《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》解讀與思考

王英瑋

為了指導(dǎo)信息化環(huán)境下數(shù)碼照片檔案的管理，明確數(shù)碼照片的歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷毀的管理要求，國家檔案局在2014年12月31日發(fā)布了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）。該標(biāo)準(zhǔn)于2015年8月1日起開始實(shí)施（為敘述方便，以下將該標(biāo)準(zhǔn)簡稱為“T50”）。T50是由北京市檔案局（館）結(jié)合國內(nèi)外數(shù)碼照片的管理理論和實(shí)踐，在大量實(shí)踐調(diào)查和研究的基礎(chǔ)上提出的。T50的發(fā)布和實(shí)施，對(duì)有效指導(dǎo)和規(guī)范我國數(shù)碼照片的歸檔工作和數(shù)碼照片檔案的管理工作，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史意義。本文主要針對(duì)T50的內(nèi)容、特點(diǎn)及相關(guān)問題進(jìn)行一些解讀。

一、T50的主要特點(diǎn)

就T50的內(nèi)容而言，它主要呈現(xiàn)出以下幾個(gè)主要特點(diǎn)：

第一，鮮明的時(shí)代性。T50是為了適應(yīng)后保管時(shí)代照片文件和照片檔案管理的客觀需要，尤其是數(shù)碼照片文件和檔案不斷涌現(xiàn)，管理缺乏必要標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)的需要，在調(diào)查研究和吸納國內(nèi)外先進(jìn)理論和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上編制完成的。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，傳統(tǒng)意義上的照片數(shù)量越來越少，而采用數(shù)字?jǐn)z影設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)碼照片的數(shù)量卻越來越多。為此，依據(jù)傳統(tǒng)的照片檔案管理理論和辦法管理數(shù)碼照片，組織數(shù)碼照片的歸檔，不僅困難重重，也很難維護(hù)數(shù)碼照片檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局2002年12月4日發(fā)布，2003年5月1日實(shí)施的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）主要規(guī)定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。因此，在T50發(fā)布實(shí)施前，我國只有一些地方檔案行政管理部門制定的數(shù)碼照片檔案的管理規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求，缺乏統(tǒng)一的國家層面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范指導(dǎo)。T50的發(fā)布和實(shí)施，填補(bǔ)了這一空白點(diǎn)。

第二，示例具體明確。同某些標(biāo)準(zhǔn)文件的內(nèi)容相比，T50為了方便使用者有效地理解相應(yīng)條款的內(nèi)容，避免因理解的不同而產(chǎn)生歧義，采用了較多的示例注釋的方式。例如，“5.2.2數(shù)碼照片文件采用‘保管期限代碼-年度-照片組號(hào)-張?zhí)?擴(kuò)展名格式命名?！钡氖纠秊椤笆纠?：2009年某單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為‘永久，存儲(chǔ)格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg”。

第三，可操作性較強(qiáng)?？紤]到標(biāo)準(zhǔn)的工具意義，T50對(duì)數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷毀等各項(xiàng)工作的要求，均提出了具體的、可操作性的要求。這為該標(biāo)準(zhǔn)的有效實(shí)施，奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、T50的主要結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

T50的主要結(jié)構(gòu)包括七章和兩個(gè)附錄（一個(gè)規(guī)范性附錄和一個(gè)資料性附錄），其中正文包括：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、歸檔、整理和著錄、存儲(chǔ)和保管、利用和鑒定銷毀。兩個(gè)附錄分別是：附錄A《數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說明》（規(guī)范性附錄），附錄B《數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表》（資料性附錄）。

T50的主要內(nèi)容可以從以下幾個(gè)方面來理解。

1.T50的適用范圍

T50明確規(guī)定了其適用的工作范圍和單位主體對(duì)象。T50適用的工作范圍是：規(guī)定了數(shù)碼照片歸檔、整理、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用和銷毀的基本要求。T50適用的單位主體對(duì)象是：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織。這些單位和組織的數(shù)碼照片的收集、歸檔與管理工作，均可參照T50的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.規(guī)范性引用文件

一部標(biāo)準(zhǔn)的編制，其規(guī)范性引用文件的質(zhì)量，在一定程度上會(huì)影響其質(zhì)量的高低。T50的編制主體充分認(rèn)識(shí)到了選擇規(guī)范性引用文件的重要性。在T50的編制過程中，共選擇了6個(gè)國家推薦標(biāo)準(zhǔn)和3個(gè)檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)，充分體現(xiàn)了對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)制定者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)尊重和法律遵循原則。因?yàn)門50是推薦標(biāo)準(zhǔn)，所以還采用了開放性的處置原則，明確提出：“鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)?！?/p>

