信息化管理形勢下文件歸檔方式的轉變

吳旭

摘 要：我國檔案傳統(tǒng)遵循的是立案卷的歸檔方式，但隨著信息化管理的不斷發(fā)展，立案卷歸檔法弊端被不斷放大，應該尋找新的符合信息化管理形勢的歸檔法，這就是按件歸檔法。

關鍵詞：信息化管理；立案卷歸檔法；按件歸檔法

本文指在探討在信息化管理不斷發(fā)展的形勢下，傳統(tǒng)歸檔方式的轉變，以滿足當前不斷發(fā)展的檔案工作的需要。

1 歸檔方式轉變

個人認為在目前信息化管理不斷發(fā)展的形勢下，傳統(tǒng)的立案卷歸檔法應向新興的按件歸檔法轉變。

2 歸檔方式發(fā)展形勢分析

1）國家發(fā)展形勢：2000年2月16日，廣東省檔案局從遵循文件的自然形成規(guī)律、保持文件的原貌和完整、準確判定文件的保管期限、適合新技術應用的需要及便于保管和利用的角度出發(fā)，出臺了《廣東省文件材料歸檔方法改革方案》，對沿用了近50年的檔案歸檔方法進行試點改革。在取得一定成效后，同年12月，國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA-T22-2000，現已升至2015版）。它一舉突破了過去幾十年來一直沿用的立案卷歸檔法，提高了檔案工作效率，有力的維護了檔案實體的完整與原貌。

2）行業(yè)發(fā)展形勢，核電行業(yè)可以說是我國檔案行業(yè)的標桿之一，這里中廣核工程有限公司（后文簡稱工程公司）為例進行說明。

2.1 傳統(tǒng)做法

該公司大部分工程檔案傳統(tǒng)上遵循立案卷歸檔法，工程文檔主要根據其專業(yè)、工作內容對不同領域的文件進行組卷。通常有以下幾類組卷方法：（1）施工類文件一般按照單項工程、單位工程進行組卷，也可以按照裝置、階段、結構、專業(yè)進行組卷。例如，土建工程竣工文件按廠房、安裝工程竣工文件按系統(tǒng)進行分類整理。（2）竣工圖按照建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序進行組卷。（3）設備類文件按照設備、系統(tǒng)等進行組卷。（4）合同商務類文件按合同前期文件、合同文本及合同執(zhí)行文件進行組卷。（5）原材料試驗按照單項工程、單位工程進行組卷。

2.2 形勢發(fā)展

該公司先后投入大量資金開發(fā)了EUD及AED文檔管理系統(tǒng)，所有文檔業(yè)務幾乎都依托信息化系統(tǒng)開展，在此形勢下，歸檔方式也在逐漸向按件歸檔發(fā)展，如特種介質（包括巖芯、照片、錄音、錄像、光盤等）以存址碼的形式實施按件歸檔，文書檔案按年度及問題實施按件歸檔等等，在此以工程照片檔案舉例：

（1）照片按件給予存址碼，并按存址碼規(guī)律存放，存址碼為J.1.P/L/S-XXXXX，其中J代表特種介質，1代表照片，P/L/S代表保存期限（P為永久、L為長期、S為短期），XXXXX為以收到文件先后順序為準順序編制的流水號。（2）照片完全按件以存址碼方式存放，相冊背脊處標明存址碼、流水號起止及盒號即可，同時相關關鍵數據準確錄入信息化管理系統(tǒng)以便檢索利用。

3 兩種歸檔方式優(yōu)劣勢分析

3.1 立卷歸檔法

3.1.1 傳統(tǒng)優(yōu)勢及其變化

1）便于管理，不易散失。將同一內容與同一問題的檔案裝訂在一起，不易被利用者拆卷或隨意抽取，即使是反復利用，也不會丟失，安全性較好?，F實是，隨著信息化管理的不斷發(fā)展，依托強大的信息系統(tǒng)文件利用電子化趨勢已越來越明顯，以工程公司為例，大部分文件在形成之初就產生了紙質及電子兩種介質文件，而所有的用戶第一選擇幾乎都是通過文檔系統(tǒng)查詢利用電子文件。因此，傳統(tǒng)立卷歸檔法的此點優(yōu)勢在不斷喪失。

2）在手工檢索條件下，便于連鎖查找。傳統(tǒng)立卷法一般都是將同一問題或同一組織機構的檔案按分類法裝訂在一起，這樣我們在查找一份文件時往往能將問題相關的其他檔案也查到。但是，在信息化管理系統(tǒng)發(fā)展明顯的今天，絕大多數用戶的第一選擇都是通過信息系統(tǒng)來查找文件，而不是手工檢索。以工程公司為例，文檔人員在接收文件時將文件的關鍵信息（如編碼、標題、版本、日期等等）均錄入文檔系統(tǒng)中，更重要的是可將已錄入系統(tǒng)的文件與后續(xù)歸檔的相關聯的文件在系統(tǒng)中建立關聯關系，這樣用戶不但可通過各種關鍵信息在系統(tǒng)中進行智能檢索，而且可在系統(tǒng)中實現相關聯文件的查閱。因此，傳統(tǒng)立卷歸檔法的此點優(yōu)勢在不斷喪失。

