淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應用

李莎莎

摘 要：隨著社會不斷發(fā)展進步，檔案資源對人們影響愈來愈大，人們的生產(chǎn)生活對檔案資源的利用越來越多。隨著國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們生產(chǎn)生活所產(chǎn)生的檔案資源越來越多，這也給檔案資源管理和利用增加了難度。而為了實現(xiàn)對檔案資源的有效管理，電子檔案隨之而生，電子檔案因為安全性、穩(wěn)定性高，且能方便、快捷的利用，而大受歡迎并不斷發(fā)展。本文根據(jù)自身多年的從業(yè)經(jīng)驗并結(jié)合廣泛的社會實踐調(diào)查研究，就流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運用展開了相關(guān)探討，望能提供借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；流程管理；管理系統(tǒng)；運用

檔案資源在社會生活的各領域都發(fā)揮著重要的作用，防檔案管理是一項專業(yè)化、系統(tǒng)化的工作。在電子檔案產(chǎn)生之前，傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過紙質(zhì)媒介和人工管理，這種管理耗費了大量的人力、物力，也不利于檔案管理的效益提升。隨著科學技術(shù)的不斷深入發(fā)展，計算機技術(shù)和信息技術(shù)也運用到檔案管理中來，而電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展和人們使用的電子文件量大幅度增加，這些電子文件的使用、流轉(zhuǎn)、歸檔和移交等，大大的方便了整理和保管，這也需要更注重流程管理在電子檔案管理中的運用，流程管理有利于提高電子檔案的工作效率，有利于電子檔案工作的管理。

1 電子檔案中流程管理應用的相關(guān)概述

流程管理是電子檔案管理過程中科學合理的管理模式。流程管理模式有利于提高電子檔案管理的效益，也有利于電子檔案的長久保存。流程管理模式可以將電子檔案管理的輸入轉(zhuǎn)化為有價值的輸出活動，而通過流程管理模式，可以極大的優(yōu)化電子檔案的輸入和輸出管理，也讓輸出的流程更加的規(guī)范合理，有利于實現(xiàn)電子檔案的高效管理，實現(xiàn)檔案管理的績效目標[1]。流程管理模式包括用戶、價值、輸入資源、結(jié)構(gòu)、輸出和輸入等要素，要進一步推動流程管理在電子檔案管理中運用，就需要不斷細化工作，關(guān)注流程管理的各要素，要落實好國家關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)要求和規(guī)定，促進流程管理在電子檔案管理中的應用。

2 目前電子檔案管理中存在的問題及應對對策

2.1 電子檔案管理中的問題

目前在電子檔案管理中，存在一定的問題，這些問題制約著電子檔案進一步發(fā)展。首先，電子檔案中的安全問題。電子檔案的安全性主要是倚靠信息載體的安全性和穩(wěn)定性，電子檔案的載體主要是光盤、網(wǎng)盤和磁盤等載體，電子檔案的載體種類繁多，且具有一定復雜性。電子檔案從其生成、流轉(zhuǎn)和保存利用都是通過硬件、軟件和網(wǎng)絡環(huán)境等來保障其安全性的，而網(wǎng)絡環(huán)境和數(shù)字環(huán)境等這些存在安全隱患，也有可能導致電子文件保存失真，或者導致電子文件信息難以永久保存，存在安全性問題。而外部因素的影響，比如保存環(huán)境、溫濕度、防磁條件等，這些因素的變化也會影響電子檔案的安全管理。其次，電子檔案管理的可讀性問題。較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的一個重要問題是電子檔案的載體是憑借系統(tǒng)和計算機來完成操作的，所以電子載體不能用外表去判斷其是否正常，電子檔案極容易受到整個系統(tǒng)環(huán)境的影響，會致使信息儲存無法正常查讀，所以影響電子檔案的利用。

2.2 優(yōu)化電子檔案管理的措施

針對電子檔案管理存在安全性問題，要加強網(wǎng)絡安全建設。加強網(wǎng)絡安全建設，在人們查閱和利用電子檔案的時候，可以設置用戶實名利用、增加用戶信息驗證、輸入查閱相關(guān)指令等權(quán)限，這有利于提高電子檔案管理的安全性。要按照國家相關(guān)的網(wǎng)絡安全規(guī)定，加強網(wǎng)絡安全建設，對于電子檔案的管理和利用的平臺進行保護，且要加強局域網(wǎng)、政務網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等安全管理，以提高電子檔案管理的安全性。與此同時，要安裝先進的防火墻，定期對軟件進行殺毒等來維持安全性[2]。其次，要加強電子檔案的備份管理。在電子檔案管理過程中，對重要的電子檔案要及時進行備份，且要實行異質(zhì)或者易地備份，這樣有利于保障電子檔案的安全性，也能確保重要電子檔案長期可讀。要注意的是易地備份選擇和原件有你定距離的地方，不要屬于同一個江河流域或者同一個電網(wǎng)、同一個地震帶為宜。而異質(zhì)備份，要做好靜電復印和翻拍等，做好仿真復制工作，以此來提高電子檔案的安全管理。

