淺談新時期學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新

摘 要：隨著社會不斷發(fā)展，檔案管理工作也在新的時代背景下面臨著新的挑戰(zhàn)。一些學(xué)校仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理工作，使檔案的管理不能很好地適應(yīng)于學(xué)校發(fā)展?；谶@些問題的存在，本文給出了一些解決問題的措施。學(xué)校應(yīng)該不斷加強(qiáng)建設(shè)有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定；檔案材料的組織管理也需要進(jìn)一步的加強(qiáng)；完善檔案管理工作對學(xué)校的服務(wù)；對學(xué)校內(nèi)部的檔案材料需要開發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；管理；問題；發(fā)展

一、 當(dāng)前我國學(xué)校在檔案管理方面顯現(xiàn)出的一些問題

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作迎來了重大挑戰(zhàn)，學(xué)校內(nèi)部的管理人員，需要不斷提高自己的工作能力。學(xué)校的一些重大事項活動，都要將之記錄下來，對其進(jìn)行歸納整理，這些材料的儲存，以備以后有什么需要可以查看。對一個學(xué)校來說，檔案的存在是為了幫助用戶能夠最大限度地獲取相關(guān)的信息。在新的社會背景下，一些學(xué)校仍然延續(xù)著傳統(tǒng)管理檔案的措施，這種傳統(tǒng)的方式早已無法滿足用戶的需要。總的看來，傳統(tǒng)的檔案管理方式，存在以下幾點缺陷。

（一） 檔案沒有較好的保密性

檔案的保密性是檔案管理好壞的直接評判標(biāo)準(zhǔn)，而傳統(tǒng)的管理方式，使檔案的保密方式極差。一些與檔案無關(guān)的人員也可以隨意翻看檔案，這樣使檔案的一些重要信息容易泄露。傳統(tǒng)的管理方式還是人工管理檔案，有很多人經(jīng)常會不經(jīng)過檔案管理人員的同意，就私自調(diào)取檔案。這樣的操作方式，沒有明確的檔案記錄，有時候查看檔案的人歸還檔案不及時，會導(dǎo)致檔案的丟失。

（二） 檔案管理準(zhǔn)確性不高

鑒于傳統(tǒng)檔案管理是通過人工來管理的，所以檔案管理的準(zhǔn)確性很低。檢索檔案的效率十分低下，檔案的檢索，如果是按照標(biāo)題來檢索，龐大的檔案基數(shù)，使檔案查找起來十分繁瑣。一個學(xué)校的檔案多如牛毛，整理起來相當(dāng)?shù)穆闊┖拖M時間，人工整理更是相當(dāng)?shù)馁M時間和精力。人的記憶力畢竟有限，檔案管理的準(zhǔn)確度和效率大大降低。

（三） 檔案在進(jìn)行實際維護(hù)方面是一個難題

使用傳統(tǒng)的方式管理檔案，勢必在實際的維護(hù)方面面臨很多的難題。檔案的數(shù)量多，內(nèi)容雜，人工一件件分類整理檔案是一件非常繁瑣的事情。如果檔案由于人工的疏忽，而放在那里，長時間沒有整理，那么這種長時間堆積的檔案，想要將其準(zhǔn)確分門別類是一件十分復(fù)雜的事情。

二、 當(dāng)下我國學(xué)校在新時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新方案

基于上述所述的用傳統(tǒng)方式管理檔案的種種缺點，學(xué)校管理人員應(yīng)該不斷加強(qiáng)檔案的管理工作，使檔案管理跟上時代不斷變化發(fā)展的需要，不斷滿足人們的需要。學(xué)校必須充分重視相關(guān)檔案的管理工作，確保檔案的安全性，不斷加強(qiáng)學(xué)校的建設(shè)和教學(xué)管理工作。

（一） 學(xué)校應(yīng)該大力加強(qiáng)建設(shè)有關(guān)檔案管理的相關(guān)規(guī)定

檔案管理工作要進(jìn)行的好，首先必須需要相關(guān)規(guī)定政策的支撐。我們知道檔案的管理，需要專門的檔案管理人員，學(xué)校檔案的形成有賴于檔案管理人員的努力。這兩者的關(guān)系務(wù)必處理妥當(dāng)，只有這樣，學(xué)校檔案才能真正管理到位。學(xué)校應(yīng)該大力加強(qiáng)相關(guān)管理規(guī)定的制定，只有制定相關(guān)的政策規(guī)定，才能保證檔案整理工作有序地進(jìn)行。學(xué)校的相關(guān)管理人員，一定要加強(qiáng)對相關(guān)政策的熟知，另外對相關(guān)檔案要有一定的熟識度。

