試論會計檔案管理中存在的問題及對策

李希茜

摘 要：隨著信息化時代經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，會計檔案管理工作成為保證經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的時代賦予的要求。會計檔案工作作為相關(guān)單位財務(wù)工作的重要組成部分，常常因為是財務(wù)工作的收尾而被忽視，結(jié)果造成整個會計檔案的發(fā)展質(zhì)量都存在一定的問題。又因為相關(guān)的配套措施不完善，整個會計檔案管理的工作質(zhì)量仍有很大的發(fā)展空間。文章就當(dāng)下會計檔案的管理工作現(xiàn)狀及問題等，，提出一定的建議。

關(guān)鍵詞：會計檔案；問題對策；管理措施

會計檔案是會計流程的一個十分重要的組成部分，能有效的記錄和反映相關(guān)單位財務(wù)方面的歷史材料等信息。完善檔案管理的相關(guān)制度是保障安全利用檔案的前提，還可以進(jìn)一步提高財務(wù)管理水平和管理效率。但是，因為會計檔案管理處于整個財務(wù)管理流程的末端，沒有得到應(yīng)有的重視，從而容易成為財務(wù)管理的薄弱環(huán)節(jié)，嚴(yán)重影響了財務(wù)管理水平。特別是進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化信息化社會，各種先進(jìn)的技術(shù)都為收集、儲存、利用檔案信息提供了更便捷的方式， 但是隨之而來的檔案信息安全、商務(wù)秘密等也受到了比以往更嚴(yán)重的威脅，稍有不慎，如有丟失、損壞，將給單位帶來不可彌補的損失。檔案管理是一門學(xué)問，需要會計人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索，促進(jìn)會計檔案管理工作，使之更好地為單位的財務(wù)工作服務(wù)。

1 目前會計檔案管理工作中存在的問題

1）缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性?，F(xiàn)在很多單位會計檔案管理意識淡薄落后，還停留在舊觀念中對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息不重視。會計職位的員工培訓(xùn)很少有涉及到檔案基本知識和技能操作，只注重會計業(yè)務(wù)，這就導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相嚴(yán)重脫節(jié)。會計員缺乏會計檔案管理的專業(yè)知識，導(dǎo)致檔案的整理、保管等環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，特別是檔案材料歸檔不規(guī)范、檔案交接不及時、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密等問題。

2）沒有專門的行政建制，會計檔案工作缺乏必要的組織保障。在實際單位中會計檔案工作沒有落到實處，許多單位沒有設(shè)置專門的行政建制，檔案工作也是由會計人員兼職。這些兼職的會計人員原本對檔案管理不熟悉，單位又沒有專門的職業(yè)技能培訓(xùn)，很容易出現(xiàn)會計檔案收集不及時、歸檔混亂等問題，檔案資源也沒有做到有效利用。這些問題嚴(yán)重阻礙了財務(wù)管理系統(tǒng)的完善。

3）會計檔案資料收集不全，管理不善。很多單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視會計文件材料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整性和齊全性，讓會計檔案的作用沒有得到起到應(yīng)有的作用。另一方面，會計檔案管理除了收集歸檔，還需要對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。很多單位對這些流程都不重視，會計憑證、會計賬簿等一直實行的是只歸檔，不鑒定，更不銷毀，長此以往檔案質(zhì)料質(zhì)量良莠不齊，儲存、查找統(tǒng)計相關(guān)資料很是冗長繁瑣，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

4）紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。隨著時代進(jìn)步，檔案儲存方式多種多樣，為適應(yīng)不同需求往往紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案都需要。然而兩者信息不同步，很容易造成信息紊亂，還有一些單位對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，更新不及時、光盤毀壞等造成很多信息丟失。另外現(xiàn)在會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒能把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，出現(xiàn)一些會計電算化檔案無法調(diào)閱問題。

5）會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。管理人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德等個人綜合素質(zhì)對檔案管理制度的完善有著重要作用。檔案材料歸檔是否規(guī)范、檔案交接是否及時、收集是否齊全，都直接影響到檔案的科學(xué)化規(guī)范化管理，也會影響單位的正常工作，

2 完善會計檔案管理工作的對策

1）加強會計檔案工作宣傳。加強宣傳完善會計檔案管理在實際工作中發(fā)揮的作用，完善會計檔案管理工作可以將各種信息材料分類、儲存，是單位全面掌握信息的重要組成部分。各單位領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該引起重視，積極建設(shè)完善會計檔案管理體系，加大資金的投入。

2）提高基層會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)。開辦相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)課程，提高基層人員的業(yè)務(wù)水平，加強基層人員的思想教育，個人素質(zhì)教育，提法律意識。各單位應(yīng)該為基層管理人員提高良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。應(yīng)該依法把技能培訓(xùn)作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容。

3）建立健全會計檔案管理的規(guī)章制度。健全的制度才是保障會計檔案管理工作的核心，為檔案管理工作的順利實行提供根本保障。要嚴(yán)格按照會計檔案管理有關(guān)條例辦法，開展本單位會計檔案的管理工作，要定期進(jìn)行會計檔案資料鑒定、維護(hù)、銷毀等。

4）同步計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在實際工作中，由于不重視同步計算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件，嚴(yán)重影響工作效率質(zhì)量，妨礙了檔案工作正常進(jìn)行。因此，定期同步資料等信息，特別是系統(tǒng)管理升級的時候。對于不同形式的資料載體進(jìn)行妥善保管，比如磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。

5）加強檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。會計檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括庫房、檔案柜、檔案盒、等硬件基礎(chǔ)設(shè)計，根據(jù)需要完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，比如購買分批對檔案原件進(jìn)行封存的多節(jié)柜，在紙質(zhì)檔案館安裝自動滅火系統(tǒng)等；做好庫房溫適度檢測、登記和調(diào)控。保濕庫內(nèi)干凈，防止灰塵侵入。投放防蟲防鼠藥物，并定期檢查，使檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境

3 結(jié)語

總之，隨著新時期經(jīng)濟(jì)社會不斷的發(fā)展進(jìn)步，會計檔案工作必須與時俱進(jìn)，更新觀念，不斷完善相關(guān)制度，培養(yǎng)高素質(zhì)人才，采用有效的措施。只有如此多管齊下，才能形成會計檔案的現(xiàn)代管理模式，使會計檔案管理工作更好地為促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)服務(wù)。

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