WBS在F公司短平快項目商務(wù)報價管理中的應(yīng)用

武劍華

(上海交通大學機械與動力工程學院，上海 200030)

0 引言

商務(wù)報價，簡單來說就是首先根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部成本架構(gòu)，計算出符合企業(yè)利潤需求的價格體系；其次，根據(jù)客戶提供的項目背景，規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部的投資需求；最后，草擬合同與客戶進行談判，并通過幾輪與競爭對手的激烈競爭之后，獲得客戶最終簽字確認的商務(wù)合同即為成功收尾。

汽車制造企業(yè)的成本價格體系非常復(fù)雜，特別是對于功能性和安全性要求比較高的產(chǎn)品零件，需要根據(jù)客戶的要求做很多的內(nèi)部分析，通過內(nèi)部審核后，再給出報價競價。即使是對此類產(chǎn)品非常熟悉，細節(jié)也可能決定成敗，其中的風險系數(shù)非常高。所以在當前“短平快”的市場環(huán)境下，對于報價的精準性和時間周期的要求就顯得非常嚴格。

F公司是一家外資汽車零部件制造企業(yè)，主要負責爭取我國內(nèi)地的項目業(yè)務(wù)。本文通過對F公司內(nèi)部報價流程體系的簡單介紹，引入工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure，WBS)工作包的管理理念，并針對報價階段的關(guān)鍵工作包進行匯總整合，理出關(guān)鍵點，最終繪制出網(wǎng)絡(luò)圖，給項目的報價時間管理提供明確的方向性指導。

1 短平快市場趨勢及項目

所謂短平快就是：短，即周轉(zhuǎn)周期短，流動性大，也就是在很短的時間內(nèi)要完成較大的工作量；平，即價格相對適中，容易為大眾消費者所接收，只有價格親民，才能獲得市場消費者更多的青睞；快，即服務(wù)速度快，生產(chǎn)速度快及收效快，要求制造商可以靈活應(yīng)對市場需求，提供更高效的服務(wù)，遇到市場變化能夠快速響應(yīng)。

這種市場環(huán)境對于制造商來說其實是比較苛刻的，特別是研發(fā)創(chuàng)新類技術(shù)和產(chǎn)品。短平快的需求是對當前各企業(yè)能力的一大挑戰(zhàn)，是制造業(yè)的新格局，需要各企業(yè)打破現(xiàn)有的舒適圈，進行各個方面的優(yōu)化和創(chuàng)新，緊跟時代前進的步伐。

對于短平快項目，項目開發(fā)經(jīng)理往往需要提前介入，因為在沒有相對適應(yīng)的流程情況下，項目預(yù)算會“失控”，或者樂觀點說“不易于管理”，這勢必需要投入相應(yīng)的人力去加以控制。而且為了能夠有效控制，對團隊成員的要求也會提高，相應(yīng)地還需要制訂多部門的溝通計劃。國內(nèi)的短平快項目是一種特殊的業(yè)務(wù)類型，需要額外的工作，必須建立一套標準的管理體系來提高效率，其中最為關(guān)鍵的就是時間進度管理。

2 F公司項目管理流程概述

在汽車制造企業(yè)中，一個項目的產(chǎn)品從無到有，其發(fā)展過程要經(jīng)歷啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。F公司項目管理流程(Project Management System，PMS)反映了公司的整個項目進展過程，其管理方法遵循上述5個主要過程，見圖1。

圖1 PMS流程簡圖

針對這個過程，PMS將項目管理流程分為5個主要的門(Gate)，分別為Gate 1的項目獲得——第1階段，Gate 2A的產(chǎn)品和過程設(shè)計——第2階段，Gate 2B的設(shè)計方案驗證——第3階段，Gate 3的生產(chǎn)建立及驗證——第4階段，以及最后的投產(chǎn)爬坡——第5階段。本文對第1階段做重點分析。

