淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

巴哈爾古麗·亥依提

摘 要：在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展背景下，對(duì)檔案工作也提出了新的更高的要求。面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，怎樣將檔案管理工作的作用及其優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮的出來(lái)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，改革當(dāng)前檔案管理工作，更好的滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出的新要求，有效的推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，是擺在檔案管理工作者面前的一個(gè)必須要面對(duì)和認(rèn)真思考的重要課題。為此，文中筆者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)檔案管理工作的作用，及推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性進(jìn)行闡述的基礎(chǔ)上，逐一分析了當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中面臨的各種問(wèn)題，探討了推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的有效的措施，旨在快速提升檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)檔案管理工作與時(shí)代接軌。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；作用；必要性；措施

伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案工作也有了很好的提升，近年來(lái)，我國(guó)的檔案管理工作也取得了較好的發(fā)展，檔案管理的現(xiàn)代化水平也在不斷提升，然而相較于世界上一些發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)的檔案管理工作還有很大的提升空間，管理方法和手段與先進(jìn)的國(guó)家相比還存在很多很多不足，尚有很大差距，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。在新的時(shí)代背景下，檔案管理工作也必須要與時(shí)俱進(jìn)，加快現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，才能更好地與時(shí)代接軌，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的健康持續(xù)發(fā)展。

1 對(duì)于檔案管理工作的具體作用分析

1.1 是真實(shí)的、客觀的參考依據(jù)

文獻(xiàn)資料與檔案資料雖然都是歷史的回顧，但是任何文獻(xiàn)資料都不具備檔案資料自身所具有的真實(shí)性與客觀性，檔案資料提供的信息是最真實(shí)、最客觀的有力證據(jù)，其功能和特點(diǎn)，具有法律一樣的效力和作用，因此其參考價(jià)值更具說(shuō)服力。

1.2 發(fā)揮著重要參考資料的作用

檔案是歷史的真實(shí)反應(yīng)，真實(shí)客觀的記錄著當(dāng)時(shí)所發(fā)生的事件詳情，最具科學(xué)性與安全性。這些檔案資料的真實(shí)性母庸質(zhì)疑，沒(méi)有經(jīng)過(guò)篡改，能夠更好地反應(yīng)事實(shí)真相。其中不乏一些內(nèi)部的照片或者手稿，是非常可靠而又寶貴的參考資料，經(jīng)過(guò)簽字的手稿，倘若在工作實(shí)際中遇到某些問(wèn)題，則可利用這些檔案資料來(lái)有效的對(duì)所遇到的問(wèn)題進(jìn)行解決，發(fā)揮檔案室查詢后盾的作用。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要性

1）在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的背景下，信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)以及移動(dòng)終端設(shè)備的深入發(fā)展，極大的改變了人們的生活與工作方式。辦公自動(dòng)化以及無(wú)紙辦公形式也逐漸的變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，使得檔案管理必須要與時(shí)俱進(jìn)，保持與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相同步，積極推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化成為時(shí)代背景下的必然趨勢(shì)，否則就很難適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展要求。

2）隨著辦公自動(dòng)化的快速推進(jìn)，也給檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理工作必須要快速的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，提升工作效率，加快現(xiàn)代化的發(fā)展步伐，才能滿足辦公自動(dòng)化的發(fā)展要求。過(guò)去檔案管理的方式，不僅工作效率低下，而且還有投入大量的勞動(dòng)力，給其利用造成很大影響。隨著辦公自動(dòng)化的不斷推進(jìn)，造成非常多的電子檔案，因此，這就要求檔案管理人員，必須要更好的把握電子檔案的特性，通曉其運(yùn)動(dòng)規(guī)律，并對(duì)其進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)，提升工作效率。

3）隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理的重要性更加凸顯，為了更好的保護(hù)和利用檔案資源，必須要加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。由于過(guò)去檔案管理手段落后，加上其載體材質(zhì)不佳和長(zhǎng)時(shí)間保存，很多檔案正在慢慢褪色，有的已盡 “無(wú)字”。而且過(guò)去的檔案管理比較局限，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)同一時(shí)間內(nèi)某一檔案的信息共享，只有借閱人歸還后才可被利用人進(jìn)行查閱。因此，迫切需要檔案管理工作的現(xiàn)代化。

3 推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的有效的措施

3.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須要加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。依托現(xiàn)代科技技術(shù)，科學(xué)分工、廣泛協(xié)作推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，加強(qiáng)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為關(guān)鍵。只有建立完善的檔案數(shù)據(jù)交換、傳遞、共享標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)全面進(jìn)行推進(jìn)，才能為檔案管理的現(xiàn)代化提供重要的基礎(chǔ)，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

3.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

在新的發(fā)展時(shí)期，必須要打破過(guò)去陳舊的、封閉保守的檔案管理觀念，將科學(xué)實(shí)踐觀充分的給樹(shù)立起來(lái)，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的科學(xué)利用，采用符合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)的管理辦法，實(shí)現(xiàn)被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，提升檔案的服務(wù)能力，確保檔案管理工作向現(xiàn)代化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

3.3 加快復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實(shí)踐知識(shí)，還必須具有一定的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)和寫(xiě)作等綜合方面的知識(shí)。更要加強(qiáng)繼續(xù)教育培訓(xùn)，采用多種形式、實(shí)施全方位的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培育現(xiàn)代化管理急需的技術(shù)操作、維修及科學(xué)管理人才。

3.4 強(qiáng)化管理意識(shí)，加大投入力度

1）關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計(jì)劃，作為單位工作中要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行考核。

2）領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理工作的交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異從而提高檔案的現(xiàn)代化管理工作。

3）檔案工作經(jīng)費(fèi)做到年初有預(yù)算安排，特別是對(duì)檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障要有專項(xiàng)預(yù)算。

4）各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購(gòu)置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案部門應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、簡(jiǎn)潔的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，便于操作和檢索，從而一步步取代手工檢索，實(shí)現(xiàn)資源的共享。同時(shí)，要學(xué)會(huì)資源配置，提前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)。有方向、有目的地進(jìn)行選擇，從而突出重點(diǎn)，使開(kāi)發(fā)信息具有特色性，積極處理問(wèn)題。利用現(xiàn)代化科技進(jìn)行編改修訂，縮短開(kāi)發(fā)時(shí)間，通過(guò)開(kāi)發(fā)新程序、新途徑把最有價(jià)值的檔案信息整理好，傳遞給需要的人，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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