考慮到在該標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施后，國家檔案行政主管部門又陸續(xù)出臺(tái)了一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，所以在實(shí)施T50的過程中，應(yīng)充分利用好其開放性原則，注重標(biāo)準(zhǔn)之間的相互協(xié)調(diào)性和一致性。如：《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等。

3.術(shù)語和定義

T50對(duì)4個(gè)主要術(shù)語進(jìn)行了定義和說明。其中包括：數(shù)碼照片、數(shù)碼照片檔案、EXIF信息和照片組。

T50對(duì)數(shù)碼照片的術(shù)語定義是：“用數(shù)字成像設(shè)備拍攝獲得的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。”這一術(shù)語定義明確了數(shù)碼照片的獲得途徑，存儲(chǔ)介質(zhì)，及其呈現(xiàn)、處理和傳送方式。數(shù)碼照片的獲取途徑如果能夠充分考慮到數(shù)碼照片的形成規(guī)律和特點(diǎn)，將“數(shù)字成像設(shè)備”具體定義為“數(shù)字成像系統(tǒng)”（包括硬件設(shè)備和軟件），可能更有助于體現(xiàn)數(shù)碼照片的形成特點(diǎn)。數(shù)碼照片的存儲(chǔ)方式除了脫機(jī)保存（線下存儲(chǔ)）外，還包括線上存儲(chǔ)（保存在服務(wù)器中）。所以，可以考慮在術(shù)語定義中加以細(xì)化。傳統(tǒng)的照片主要由照片、底片和文字說明三部分組成，而數(shù)碼照片的種類和構(gòu)成則更為復(fù)雜多樣，如“二值圖像”、“灰度圖像”、“彩色圖像”、“立體圖像”和“三維圖像”等。數(shù)碼照片的每個(gè)圖像的像素對(duì)應(yīng)于二維空間中一個(gè)特定的“位置”，且有一個(gè)或多個(gè)與該“位置”相關(guān)的采樣值組成數(shù)值。根據(jù)這些采樣數(shù)目及特性的不同數(shù)字照片可以劃分為：二值圖像——僅可用0到1的亮度值表示每個(gè)像素；灰度圖像（灰階圖像）——可用0（黑）到255（白）的亮度值表示每個(gè)像素，并在0-255之間表示不同的灰度級(jí)；彩色圖像——每幅彩色圖像由三幅不同顏色（紅、綠、藍(lán)）的灰度圖像組合而成；立體圖像——是一物體由不同角度拍攝的一對(duì)圖像，可以用來計(jì)算出圖像的深度信息；三維圖像——是由一組堆棧的二維圖像組成，每一幅圖像表示該物體的一個(gè)橫截面。

對(duì)數(shù)碼照片的定義可以理解為：國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，直接通過數(shù)碼成像系統(tǒng)記錄的，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的各種數(shù)字形式的靜態(tài)圖像文件，其中包括二值圖像文件、灰度圖像文件、彩色圖像文件、立體圖像文件、三維圖像文件等。從其形成的領(lǐng)域來說，數(shù)碼照片應(yīng)包括兩種類型，即記錄和反映公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片，以及記錄和反映私人活動(dòng)的數(shù)碼照片。

T50對(duì)數(shù)碼照片檔案的術(shù)語定義是：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片?！痹撔g(shù)語定義，就目前而言，還存在一些值得推敲之處。第一，對(duì)數(shù)碼照片檔案的本質(zhì)揭示不夠充分。該定義中采用“數(shù)碼照片”作為“數(shù)碼照片檔案”的屬概念，明顯忽視了兩者的區(qū)別。從學(xué)術(shù)意義上說，檔案的本質(zhì)是人類活動(dòng)的原始記錄，是一個(gè)整體性的概念，是由一系列相關(guān)的文件按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)組成的有機(jī)體。文件和檔案之間的區(qū)別就在于前者是個(gè)體概念，后者是整體概念。按照一定規(guī)律和特點(diǎn)組成的文件體系，才能成為科學(xué)意義上的檔案。兩者之間的價(jià)值區(qū)別雖然也很重要，但不是本質(zhì)性的。在機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織所從事的公務(wù)活動(dòng)中，除了“對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值”的數(shù)碼照片外，還有大量的僅具有單位意義、局部意義的數(shù)碼照片，也屬于需要?dú)w檔文件的范圍。歸檔保存僅僅是文件作為檔案保存過程中應(yīng)當(dāng)履行的一種職責(zé)而已，不能簡單地認(rèn)為歸檔了就是檔案。倘若歸檔的數(shù)碼照片沒有經(jīng)過系統(tǒng)分類和整理，并建立必要的實(shí)體或邏輯關(guān)聯(lián)，那就不是科學(xué)意義上的檔案。為此，T50的“數(shù)碼照片檔案”的術(shù)語定義，建議修訂為：“國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存或查考利用價(jià)值的數(shù)碼照片的集合”。