第1階段的重點流程分為兩大部分，其中一部分與項目管理關(guān)系不密切，本文不做分析。而另一部分為商務(wù)報價，實際是做項目合同，對此本文重點闡述。商務(wù)報價并不是套一個模板直接往上填數(shù)字那么簡單，而是需要遵循公司內(nèi)部制定的標準流程，全面評估公司內(nèi)部的成本影響。本文重點討論的就是針對短平快項目業(yè)務(wù)的整個報價流程的優(yōu)化。目前標準的系統(tǒng)流程太過煩瑣，并且需要的資源也較多，假如完全按照流程去操作的話，客戶已經(jīng)完成項目，商務(wù)報價卻還未必能完成。

商務(wù)報價是基于公司的業(yè)務(wù)計劃計算對象項目所涉及的公司內(nèi)部所有成本，最后加上相應(yīng)的目標利潤值而給出的。商務(wù)報價的基本架構(gòu)涉及多個部門，在整個汽車零部件行業(yè)基本都通用?；诓煌墓炯軜?gòu)，業(yè)務(wù)計劃中的計算方式會有所不同。但主要的時間路徑和通用類的成本分析環(huán)節(jié)是一樣的。不同公司之間的區(qū)別在于負責對應(yīng)成本的相關(guān)部門之間的輸入輸出順序不一致。比如有些公司依賴于強大的成本核算部門快速給出目標價格約束其他部門；有些公司則僅僅是參考，不作為強約束， F公司項目案例中所分析的造成較大進度影響的重要環(huán)節(jié)正是由非強約束結(jié)構(gòu)導致的。

商務(wù)報價結(jié)束后需要在過Gate 1之前定義好項目的復(fù)雜程度以決定審核需要投入的資源和內(nèi)部流程文件的數(shù)量。有時候，即使是進行了很簡單的復(fù)雜程度定義，也會因項目的重要程度特別提高其復(fù)雜程度的定義，從而能獲得更多的可使用資源來把項目管理得更好。

3 短平快項目WBS工作分解應(yīng)用

3.1 工作分解結(jié)構(gòu)

WBS是以項目的可交付結(jié)果為導向，對項目的任務(wù)進行分組，WBS把項目整體任務(wù)分解成比較小的、易于管理和控制的若干子任務(wù)或工作單元，并由此明確工作范圍。工作分解機構(gòu)化繁為簡，逐個擊破，列出條理清楚的工作清單，為日后制訂項目計劃奠定基礎(chǔ)。

上文提到F公司的內(nèi)部流程PMS和有關(guān)短平快項目的背景特點，針對WBS分解有兩點需要關(guān)注的相關(guān)聯(lián)事項：

(1)WBS的分解角度不同可以有不同的結(jié)構(gòu)。比如從各個部門的職能角度，可以直接定義每個部門的關(guān)鍵工作包從第一層開始往下展開；也可以把關(guān)鍵的門審核作為起點，按照PMS流程的定義來展開工作包；亦可以從客戶的里程碑角度，貼合PMS流程的適應(yīng)性做些調(diào)整，從而展開；甚至可以直接以時間節(jié)點作為第一層往下展開必須完成的內(nèi)容項，等等。

(2)針對不同角度的考量，需要從中選出最為合適的方式來構(gòu)建WBS，同時工作分解要結(jié)合團隊資源的分配，確保在優(yōu)化調(diào)整的時候，團隊的資源可以對應(yīng)調(diào)整，而不互相沖突，從而避免造成不得不“推翻重來”的結(jié)果。

3.1.1 WBS分層結(jié)構(gòu)的細化

根據(jù)以上提到的關(guān)聯(lián)事項，F(xiàn)公司最終定義為按照PMS流程的關(guān)鍵門審核作為第一層分解，因為這樣的好處是：首先，資源不會引起沖突；其次，在分解過程之后做的優(yōu)化會直接關(guān)聯(lián)到PMS流程以應(yīng)用于短平快項目的優(yōu)化；最后，PMS對于F公司內(nèi)部的工作具有規(guī)范和引導作用，在特殊情況下可以對資源的分配起到關(guān)鍵作用。

F公司的PMS系統(tǒng)已經(jīng)具備比較完善的工作包定義機制，但是在這種情況下，項目的開展依舊經(jīng)常出現(xiàn)延后的情況，之所以本文以短平快項目為例展開分析，就是因為此類項目已經(jīng)在開展并且在關(guān)鍵的第1階段遇到了很大的挑戰(zhàn)和困難，因此需要具體分析其問題根源，并利用時間管理理論工具對其進行分析優(yōu)化，得出結(jié)論，從而為后續(xù)的開發(fā)提供指導，確保項目在規(guī)定時間內(nèi)可以順利投產(chǎn)。

