PMP項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐研究

陳祥 趙清 成純松 陳歡

[摘 要]通信行業(yè)項(xiàng)目管理經(jīng)營范疇寬廣，集成服務(wù)項(xiàng)目具有種類繁多、流程節(jié)點(diǎn)復(fù)雜等鮮明特點(diǎn)。作為通信企業(yè)要提高企業(yè)經(jīng)營效率，保證項(xiàng)目良性發(fā)展，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目利潤最大化，推行項(xiàng)目信息化管理極為重要?；赑MP系統(tǒng)的項(xiàng)目信息化管理平臺，以多項(xiàng)目管理為對象，以項(xiàng)目過程管理為主線，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理流程系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化，提升經(jīng)營管理者的綜合項(xiàng)目管理能力和水平，指導(dǎo)企業(yè)內(nèi)部高效運(yùn)營，為項(xiàng)目經(jīng)理人實(shí)行項(xiàng)目組織成員的績效考核和企業(yè)經(jīng)營者謀劃公司的發(fā)展提供決策依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]PMP；信息化；系統(tǒng)化；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.034

[中圖分類號]F270.7；TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-00-03

1 研究背景

通信服務(wù)無區(qū)域界限，通信服務(wù)行業(yè)從地域分布看，其覆蓋范圍寬廣，存在點(diǎn)多、面廣的特點(diǎn)。從管理層級看，項(xiàng)目管理貫穿整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層及基層員工，自上而下涵括項(xiàng)目部總經(jīng)理、項(xiàng)目部部門經(jīng)理、代表處客服經(jīng)理、代表處項(xiàng)目經(jīng)理和基層工程人員等5級，管理層級多，管理鏈條長，結(jié)構(gòu)不順暢。由于缺乏統(tǒng)一有效的管理系統(tǒng)，往往出現(xiàn)項(xiàng)目管理過程出現(xiàn)脫節(jié)，管理長期處于失控狀態(tài)，更不用說在項(xiàng)目進(jìn)度管理、過程管理、文檔管理等方面的信息化管理。

為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程、精細(xì)化管理，使各層級管理人員都能方便、快捷地進(jìn)行相應(yīng)層次項(xiàng)目管理的操作、查詢和分析，提高項(xiàng)目信息的集成度、及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。本文探討的項(xiàng)目信息化管理平臺，對項(xiàng)目管理的各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行可視化監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)企業(yè)級項(xiàng)目管理的宏觀掌控、智能分析，指導(dǎo)公司內(nèi)部KPI考核，為項(xiàng)目管理層提供決策依據(jù)，全面提升項(xiàng)目運(yùn)營質(zhì)量及企業(yè)經(jīng)營效益。

2 PMP項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)技術(shù)方案

2.1 總體方案

以項(xiàng)目進(jìn)度引擎、工作流引擎、文檔引擎來驅(qū)動整個(gè)項(xiàng)目信息化管理的功能需求，結(jié)合行業(yè)自身特點(diǎn)及企業(yè)信息化管理需求，構(gòu)建一體化的管理工作平臺，如圖1所示。以多項(xiàng)目管理為對象，以項(xiàng)目過程管理為主線，實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)目、多層級、多角色、全領(lǐng)域及多業(yè)務(wù)集成的項(xiàng)目信息化管理。圍繞項(xiàng)目管理人、機(jī)、料等基本要素，實(shí)現(xiàn)可視化的過程監(jiān)管，以提升項(xiàng)目運(yùn)營效益。

2.2 功能架構(gòu)體系

以流程驅(qū)控業(yè)務(wù)落地，各任務(wù)節(jié)點(diǎn)之間環(huán)環(huán)相扣，設(shè)立“流程+表單”的任務(wù)節(jié)點(diǎn)管控機(jī)制。采取分層級的管理模式，將項(xiàng)目過程分解至流程管理、進(jìn)度管理、資源管理、物料管理、收入成本管理、預(yù)算核算管理、溝通管理以及知識文檔管理等各業(yè)務(wù)單元，各業(yè)務(wù)子單元按照計(jì)劃工期、計(jì)算工期以及實(shí)際工期，自動監(jiān)控預(yù)警項(xiàng)目進(jìn)度，全流程、全節(jié)點(diǎn)可視化監(jiān)管，進(jìn)行實(shí)時(shí)風(fēng)險(xiǎn)評估分析并預(yù)警，確保項(xiàng)目有條不紊落地執(zhí)行，質(zhì)量可觀可控，如圖2所示。

2.2.1 項(xiàng)目工作流程管理

PMP信息化管理系統(tǒng)，按照項(xiàng)目全生命周期管理特點(diǎn)分為三階段十節(jié)點(diǎn)。以工作流來驅(qū)動項(xiàng)目執(zhí)行，每上層節(jié)點(diǎn)下設(shè)有若干個(gè)下層節(jié)點(diǎn)，各個(gè)節(jié)點(diǎn)以任務(wù)發(fā)起、分配、接收、完成、審核和提交為工作流進(jìn)行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，如圖3所示。不同階段、不同節(jié)點(diǎn)，參與人員的角色不同，執(zhí)行的工作內(nèi)容不同。通過工作流的全程可視化監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)在項(xiàng)目各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的過程、進(jìn)度、成本費(fèi)用、資源及質(zhì)量方面進(jìn)行環(huán)環(huán)相扣、精細(xì)管理。