T50對(duì)“EXIF信息”的術(shù)語定義是：“數(shù)字成像設(shè)備在拍攝過程中采集并保存在數(shù)碼照片內(nèi)的一組參數(shù)?！睘榱吮阌趯?duì)該術(shù)語定義的理解，T50對(duì)其作了一個(gè)注釋：“主要包括數(shù)字成像設(shè)備的制造廠商、型號(hào)、拍攝日期和時(shí)間、分辨率、光圈、快門、感光度等信息?！?/p>

EXIF是英文Exchangeable Image File Informa？ tion的縮寫，翻譯成中文的含義是：可交換圖像文件格式，官方簡稱EXIF。EXIF是專門為數(shù)碼相機(jī)的照片設(shè)定的，可以記錄數(shù)碼照片的屬性信息和拍攝數(shù)據(jù)。1996年，日本電子工業(yè)發(fā)展協(xié)會(huì)制定了EXIF最初版本1.0；1998年，版本升級(jí)到2.1，可支持音頻文件；2002年3月，版本升級(jí)到2.2版。EXIF可附加在JPEG、TIFF、RIFF等文件中，為其增加有關(guān)數(shù)碼相機(jī)拍攝信息的內(nèi)容和索引圖或圖像處理軟件的版本信息。有些操作系統(tǒng)，如Windows 7具備對(duì)EXIF的原生支持功能，通過鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊圖片打開菜單，點(diǎn)擊屬性并切換到詳細(xì)信息標(biāo)簽下即可直接查看EXIF信息。EXIF信息是可以被任意編輯的，因此只有參考的功能。

T50對(duì)照片組的術(shù)語定義是：“有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。”該定義的術(shù)語注釋為：“如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組，全部存儲(chǔ)到同一層級(jí)文件夾內(nèi)?！睆囊欢ㄒ饬x上說，“照片組”術(shù)語定義，彌補(bǔ)了T50對(duì)“數(shù)碼照片檔案”術(shù)語定義的不足。

4.數(shù)碼照片的歸檔

T50對(duì)數(shù)碼照片的歸檔范圍、保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔要求等，提出了明確的規(guī)范要求。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)碼照片的歸檔范圍主要包括四種類型，即“記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片”“記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片”“記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片”“其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片”。其中記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片包括：①本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的數(shù)碼照片；②本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片；③領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片；④本單位勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片；⑤本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。

目前，T50的數(shù)碼照片的歸檔范圍還比較原則化，具體使用時(shí)還需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況予以細(xì)化，或根據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)制定具體的實(shí)施細(xì)則。例如，有的立檔單位就在歸檔范圍中補(bǔ)充了“本單位生產(chǎn)的名、特、優(yōu)、新產(chǎn)品和老字號(hào)門店特色的數(shù)碼照片”“本單位獲得的各種省市級(jí)榮譽(yù)實(shí)物（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、錦旗、證書）的數(shù)碼照片”“城市建設(shè)改造前后的數(shù)碼照片”等。

T50推薦的數(shù)碼照片檔案的保管期限是：“數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年。”確定數(shù)碼照片檔案的保管期限，不能單純地考慮數(shù)碼照片或照片組的保存價(jià)值，還應(yīng)充分考慮到與相關(guān)職能、活動(dòng)、事件、項(xiàng)目所形成的其他檔案價(jià)值判斷的統(tǒng)一性，注意從整體上預(yù)測(cè)和估量數(shù)碼照片檔案的保存價(jià)值，確定合理的保管期限。

T50推薦的數(shù)碼照片的歸檔時(shí)間是：“數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔?！笨紤]到數(shù)碼照片的易被修改性，各單位應(yīng)提倡與其他電子文件相一致的實(shí)時(shí)歸檔或在線歸檔方式。