3.1.2 WBS第一層

既然工作包分解對象已經(jīng)確認，在此就可逐一展開分解：項目報價階段相對比較簡單，但是產(chǎn)生的問題也比較多，從時間管理角度先要將報價階段的每個關(guān)鍵步驟列出，見圖2左側(cè)。

3.1.3 WBS第二層：交付物進度計劃安排

第一層定義基本清楚后，接下來是第二層，這層最為關(guān)鍵，其中各個工作包之間的關(guān)系最為重要：包含了許多內(nèi)容。但本文不做太多展開，只主要針對關(guān)鍵的業(yè)務(wù)計劃環(huán)節(jié)展開，因為業(yè)務(wù)計劃環(huán)節(jié)的時間管理對項目報價階段起到90%的關(guān)鍵性決定作用，其展開后見圖2右側(cè)。

圖2 業(yè)務(wù)計劃更新WBS工作包

3.1.4 活動關(guān)系確認

分層完畢后，需要將各個WBS工作包相互之間的前后置關(guān)系圖定義清楚，即根據(jù)圖3中的工作包，匯總定義出如表1所示的關(guān)系圖。

表1 報價階段活動關(guān)系表

關(guān)系表中包含了預(yù)估的持續(xù)時間，利用了計劃評審技術(shù)(PERT)的方法。

3.2 繪制網(wǎng)絡(luò)圖

進行關(guān)鍵路徑選擇之前必須使用的時間管理工具是網(wǎng)絡(luò)圖。

先要將每個工作包的基本信息進行羅列，然后利用關(guān)鍵路徑法確認流程中的關(guān)鍵路徑。

在網(wǎng)絡(luò)圖中對每個工作包進行具體時間參數(shù)的確認以進一步評估關(guān)鍵路徑。時間參數(shù)分為5種，分別如下：

(1)工作最早開始時間ES。

(2)工作最早結(jié)束時間EF。

(3)工作最遲開始時間LS。

(4)工作最遲結(jié)束時間LF。

(5)工作總時差TF。

門審核階段發(fā)現(xiàn)涉及的工作包和內(nèi)容項非常繁雜，需要進行簡化，因此組織相應(yīng)的專家組對項目涉及的內(nèi)容進行了一輪排減。這樣既可以保證在尋找關(guān)鍵路徑的時候可以更加精確，同時也可以保證非關(guān)鍵項的干擾。

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)圖制定方法，針對報價階段可以得出如圖3所示的結(jié)果。

圖3 報價階段網(wǎng)絡(luò)圖

4 項目結(jié)果匯總

短平快項目原計劃需要2個月的時間完成前期報價及項目門審核交接，實際花費了近4個月的時間，本文通過WBS分解從理論結(jié)合實際的角度提出可以按時完成的方案。通過WBS分解和關(guān)鍵路徑優(yōu)化(A-C-G-E)，最終得出的優(yōu)化結(jié)果可以實現(xiàn)原計劃2個月的目標時間，見表2。

表2 優(yōu)化結(jié)果匯總表

5 結(jié)語

本文將汽車零部件制造市場的現(xiàn)狀和趨勢作

為切入點，結(jié)合F公司短平快項目案例，通過對當前項目業(yè)務(wù)和公司內(nèi)部流程的分析，討論了商務(wù)報價階段公司內(nèi)部所面臨的問題和挑戰(zhàn)，利用項目時間管理的知識和工具探討了可以優(yōu)化的空間，得出具有可操作性的結(jié)論。

從本文所應(yīng)用的方法可以看出，目前行業(yè)雖然普遍對WBS和CPM有所了解，但是對于企業(yè)本身而言，實際上并沒有得到有效應(yīng)用。通過本文，這些成熟的時間管理工具的應(yīng)用得到了較好的展示，并且對于當前以及未來的短平快行業(yè)發(fā)展趨勢有一個引導作用。總體來說，可以根據(jù)項目需求對整個項目的開發(fā)周期進行非常有效的管控，具備一定的可借鑒性和可操作性。