檔案信息化建設(shè)與檔案管理探討

孫雪芳

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

(一)信息來源分散復(fù)雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

(二)檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。近年來，國家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

(三)人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動檔案信息化建設(shè)的新形勢下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務(wù)意識差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。

二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

(一)提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

(二)簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

三、檔案信息化管理方法

(一)健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，積極應(yīng)對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。

(二)提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。

(三)加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案，同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)對相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級優(yōu)化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)的積極推進(jìn)，有助于幫助檔案管理工作更好的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。隨著我國在政治制度和建設(shè)方向的不斷深化改革，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)發(fā)展形式，積極響應(yīng)政策發(fā)展檔案信息化建設(shè)，保障檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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[3]孫立夫.檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].江西農(nóng)業(yè),2017(15).