（二） 學(xué)校內(nèi)部檔案材料的組織管理需要進(jìn)一步加強(qiáng)

學(xué)校內(nèi)部需要建立相關(guān)的檔案管理小組，檔案管理小組的成立，有利于對檔案整理工作起到積極的作用。有專門的人員對檔案進(jìn)行管理，這是至關(guān)重要的。而檔案整理小組內(nèi)部，也要制定相應(yīng)的工作制度，要做到分工明確，只有這樣，管理工作才能有序的進(jìn)行。學(xué)校選擇檔案管理人員時，也要有一定的考核制度，對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，要進(jìn)行一定的考核。只有優(yōu)質(zhì)的檔案管理人才管理檔案，才能保證檔案保密性、檔案的安全性、檔案的缺失才會減少。

（三） 要進(jìn)一步完善檔案管理工作對學(xué)校的服務(wù)

我們知道，一個學(xué)校的檔案記錄了一個學(xué)校的發(fā)展歷史，對一個學(xué)校的發(fā)展至關(guān)重要，學(xué)校檔案首先要服務(wù)于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層。學(xué)校檔案在一定程度上可以為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展提供相應(yīng)的理論支撐，領(lǐng)導(dǎo)層通過查閱相關(guān)檔案，對學(xué)校過去的發(fā)展有熟知，才能更加明確接下來，學(xué)校應(yīng)該怎么發(fā)展。學(xué)校的檔案還要進(jìn)一步服務(wù)于學(xué)校相關(guān)的教學(xué)科研工作，新時期下，電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理可以利用相應(yīng)的電子技術(shù)平臺，使檔案的管理與利用更加便捷化。學(xué)校的教學(xué)科研工作對一個學(xué)校的發(fā)展至關(guān)重要，使得檔案更好地為教育科研工作服務(wù)的理念也至關(guān)重要。

（四） 進(jìn)一步開發(fā)學(xué)校內(nèi)部檔案資料的利用方式

學(xué)校內(nèi)部檔案資料對于學(xué)校的發(fā)展至關(guān)重要，學(xué)校內(nèi)部檔案真實反映學(xué)校內(nèi)部的各項工作，在某種程度上，可以幫助學(xué)校開展各種工作。學(xué)校內(nèi)部的館藏檔案對于學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展至關(guān)重要，學(xué)校應(yīng)該加大對內(nèi)部檔案的調(diào)度與運用。新的時代背景下，學(xué)?？梢赃\用相關(guān)的電子信息技術(shù)，對內(nèi)部檔案進(jìn)行整合與管理。另外，對于檔案的編研工作也要進(jìn)一步挖掘，只有挖掘的深，檔案才能起到他真正的作用，真正地對學(xué)校管理以及相關(guān)的教學(xué)科研工作起到一定的作用。

三、 結(jié)語

綜上所述，隨著社會時代的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)被日益廣泛地運用到學(xué)校管理中。檔案的重要價值，也在這種發(fā)展中不斷被凸顯出來，為了更好地實現(xiàn)學(xué)校檔案的相關(guān)價值，學(xué)校管理人員，應(yīng)該不斷加強(qiáng)對學(xué)校檔案的管理工作。檔案管理人員要不斷提高自身的管理素質(zhì)，不斷調(diào)整自身的管理方式，使得檔案管理能力與學(xué)校發(fā)展相匹配。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬艷慧.淺談新時期高職院校檔案信息工作的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].中國管理信息化，2017，20（12）：163-164.

[2]袁艷.淺析新形勢下高職院校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)建議[J].黑龍江史志，2015（7）.

[3]劉碩.高職院?；贗SO9001建立與運行內(nèi)部質(zhì)量保證體系研究與實踐——以湖南鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].中外交流，2017（32）.

作者簡介：盧彩云，甘肅省臨夏回族自治州，臨夏中學(xué)。