3 流程管理在電子檔案系統(tǒng)中的應用

3.1 流程管理有利于完善電子檔案系統(tǒng)建設

電子檔案的流程化管理有利于電子檔案的系統(tǒng)管理的建設，有利于電子檔案的系統(tǒng)化管理，進而提高電子檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，提高管理效益。因此，要特別重視電子檔案的流程管理。首先，在進行系統(tǒng)的建設工作時，要求工作人員必須更新傳統(tǒng)的業(yè)務流程，這有利于后續(xù)工作的進展。電子檔案管理工作的建設主要內(nèi)容包括檔案資源的整理收集、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理、電子檔案的利用開發(fā)等工作。在這些工作，要進行流程化管理，工作人員要嚴格遵循相關(guān)的規(guī)定，在檔案的收集整理方面，細致做好各項工作人員，對永久保管的照片、錄音資料、錄像、文書等，要及時收集和整理。所以要保證電子檔案的收集和整理，還要保障電子檔案的準確性和完整性。在紙質(zhì)檔案的數(shù)字處理過程中，要保證信息準確、完整，文件格式要符合國家對于檔案管理的相關(guān)規(guī)范。而在電子檔案的開發(fā)和利用方面，要了解市場需求，了解閱檔的需求并提供滿意服務。電子檔案系統(tǒng)建設過程中，要以人為本，堅持為人民服務，體現(xiàn)人性化特征，根據(jù)使用者的需求來不斷完善相關(guān)設施建設，不斷地調(diào)整電子檔案的服務，完善相關(guān)流程，促進流程化管理在電子檔案中的應用。

3.2 流程管理有利于節(jié)省電子檔案管理成本

流程管理在電子檔案管理中的應用，有利于降低電子檔案管理的風險，且有利于提高電子檔案管理的效益，節(jié)省電子檔案的管理成本。在電子檔案管理過程中，要按照《辦法》的相關(guān)要求將電子檔案進行儲存，而且要按照檔案號進行保存。檔案一般是照全宗號、頁數(shù)、保管期限、機構(gòu)或者問題、件號進行規(guī)范整理的，電子檔案也要按照相關(guān)規(guī)定和順序?qū)M行整理。此外，不同類型的電子檔案也要按照相關(guān)要求進行規(guī)范整理。比如錄音電子檔案管理的保存時，要按照規(guī)定將錄音保存，并備份好錄音電子檔案[3]。錄音電子檔案管理需要采取MP3、WAV格式，并且要讓其采樣率在44.1KHz以上。在用流程管理模式進行電子檔案管理時，要將流程管理融入電子檔案管理的各個方面，這樣有利于實現(xiàn)電子檔案的績效目標，也有利于降低電子檔案管理的成本。

3.3 要不斷完善電子檔案流程化管理的系統(tǒng)模型

根據(jù)《辦法》的相關(guān)要求，把電子檔案，分類整理和收集。電子檔案的收集整理要按照其歸檔時間和種類進行整理，并將信息錄入到系統(tǒng)，對檔案進行分類整理。然后，要讓檔案館組建專家小組，對電子檔案進行相關(guān)堅定，這樣將不會公布檔案，且對檔案的界限有明確要求。且要由專門的管理人員對收集的檔案進行數(shù)字化的處理。并按照《辦法》的相關(guān)規(guī)定對其進行加密和標記。最后，要檔案館對電子檔案的開發(fā)和利用，進行嚴格的督查和篩選，以避免不可公開的檔案被公開的情況。電子檔案的管理要設置訪問權(quán)限，還要做好及時更新和維護工作，做好電子檔案的備份工作，這樣有利于電子檔案的系統(tǒng)化管理。

4 結(jié)語

流程管理是檔案管理的核心所在，對電子檔案管理有著至關(guān)重要的作用。流程管理有利于提高電子檔案管理的效益，有利于優(yōu)化電子檔案的管理。

參考文獻

[1]朱建興. 淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應用[J]. 辦公室業(yè)務， 2016（1）：147-148.

[2]韓文利. 流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的運用[J]. 辦公室業(yè)務， 2016（9）：112-112.