提高公路工程檔案利用率的途徑分析

■黃祝娥/泉州市公路局直屬分局

公路建設(shè)的快速發(fā)展使得各個(gè)地域之間的經(jīng)濟(jì)交流快速發(fā)展，因此加快公路的建設(shè)速度和建設(shè)里程，是未來(lái)公路建設(shè)的發(fā)展方向。公路建設(shè)方案的制定主要依靠的是公路檔案，但是在我國(guó)長(zhǎng)期以來(lái)人們只注重如何提高公路建設(shè)，并沒有看到公路檔案資料的收集管理重要性，沒有強(qiáng)大的公路檔案管理機(jī)制，這樣就容易將檔案的利用價(jià)值變得很低，并沒有起到應(yīng)有的效果，目前提高檔案的利用率仍然是公路檔案管理工作的重中之重。

一、公路檔案的利用價(jià)值

(一)公路檔案建設(shè)是工程竣工的驗(yàn)收依據(jù)

公路工程的竣工驗(yàn)收時(shí)是按照現(xiàn)在已有的檔案資料進(jìn)行歸集，然后對(duì)施工企業(yè)的實(shí)際完成工程情況來(lái)進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收的過(guò)程中，不單單是對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘察和檢測(cè)，更重要的是要通過(guò)各個(gè)單位提交的整個(gè)工程的施工過(guò)程的相關(guān)文件、施工原始記錄、圖片、影像、各個(gè)工序環(huán)節(jié)分部分項(xiàng)的驗(yàn)收等檔案資料再依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定對(duì)整個(gè)公路進(jìn)行質(zhì)量評(píng)價(jià)，最后對(duì)試驗(yàn)檢測(cè)內(nèi)容和施工技術(shù)進(jìn)行驗(yàn)收，這些資料一定要經(jīng)過(guò)業(yè)主還有政府等不同的部門的一致認(rèn)可才行，只有這樣才可以作為驗(yàn)收工程竣工的依據(jù)，最后形成工程內(nèi)業(yè)檔案永久保存。

(二)對(duì)公路工程的利用價(jià)值

公路工程的建設(shè)要經(jīng)歷立項(xiàng)論證、可行性研究、現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)以及實(shí)施方案設(shè)計(jì)等階段，這些重要的階段都需要非常多的檔案和資料作為支撐，要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)和查檔工作搜集，這些檔案和資料既可為該工程立項(xiàng)認(rèn)證和可行性研究提供有力的數(shù)據(jù)支撐，又可為該工程現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)實(shí)施方案設(shè)計(jì)的優(yōu)化提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。

二、關(guān)于公路檔案利用率提升的相關(guān)措施分析

(一)正確認(rèn)識(shí)公路檔案的重要性

公路檔案的管理一般有檔案收集、資料整理、統(tǒng)計(jì)信息、實(shí)施利用等具體環(huán)節(jié)，檔案的收集是最基本的環(huán)節(jié)，檔案的利用是其價(jià)值體現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果檔案沒有得到利用，那么之前的收集、整理、統(tǒng)計(jì)工作就變得沒有意義。在整個(gè)過(guò)程中，每個(gè)人都應(yīng)該真正的了解檔案管理的正確價(jià)值，這樣才能讓每個(gè)人都能夠各司其職，從而使得檔案管理工作更加有序。對(duì)檔案管理工作的利用，能夠及時(shí)的將重要的信息反饋給工程施工部門，從而提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并進(jìn)行完善和整改。

(二)建立科學(xué)的管理機(jī)制

公路檔案具有范圍廣、數(shù)量多、分類復(fù)雜等特點(diǎn)，所以檔案管理工作更應(yīng)該建立符合該特點(diǎn)的完善的公路檔案保護(hù)結(jié)構(gòu)，在公路建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位和施工單位等相關(guān)的工作人員要對(duì)公路的檔案進(jìn)行完善的保管和收集。收集過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行成套的保管，保證各種資料都要以完整的被收錄在內(nèi)，建立起完善、結(jié)構(gòu)合理的收藏體系，各單位應(yīng)嚴(yán)格履行對(duì)公路工程檔案管理的相應(yīng)職責(zé)，保證公路工程檔案能充分反映整個(gè)工程的建設(shè)過(guò)程，為以后工程檔案的利用打下良好的基礎(chǔ)。

(三)改善檔案的利用條件

公路檔案的管理者應(yīng)該明白自己的職責(zé)所在，要清楚自己是公路檔案的開發(fā)者，起到的是公路工程檔案的作用而不是單純的檔案歸集和整理。檔案管理者應(yīng)該主動(dòng)去研究和調(diào)查客戶的各種需求，進(jìn)行分類管理，從而使得檔案查詢和使用更加便捷，找出能夠使工程施工過(guò)程得到改善的關(guān)鍵依據(jù)，從而更好的支撐起公路工程建設(shè)。

(四)創(chuàng)新檔案的使用方式

檔案管理工作是否成功直接決定檔案的利用效率，成功的檔案管理能夠?qū)⒈粍?dòng)式服務(wù)變成主動(dòng)式服務(wù)，積極主動(dòng)的去分析檔案利用者的需要，對(duì)檔案資料的利用可能性進(jìn)行預(yù)測(cè)，主動(dòng)為需要檔案的一方提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案利用除了傳統(tǒng)的咨詢服務(wù)和來(lái)室查閱等方式。隨著目前信息化時(shí)代的來(lái)臨，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、和手工查閱方式已不能滿足現(xiàn)在的檔案借閱要求。數(shù)字化管理是提高利用率的有效途徑，數(shù)字化的管理模式能夠更加準(zhǔn)確的為客戶提供可行的公路建設(shè)方案，大大的節(jié)省了翻閱書籍的時(shí)間，一些電子文件能快捷地為利用者提供數(shù)據(jù)分析，從而提高了檔案的利用效率。國(guó)家重點(diǎn)公路工程檔案軟件開發(fā)運(yùn)用有的單位已在運(yùn)用，這又將大大提高公路工程檔案的利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上的介紹，可以得知公路檔案的使用情況是決定公路建設(shè)是否合理的關(guān)鍵因素，要想使公路建設(shè)得到進(jìn)一步的發(fā)展，就應(yīng)該對(duì)原有的公路進(jìn)行改建的同時(shí)，更加重視公路的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案的管理，對(duì)于工程建設(shè)的發(fā)展有著長(zhǎng)遠(yuǎn)性的意義，不但能夠詳細(xì)地記錄公路的相關(guān)情況，而且為今后的公路建設(shè)提供了詳實(shí)的資料記錄，非常有利于工程建設(shè)的發(fā)展。

［1］張萬(wàn)民.分析提高公路檔案利用率的最佳途徑［J］.黑龍江史志，2015（07）:142.

［2］劉澤珊.數(shù)據(jù)時(shí)代高速公路檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考［J］.黑龍江史志，2015（09）:183.