城建檔案與綜合檔案融合管理的實踐模式探討

陳璐瑤

摘要：城市建設的發(fā)展是我國經(jīng)濟發(fā)展的重要指標，在經(jīng)濟發(fā)展的推動之下，我國城市化進程逐步加快。城建檔案在當前我國城市建設大發(fā)展的背景下開始呈現(xiàn)出多、雜的特點。實現(xiàn)城建檔案與綜合檔案的融合管理是檔案信息管理工作發(fā)展的必然趨勢。城建檔案與綜合檔案的融合管理有利于提高檔案管理的效率、實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。本文將針對城建檔案與綜合檔案的融合管理進行探討，探求新的檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：城建檔案 綜合檔案 融合管理 實踐模式探討

檔案是信息的“聚集地”，檔案主要發(fā)揮提供信息、備查參考的作用。隨著信息化時代的到來，信息呈現(xiàn)出多、雜等特點。在進行檔案管理工作時，要注重對信息進行選擇，鑒別，整理，記錄等多方面的工作。本文將從我國城建檔案與綜合檔案的發(fā)展現(xiàn)狀為切入點，進一步探討二者的融合管理發(fā)展。

一、我國城建檔案與綜合檔案的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）城建檔案與綜合檔案發(fā)展不完善，系統(tǒng)化程度低。城市管理如何系統(tǒng)化、高效化是我國城市發(fā)展過程中一直面臨的問題，城建檔案設施的建立就是為這一目的所服務的。當前，我國城市管理問題的系統(tǒng)研究還沒有形成，發(fā)展較為緩慢。城建檔案的建立是城市管理的一項基礎(chǔ)工作，豐富完整的城建檔案材料為城市建設的發(fā)展提供詳實的記錄。綜合檔案通過全方位記錄城市的經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)等多方面的發(fā)展能夠在完善城建檔案的基礎(chǔ)上，推動城市建設的進一步發(fā)展。

（二）城建檔案與綜合檔案融合程度低，兼容性差。城建檔案的建立以當?shù)氐某鞘袑嶋H為對象的，主要包括城市的規(guī)劃、建設、管理等多個方面。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的發(fā)展，我國城市發(fā)展開始注重整體性的發(fā)展模式，綜合檔案開始建立起來。通過整體規(guī)劃實現(xiàn)城市資源的合理配置和高效利用。城建檔案與綜合檔案的融合發(fā)展目前存在的問題主要是檔案劃分不明確，職能規(guī)劃不清晰。這樣就導致綜合檔案和城建檔案在接收、保存檔案的過程中存在內(nèi)容類別不系統(tǒng)、層次不分明的情況，造成二者的融合程度低。

（三）城建檔案與綜合檔案管理效果呈現(xiàn)極端化。改革開放后，我國貧富差距變大，由于地域經(jīng)濟差異，檔案的系統(tǒng)設備配備也都有較大差距。針對我國城市發(fā)展的地域差異，一些發(fā)達地區(qū)的檔案管理機構(gòu)在設備配備、人員素質(zhì)等方面都較為完善。而一些發(fā)展較為落后的地區(qū)在檔案管理工作上還存在著許多問題。這些地區(qū)缺乏專業(yè)人員的管理和運行資金的保障。所以，一部分地區(qū)的城建檔案還沒有開始建立，導致檔案管理呈現(xiàn)極端化。這樣就無法保證城建檔案與綜合檔案的融合管理。

二、綜合檔案和城建檔案融合管理的方式探索

（一）提高檔案系統(tǒng)的現(xiàn)代化程度，充分發(fā)揮現(xiàn)代智能管理的特點。在現(xiàn)代城市發(fā)展中，海量信息產(chǎn)生。而且信息的使用率愈加頻繁。現(xiàn)代社會開始追求快速的發(fā)展狀態(tài)。它體現(xiàn)在檔案管理中就表現(xiàn)為人們要求快速的找到自己所要利用需要的信息?！叭绾慰旖莞咝У恼业阶约盒枰男畔ⅲ俊笔菣n案工作所面臨的現(xiàn)實問題。在解決這一問題時，我們就應借助現(xiàn)代高速發(fā)展的科學信息技術(shù)。檔案管理部門可以建立自己的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，對檔案管理進行電子化的分類和入檔。這樣可以大大減少檔案尋找查閱的時間，提高檔案管理效率。而且電子化的檔案管理避免了紙質(zhì)檔案的許多缺點。如：需要保存空間、易受環(huán)境影響，紙質(zhì)較易破壞、需要人員進行人工分類耗費人力、不易攜帶等。通過智能管理模式實現(xiàn)綜合檔案與城建檔案的融合管理。

（二）建立規(guī)范的管理制度，明確檔案管理職能。前期要做好檔案的分類、信息核對、材料手續(xù)的交接等多項工作。檔案管理可以通過積極設置專門的部門和使用專業(yè)的人員進行規(guī)范化管理。在規(guī)范化方面，可以從設備、制度、人員三個方面進行。在設備方面，要設置專門的檔案工作室，只有專門的工作室才能為檔案工作的進行提供基本的地點保障。在檔案室要配備檔案柜、檔案盒、引入專門的電子檔案管理系統(tǒng)。配備計算機、掃描儀、繪圖儀、打印機等現(xiàn)代化設備。對于這些設備要進行統(tǒng)一的編號排列。在制度方面，要建立嚴格規(guī)范的檔案登記制度，檔案保密制度和查閱制度等。做好人員登記，防止檔案丟失。在人員方面，要培養(yǎng)招聘專門的檔案管理人員，進行專業(yè)化的管理。通過對綜合檔案和城建檔案的規(guī)范化管理提高二者的融合管理效率。

（三）縮小地域檔案管理的條件差異，積極實施互助形式，建立完善城建檔案與綜合檔案的融合管理模式。在一些地域經(jīng)濟較為落后的地域，要實施檔案分級互助、針對性地實行檔案管理支持政策。實現(xiàn)城建檔案與綜合檔案的融合管理就要注意分析二者的同異點，通過對共同點的整合發(fā)展實現(xiàn)更高程度的融合，對于差異點進行創(chuàng)造性的發(fā)展。城建檔案與綜合檔案在管理形式上要系統(tǒng)科學地依據(jù)檔案管理知識進行管理，在理論指導上的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)自身的進一步發(fā)展。同時提高二者的融合管理程度。只有遵循“求同存異”的知道方正才能實現(xiàn)城建檔案與綜合檔案的融合管理。

三、小結(jié)

本文主要探討城建檔案與綜合檔案融合管理的實踐模式。本文首先介紹了城建檔案與綜合檔案在我國的發(fā)展現(xiàn)狀，當前呈現(xiàn)出了系統(tǒng)化程度低、發(fā)展融合度低、管理效果呈現(xiàn)極端化的特點。針對這一現(xiàn)狀，本文提出了三點建議。分別是提高檔案系統(tǒng)的現(xiàn)代化程度，充分發(fā)揮現(xiàn)代智能管理的特點、建立規(guī)范的管理制度，明確檔案管理職能、縮小地域檔案管理的條件差異，積極實施互助形式，建立完善城建檔案與綜合檔案的融合管理模式。這些建議都是根據(jù)本人所觀察分析到的問題所提出的。當然，由于本人實踐經(jīng)驗的不足，本文仍有許多不足之處，望批評指正！