3.1.2 劣勢

1）在實際操作中相對繁瑣，在分類、立卷、保管期限的劃定上隨意性較大，難以把握，從而案卷質量難以保證。

2）此種立卷方法的許多環(huán)節(jié)，諸如打孔、裝訂等，完全是一種重復、枯燥的手工勞動，浪費大量人力物力資源，紙張大小不一的檔案在裝訂時，還要接邊或切邊，破壞了文件的原貌且易造成損壞。

3）不利于檔案的安全和保密，利用者如果只借閱某一份文件，檔案人員也要將整卷檔案借其查閱，容易造成其他文件泄密。

4）檔案錄入電腦的信息量與檔案實體量的比值較低，而且縮微、掃描不方便，不利于檔案數字化管理，嚴重制約了檔案信息資源的利用率。

5）不便于拾遺補漏時的插卷。裝訂后的案卷相對固定，遺漏的文件要插入，或裝錯、到期的文件要增刪，都需要拆卷裝訂，不利于檔案的保護。

6）歸檔方式與文件形成規(guī)律不一致，由此產生的大量整理組卷工作耗費大量人力物力。以工程公司為例，為了滿足工程建設需要，提高文件管理效率，同時遵循文件按件、分階段而不是整個單位、單項工程成套完整出版的規(guī)律，過程中設計施工文件均是按一定規(guī)律按件管理，但歸檔時卻要求按傳統(tǒng)的規(guī)律立卷歸檔，這就帶來大量的整理組卷工作，單單嶺澳二期兩臺機組產生接近20萬份此類文件，而將它們從不同的存址中歸集、組卷其投入的人力和物力可想而知。

7）立卷歸檔與檔案分類及分類法緊密不可分，由此產生的倒架工作耗費人力。

3.2 按件歸檔法

這里要說明的是，我們談按件歸檔法是在當前管理信息化高速發(fā)展的形勢下，也就是說管理信息化的高速發(fā)展是按件歸檔法的前提和基礎，而按件歸檔法是管理信息化高速發(fā)展的結果，如若把兩者分開來看，按件歸檔法也就成了無源之水、無本之木。因此，可以說，按件歸檔法相比傳統(tǒng)立卷歸檔法最大的優(yōu)勢就在于它與目前管理信息化的發(fā)展趨勢高度契合，能極大地提高工作效率。在此背景下，按件歸檔法依托信息化的優(yōu)勢就比較明顯：

（1）基本彌補了立卷歸檔法的上述諸多不足，減少了人力和物力的浪費，提升了工作效率。

（2）有力推進了檔案的信息化進程，適應管理信息化的發(fā)展趨勢。檔案保存的最重要目的之一就是為了使相關用戶能快速的查閱和利用，從此點來看，按件歸檔在與管理信息化結合的基礎上能最大程度的滿足此目的。

（3）遵循了文件的自然形成規(guī)律，有利于保持文件的原貌和完整。

4 結論

由此可以看出，在信息化管理發(fā)展的大趨勢下，應該采取新的、遵循文件產生規(guī)律的按件歸檔方式，以件號取代傳統(tǒng)分類號存儲文件，件號主要用于定位紙質文件存儲位置，同時保證文件的完整性。但在實施按件歸檔的過程中，應注意以下幾點問題：

1）必須注重信息化系統(tǒng)的建設，以方便用戶的查找及利用，這是按件歸檔的基礎與前提，文檔系統(tǒng)在建設過程中需充分考慮對文件全生命周期的記錄、對文件關聯性的功能實現、對文件智能化搜索的功能實現等等。

2）文件關鍵信息輸入信息化管理系統(tǒng)必須完整準確，以便用戶查找、利用的準確。

3）明確及拓展“件”的概念。在《歸檔文件整理規(guī)則》中已經明確了“每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件?！钡珜萍紮n案而言，用單份文件法歸檔就有一個技術難題，由于科技檔案講究成套性，如果以單份文件法歸檔容易破壞科技檔案成套性特點，此時就需要對件的概念進行拓展，即將成套的材料當做一件歸檔。以工程公司竣工文件為例，完全可以將一個單位工程、單項工程或分部分項工程的竣工文件作為一件歸檔，按照其固有規(guī)律將文件材料在盒內順序排放，各盒件號相連，各單位工程、單項或分部分項工程的竣工文件按接收先后順序件號相連。

4）考慮到系統(tǒng)因意外情況不可用的極端情況出現，為了防止無法查找利用檔案，可在系統(tǒng)中設立傳統(tǒng)分類號的關鍵信息，通過強大的管理信息系統(tǒng)將其與件號相關聯建立紙質檔案目錄，以便手工檢索之用。

參考文獻

[1]國家檔案局檔案館（室）司.《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000、2015）

[2]中國廣東核電集團核電核電學院，工程公司工程有限公司工程培訓中心.工程總承包與項目管理.中國電力出版社.2010