2.2.2 項(xiàng)目工程報(bào)表管理

針對項(xiàng)目組不同角色對項(xiàng)目過程管控的需求不同，設(shè)置不同報(bào)表的管理權(quán)限，并結(jié)合項(xiàng)目過程管控節(jié)點(diǎn)，包括工程月報(bào)、工單報(bào)表，以及新增的資源報(bào)表、項(xiàng)目（組）核算報(bào)表和其他輔助性報(bào)表（已辦/待辦流程統(tǒng)計(jì)表）等各類功能報(bào)表27張，如圖4所示。通過報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析，對項(xiàng)目進(jìn)度、過程、資源、項(xiàng)目費(fèi)用以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)分析，完美呈現(xiàn)項(xiàng)目過程管理。以報(bào)表信息反饋行業(yè)發(fā)展趨勢、利潤空間、潛在風(fēng)險(xiǎn)等，指導(dǎo)企業(yè)管理者及時(shí)做出市場趨勢預(yù)判，優(yōu)化項(xiàng)目資源，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.3 項(xiàng)目物料盈虧管理

通信集成服務(wù)項(xiàng)目資源、項(xiàng)目成本的管控重心在物料。信息化的項(xiàng)目管理系統(tǒng)對物料資源從采購環(huán)節(jié)到物料投放至具體項(xiàng)目使用的末端，從物料采購、出入庫、領(lǐng)退料等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)全流程可視化管控，如圖5所示。通過建設(shè)工程設(shè)計(jì)（變更）數(shù)量、實(shí)際項(xiàng)目庫存與審計(jì)數(shù)量的核查比對，系統(tǒng)自動檢測應(yīng)退與實(shí)退數(shù)量一致性，對超額未退物料資源進(jìn)行主動提醒，通知項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人退料，逾期應(yīng)退未退者實(shí)行通報(bào)考核。以項(xiàng)目組、分公司、物料庫存點(diǎn)等為統(tǒng)計(jì)維度，定期清查物料資源庫存、盈虧以及流向，形成報(bào)表下發(fā)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵人，做到全域范圍內(nèi)物料資源的一本明目帳，詳細(xì)記錄物料資源何時(shí)、何地、何人領(lǐng)取，做到隨時(shí)隨地可溯源、可追蹤。

2.2.4 項(xiàng)目資產(chǎn)流動管理

項(xiàng)目資源管理的主旨在于讓人、機(jī)、料在項(xiàng)目建設(shè)過程中得到合理、高效的利用，利用最少的資源實(shí)現(xiàn)最大化的效益。

（1）人員報(bào)工管理。人員報(bào)工管理以公司層、分公司層和項(xiàng)目組層3個(gè)層次為統(tǒng)計(jì)維度，及時(shí)反饋項(xiàng)目資源的消耗情況，為項(xiàng)目管理者和個(gè)人進(jìn)行資源負(fù)載、項(xiàng)目成本的控制分析提供支撐（圖6）。協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對底層項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及員工的工作負(fù)荷及人均產(chǎn)出效益進(jìn)行評估優(yōu)化，提升項(xiàng)目整體效益。

（2）車輛、儀表管理。車輛、儀表管理通過領(lǐng)用登記和使用報(bào)工工時(shí)相結(jié)合，系統(tǒng)基于項(xiàng)目成本測算模型，直接折算出儀表、車輛的使用費(fèi)，該費(fèi)用和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)工工時(shí)折算的費(fèi)用相加形成該項(xiàng)目的期間費(fèi)，如圖7所示。在單項(xiàng)目核算表中，可以實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目資源的投入情況，與預(yù)期偏差較大時(shí)，及時(shí)進(jìn)行資源調(diào)整優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)資源最大化利用。

2.2.5 項(xiàng)目文檔資料管理

PMP系統(tǒng)基于3張表，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組織過程中無形資產(chǎn)的高效管理。其中，公共文檔側(cè)重項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、知識分享；常規(guī)與非常規(guī)項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目執(zhí)行各節(jié)點(diǎn)的交付物，用于項(xiàng)目過程資料記錄、真實(shí)性驗(yàn)證、付費(fèi)憑證及后期審計(jì)等，做到隨時(shí)隨地可以復(fù)原項(xiàng)目組織過程節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目全過程進(jìn)行留痕追蹤，如圖8所示。在資產(chǎn)梳理留檔、人才能力培養(yǎng)優(yōu)化方面，起到極為重要的作用，為企業(yè)長久健康發(fā)展提供了原動力。

3 結(jié) 語

PMP信息化管理系統(tǒng)，從項(xiàng)目管理的經(jīng)濟(jì)效益到項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)積累分享，在管理者對企業(yè)長久健康發(fā)展的決策方面提供科學(xué)指導(dǎo)；在公司人才培養(yǎng)、企業(yè)管理能力提升等方面，具有不可預(yù)估的價(jià)值。通過研究推行PMP信息化管理系統(tǒng)以來，公司經(jīng)營效益年年創(chuàng)新高，在承接的百億級項(xiàng)目中，人均效益逐年翻番。在行業(yè)市場中，客戶服務(wù)口碑連年創(chuàng)優(yōu)，連續(xù)多年在各大中型項(xiàng)目、行內(nèi)知名服務(wù)商的評選中脫穎而出，連獲嘉獎。

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