T50推薦的數(shù)碼照片的歸檔要求包括六項(xiàng)：

第一，真實(shí)性要求。T50要求歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件，不能對(duì)數(shù)碼照片的內(nèi)容和EXIF信息進(jìn)行修改和處理。

第二，典型性和清晰性要求。T50要求對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其中具有代表性和典型性的數(shù)碼照片歸檔，所選數(shù)碼照片應(yīng)能反映該項(xiàng)活動(dòng)的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。

第三，格式規(guī)范要求。T50要求歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式。

第四，完整性要求。T50要求歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。

第五，歸檔方式要求。數(shù)碼照片可通過存儲(chǔ)到符合要求的脫機(jī)載體上進(jìn)行離線歸檔，也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。

第六，“四性”保障要求。歸檔時(shí)，應(yīng)參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性等方面的鑒定、檢測(cè)。目前，各單位可依據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）執(zhí)行。

5.數(shù)碼照片檔案的整理和著錄

T50對(duì)數(shù)碼照片檔案的分類、排列、命名、著錄等提出了推薦性要求。

T50推薦的數(shù)碼照片分類方法是：同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類。數(shù)碼照片的排列方法是：同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間排列?？紤]到“保管期限”是一種非客觀的且主觀性很強(qiáng)的分類標(biāo)準(zhǔn)，建議各單位在對(duì)數(shù)碼照片檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)把“年度”“主題”“活動(dòng)類型”等客觀性的分類標(biāo)準(zhǔn)，作為數(shù)碼照片檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)使用。

T50推薦的數(shù)碼照片檔案的命名規(guī)則包括兩項(xiàng)，一是在整理過程中，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名；二是數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號(hào)-張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。其中，保管期限代碼分別用“YJ”、“30”、“10”代表“永久”、“30年”、“10年”；年度為4位阿拉伯?dāng)?shù)字；照片組號(hào)為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，一個(gè)年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號(hào)；張?zhí)枮?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號(hào)。為了便于操作，T50還增加了一個(gè)示例。詳見表一。

T50為數(shù)碼照片檔案的著錄提供了兩個(gè)附錄。其中附錄A《數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及說明》為規(guī)范性附錄，明確了數(shù)碼照片檔案著錄項(xiàng)目及其具體含義。該附錄規(guī)定了數(shù)碼照片檔案著錄的必要項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、年度、部門、照片組號(hào)、張?zhí)枴⒁娞?hào)、攝影者、時(shí)間、組題名、文字說明、文件格式、開放狀態(tài)，并說明這13個(gè)著錄項(xiàng)目是數(shù)碼照片檔案著錄選擇的最低要求。實(shí)際著錄時(shí)，各單位可根據(jù)具體情況，參照《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54—2014）執(zhí)行。各必要著錄項(xiàng)目的含義是：⑴全宗號(hào)：一般是指檔案館在首次接收立檔單位檔案時(shí)，在全宗名冊(cè)上賦予立檔單位全宗的順序代號(hào)。立檔單位在沒有向檔案館移交檔案時(shí)，也可以通過協(xié)商的方法，讓檔案館分配一個(gè)全宗號(hào)。企業(yè)（公司）的檔案全宗號(hào)，可以用企業(yè)的英文縮寫形式表示。⑵保管期限：照片所劃定的保管期限，包括永久和定期（如30年、10年）。⑶年度：指數(shù)碼照片的形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。⑷部門：指負(fù)責(zé)數(shù)碼照片歸檔的實(shí)際部門，采用部門全稱或規(guī)范化簡稱，并保持一致和穩(wěn)定。⑸照片組號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，一年內(nèi)的組從“0001”開始順序編號(hào)；⑹張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一組內(nèi)數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號(hào)；⑺參見號(hào)：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。⑻攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。⑼時(shí)間：數(shù)碼照片拍攝時(shí)間。采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補(bǔ)“0”。⑽組題名：本組照片所共同反映的主要內(nèi)容；⑾文字說明：本張照片的說明，包括人物、地點(diǎn)、事由等要素。⑿文件格式：本張照片的計(jì)算機(jī)文件類型，包括JPEG、TIFF或RAW。⒀開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標(biāo)記，開放為“Y”，不開放為“N”。

T50的附錄B《數(shù)碼照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表》為資料性附錄，各立檔單位在進(jìn)行數(shù)碼照片檔案著錄時(shí)可參考使用。詳見表二。

6.數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)和保管

T50對(duì)數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)要求包括存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、存儲(chǔ)載體等兩個(gè)方面的內(nèi)容。

