(shè)期間，并不是一帆風(fēng)順的，在信息化的管理和控制體系中出現(xiàn)了很多以往不曾重視過的問題和不足之處，極大的阻礙了該管理制度的建設(shè)與完善步伐。管理體系的缺陷包含很多方面，管理人員的理念、固有的思維局限和習(xí)慣性的工作方式等都是重要的影響因素，而存在的制度性缺陷還并沒有引起高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。

（二）檔案部門的內(nèi)部組織體系不夠健全

檔案管理的主管部門，其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)與組織還沒有得到進(jìn)一步的完善以及優(yōu)化，其內(nèi)控機(jī)制的管控水平較低，就造成檔案管理的工作效率難以得到有效地提升，在這種組織體制的局限性影響之下，工作人員大多因循守舊，很難激發(fā)創(chuàng)新性的思想理念和思維模式，由此引發(fā)整個(gè)管理秩序更加混亂，很難高效、合理的去處置繁瑣的管理事務(wù)，管理工作當(dāng)中的問題也會(huì)逐漸增多。

（三）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差是限制檔案管理效率提升的另一主要因素。其基礎(chǔ)設(shè)施較差主要表現(xiàn)在，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不高。由于經(jīng)濟(jì)條件限制，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)檔案室建設(shè)不夠標(biāo)準(zhǔn)，未按照科學(xué)的建設(shè)流程進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)。同時(shí)很多檔案管理及服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案室保管條件簡(jiǎn)陋，防蟲防霉設(shè)備不配套。有些單位因受到辦公條件限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響了辦公效率的提升而且也限制了檔案管理效率，很多檔案由于在潮濕陰暗的環(huán)境下長(zhǎng)時(shí)間存放導(dǎo)致發(fā)霉或變質(zhì)，紙質(zhì)文獻(xiàn)資料價(jià)值嚴(yán)重降低，損害了檔案的價(jià)值性和可利用性。

二、針對(duì)當(dāng)前檔案管理與服務(wù)方面存在問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）樹立創(chuàng)新意識(shí) 建立信息化檔案管理體系

要想針對(duì)當(dāng)前檔案管理及服務(wù)中存在的問題進(jìn)行有效控制，就要轉(zhuǎn)變思路，樹立創(chuàng)新性思想意識(shí)和息化工作意識(shí)，打造信息化檔案管理體系，全面引入信息技術(shù)來提升檔案管理效率。這就要求專業(yè)的檔案管理部門要設(shè)置相應(yīng)的預(yù)算資金，通過建立專業(yè)的檔案信息化管理體系及服務(wù)機(jī)制來擴(kuò)大檔案信息的使用范圍，這就要求但管理機(jī)構(gòu)一方面要結(jié)合信息技術(shù)建立線上信息服務(wù)平臺(tái)來滿足社會(huì)用戶多方面當(dāng)然信息獲取的需求，另一方面檔案管理及服務(wù)機(jī)構(gòu)要在引入計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下，結(jié)合自身的管理模式，優(yōu)化自身的內(nèi)部組織架構(gòu)，根據(jù)自身的檔案管理特點(diǎn)建立完善的信息化操作模式，要著重于檔案管理人員信息素養(yǎng)的提升，加強(qiáng)其專業(yè)化培訓(xùn)，通過招聘引進(jìn)專業(yè)的信息技術(shù)人才來提升整體的工作效率，促進(jìn)信息化檔案管理機(jī)制的完善。

（二）提升檔案管理人員工作的積極性

檔案服務(wù)模式要想全面創(chuàng)新就要提高管理工作人員的積極性，通過建立優(yōu)化的管理制度來激發(fā)檔案管理人員潛在的工作欲望，讓其能保持較高的熱情和較大的興趣從事檔案管理工作。檔案管理工作是枯燥乏味的，其工作流程往往是單一循環(huán)的，由于運(yùn)用傳統(tǒng)落后的工作方式使一些工作人員長(zhǎng)期存在工作懈怠的情緒這就造成了檔案服務(wù)效率的降低。也正是由于服務(wù)的落后和落伍讓整個(gè)檔案管理工作失去了前進(jìn)的動(dòng)力。因此必須要樹立創(chuàng)新性發(fā)展模式，打造統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理工作中要引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，放棄鐵飯碗的傳統(tǒng)，積極的運(yùn)用聘用制度，對(duì)單位現(xiàn)有工作人員實(shí)施公平競(jìng)爭(zhēng)，競(jìng)聘上崗的管理原則。要從根本上激發(fā)檔案管理人員的活力和工作欲望，全面促進(jìn)檔案管理人員轉(zhuǎn)變思路，以此來提升檔案管理效率。

（三）從根本上建立健全檔案管理制度

檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新還要從根本上建立健全檔案管理制度。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”。檔案管理制度就是規(guī)矩，沒有規(guī)矩對(duì)檔案管理工作流程、工作程序及處理方法予以具體規(guī)定，就不能突出檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)。這就要求，檔案管理及服務(wù)機(jī)構(gòu)要根據(jù)自身的管理實(shí)際及發(fā)展模式，在適應(yīng)單位需求的前提下，建立統(tǒng)一的檔案管理服務(wù)制度。制度要簡(jiǎn)潔易行，簡(jiǎn)明實(shí)用，可操作性強(qiáng)，要樹立具體的制度目標(biāo)，通過結(jié)合人員的工作情況對(duì)員工的工作予以具體規(guī)定，要著力突出員工的工作表現(xiàn)適當(dāng)引進(jìn)績(jī)效管理制度激發(fā)員工的工作欲望。同時(shí)檔案管理制度的建立要堅(jiān)持制度約束的雙向性，既能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，要能夠有效約束員工，領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象，直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主體，是制度主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。這就要求領(lǐng)導(dǎo)要在制度的約束下努力履行自身的崗位職責(zé)，而檔案管理人員要在制度的約束下樹立創(chuàng)新性思想，能夠?qū)?chuàng)造性的工作方法應(yīng)用到具體的工作過程中，提升檔案服務(wù)效率。

三、結(jié)語

在信息技術(shù)的影響下要想創(chuàng)新檔案管理及服務(wù)機(jī)制就要樹立創(chuàng)新性發(fā)展意識(shí)，要結(jié)合檔案管理工作的具體流程及方法健全管理體系和制度，以制度為檔案管理的根本出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

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