淺談醫(yī)院檔案管理工作

摘 要：在醫(yī)院的管理模塊中，檔案管理是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。因?yàn)樗亲钤嫉挠涊d內(nèi)容，具有一定的權(quán)威性。在醫(yī)院的所有管理模塊之中，檔案管理是不能缺失的部分。為了更好地加強(qiáng)檔案管理的層次，檔案管理人員的綜合素質(zhì)需要提高；檔案管理的專業(yè)化程度與信息化程度也需要加強(qiáng)；檔案管理的效率需要提升；檔案管理的保密意識和安全預(yù)防能力需要增強(qiáng)。所以，醫(yī)院的檔案管理工作需要進(jìn)一步改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；綜合素質(zhì)；專業(yè)化；信息化；

在醫(yī)院的發(fā)展過程中，原始檔案是最真實(shí)的數(shù)據(jù)材料，留存在醫(yī)院檔案里。在這些檔案資料中，有些內(nèi)容是非常重要的。一旦碰到意外風(fēng)險(xiǎn)，容易滅失，甚至看不到它原來的面貌。所以，檔案管理是十分重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。有些檔案采用哪種辦法也無法恢復(fù)原來的面貌，對于醫(yī)院來講，就是很大的損失。

第一、要加強(qiáng)檔案管理人員的總體素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理人員一般情況下是從臨床科室或從其他部門抽調(diào)過來，職員的素質(zhì)有所差別。檔案管理水平的高低和檔案服務(wù)質(zhì)量的好壞不僅僅是由檔案管理人員的數(shù)量決定的。從實(shí)際中考慮，檔案管理的水平和服務(wù)質(zhì)量通常與檔案管理人員具備的專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平以及工作方法是不是科學(xué)、管理體制是不是完善有很大的關(guān)系。

所以，檔案管理需要高學(xué)歷、高素質(zhì)、復(fù)合型的人才，檔案管理才能良性的發(fā)展下去。

首先，進(jìn)入檔案管理崗位之前要選擇好優(yōu)秀的人員。例如有些同志的思想素質(zhì)較好，社會關(guān)系相對簡單，有較高的檔案管理水平。

其次，針對檔案管理人員素質(zhì)不均的問題，應(yīng)增強(qiáng)他們的綜合素質(zhì)，以他們現(xiàn)有的專業(yè)技術(shù)水平為基礎(chǔ)，進(jìn)行規(guī)范的檔案知識培訓(xùn)， 使檔案管理人員的專業(yè)技能越來越嫻熟。也可以邀請當(dāng)?shù)貦n案局的高年資工作人員或衛(wèi)生系統(tǒng)中經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才來講課，為檔案管理人員傳授檔案專業(yè)相關(guān)內(nèi)容，培訓(xùn)結(jié)束后對其檔案專業(yè)理論與實(shí)踐水平進(jìn)行嚴(yán)格考核。這些管理人員應(yīng)該了解計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識，并具有英語聽讀方面的能力。檔案管理人員需經(jīng)過專業(yè)的考核，考核合格的人員才能上崗，不合格的人員不能從事檔案管理工作。聘用考核要公開公平，做到平等競爭。

第二、通過計(jì)算機(jī)軟件對檔案進(jìn)行分類、歸納、整理，能夠使檔案的歸檔方式有效改變，在查閱檔案資料是檢索、提取資料更加方便迅速，這個(gè)方式大大提高了檔案的應(yīng)用程度，提高了檔案的共享性，也提高了檔案的使用頻率。

第三、提高檔案管理的工作效率。通常的紙質(zhì)檔案，它的整理都是依靠人工來收集、整理、裝訂、歸類，這種管理速度慢、工作量很大，而且極其容易出現(xiàn)登記錯(cuò)漏、檔案丟失等情況，費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且效果不好。而實(shí)施檔案信息化管理，工作量大大減少，錯(cuò)誤概率也會降低，檔案管理的效率和準(zhǔn)確度也會大大提高，同時(shí)可以壓縮管理成本，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第四、增強(qiáng)檔案管理的保密意識和安全預(yù)防能力。運(yùn)用信息化方法來管理，產(chǎn)生的保密安全隱患也要引起高度重視。因此，在檔案資料的保密安全方面要采取有效措施。從技術(shù)角度，要對存儲、傳輸檔案材料的載體要提高管理的力度，要對各類檔案資料進(jìn)行密級界定，對不同等級的檔案材料進(jìn)行電子加密，并設(shè)置查閱權(quán)限。從人員角度，對于醫(yī)院檔案管理人員和相關(guān)有查閱權(quán)限的人員，要進(jìn)行管理權(quán)限的審查。要認(rèn)真開展保密知識教育，并根據(jù)密級層次設(shè)定查閱人員的范圍，對查閱人員進(jìn)行等級設(shè)定，切實(shí)提高保密意識，確保檔案安全。

總之，要增強(qiáng)檔案專業(yè)管理職員的總體素質(zhì)，加大檔案管理的專業(yè)性，落實(shí)醫(yī)院檔案電子信息化管理，使得醫(yī)院檔案管理工作得到長足的發(fā)展，為醫(yī)院的檔案管理事業(yè)做出貢獻(xiàn)。

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作者簡介

李英（1983-），男，碩士研究生，瓊海市人民醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理。