數(shù)碼照片檔案可采用建立層級(jí)文件夾的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾下依次按不同保管期限、年度和照片組建立層級(jí)文件夾，并以保管期限代碼、年度和照片組號(hào)命名層級(jí)文件夾。

T50對(duì)數(shù)碼照片檔案的存儲(chǔ)載體的選擇和管理提出了以下三點(diǎn)推薦性要求：

第一，數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，推薦采用硬磁盤、磁帶和一次性寫入光盤作為數(shù)碼照片檔案長期保存的存儲(chǔ)載體。

第二，數(shù)碼照片檔案應(yīng)存儲(chǔ)為一式三套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

第三，存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的載體應(yīng)有專門的裝具，且應(yīng)在載體裝具上粘貼標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體套別（封存保管、查閱利用、異地保存）、載體序號(hào)、保管期限、起始年度、終止年度和存入日期等。

T50對(duì)數(shù)碼照片檔案的保管，提出了五點(diǎn)推薦性要求。其中包括：

第一，在線存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合《計(jì)算機(jī)場地通用規(guī)范》（GB/T 2887-2011）的要求。

第二，離線存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/ T 15-1995）的要求。

第三，離線存儲(chǔ)在光盤上的數(shù)碼照片檔案的保管條件應(yīng)符合《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）的要求。

第四，對(duì)存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

第五，對(duì)存儲(chǔ)在磁性載體上的數(shù)碼照片檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

在數(shù)碼照片檔案的管理實(shí)踐中，遵循這些保管要求，將在很大程度上有效保證數(shù)碼照片檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。數(shù)碼照片檔案的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的保管要求外，還應(yīng)符合的保管要求有：離線脫機(jī)存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；離線脫機(jī)單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；離線脫機(jī)存儲(chǔ)載體存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)光源、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離；離線脫機(jī)存儲(chǔ)載體環(huán)境溫濕度應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定要求（相對(duì)濕度35%-45%，溫度17℃-20℃）。

7.數(shù)碼照片檔案的利用和鑒定銷毀

T50對(duì)數(shù)碼照片檔案的利用只作了原則性的要求，即“數(shù)碼照片檔案的利用參照各單位檔案利用借閱制度執(zhí)行，利用時(shí)應(yīng)確保數(shù)碼照片檔案的信息安全?！痹趯?shí)際工作中，各單位應(yīng)根據(jù)本單位的職能工作需要，注意做好數(shù)碼照片檔案信息的開發(fā)利用工作。其中包括：利用數(shù)碼照片檔案開展網(wǎng)上展覽；利用數(shù)碼照片檔案配合重大活動(dòng)、重要會(huì)議的宣傳；利用數(shù)碼照片檔案進(jìn)行工程建設(shè)的日常宣傳、總結(jié)匯報(bào)、竣工驗(yàn)收活動(dòng)；利用數(shù)碼照片檔案，在各種網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)上，積極開展愛國主義教育活動(dòng)；利用數(shù)碼照片檔案進(jìn)行企業(yè)的產(chǎn)品推廣、技術(shù)推廣；利用數(shù)碼照片檔案進(jìn)行法制宣傳；利用數(shù)碼照片檔案信息，制作宣傳片、紀(jì)錄片，進(jìn)行文化強(qiáng)國的宣傳，為增強(qiáng)我國的文化軟實(shí)力做出貢獻(xiàn)；利用數(shù)碼照片檔案信息進(jìn)行先進(jìn)人物、先進(jìn)事跡、先進(jìn)科技產(chǎn)品的宣傳活動(dòng)，努力傳播社會(huì)的正能量等。

T50對(duì)數(shù)碼照片檔案的鑒定銷毀也提出了原則性的要求，即“依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，對(duì)已到保管期限的數(shù)碼照片檔案開展鑒定、銷毀工作?！?018年1月11日，國家檔案局在網(wǎng)站上發(fā)布了行政規(guī)范性文件《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，其中第七章“檔案鑒定與處置”的相關(guān)規(guī)定，可以作為數(shù)碼照片檔案鑒定和處置的行動(dòng)依據(jù)。該文件對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的鑒定與處置功能要求是：“系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能?！薄跋到y(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級(jí)、價(jià)值和開放等鑒定處理?！薄跋到y(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時(shí)間等信息?！薄跋到y(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對(duì)實(shí)施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。”這些規(guī)定，對(duì)T50的適用起到了重要的支持作用，尤其是為在線存儲(chǔ)的數(shù)碼照片檔案的有效鑒定和處置，指明了基本的方向和做法。

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