淺析信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新

徐珍

摘 要：本文首先介紹了檔案管理信息化的相關(guān)概念，然后介紹了檔案管理信息化的任務(wù)和內(nèi)容。 最后分析了信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新中存在的問題和對(duì)策。 在此基礎(chǔ)上研究討論了加快檔案信息化建設(shè)，探索如何加快信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新；信息化建設(shè)

1 數(shù)字檔案館創(chuàng)新模式設(shè)計(jì)原則

1.1 強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新和動(dòng)態(tài)功能

傳統(tǒng)創(chuàng)新理論傾向于將管理制度化，并將管理作為最有效的創(chuàng)新控制手段。這使得創(chuàng)新的內(nèi)部動(dòng)態(tài)行為被忽略或限制。該理論認(rèn)為，創(chuàng)新應(yīng)該利用其內(nèi)部動(dòng)機(jī)。在創(chuàng)新機(jī)制設(shè)計(jì)方面，側(cè)重于管理邊界的靈活性，使其成為一個(gè)動(dòng)態(tài)可重構(gòu)的特征，具有發(fā)展“自主創(chuàng)新”的條件，并在控制總體目標(biāo)的前提下。在管理和運(yùn)營(yíng)方式中采用分散的自主性，增強(qiáng)了創(chuàng)新的反饋?zhàn)饔?，充分發(fā)揮了創(chuàng)新的動(dòng)力。因此，以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的數(shù)字檔案創(chuàng)新管理環(huán)境應(yīng)該增強(qiáng)創(chuàng)新結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和權(quán)力分配的靈活性，為創(chuàng)新活動(dòng)的實(shí)施留出空間。這種有效的運(yùn)作也將增加創(chuàng)新和知識(shí)管理系統(tǒng)的靈活性。增強(qiáng)了創(chuàng)新的有效性，提高了數(shù)字檔案的表現(xiàn)功能作用。

1.2 短期與長(zhǎng)期規(guī)劃并行

系統(tǒng)的重要特征之一是創(chuàng)新的內(nèi)外部條件的差異對(duì)創(chuàng)新運(yùn)作具有強(qiáng)影響力，使安穩(wěn)環(huán)境下創(chuàng)新發(fā)展的長(zhǎng)期方案和預(yù)測(cè)會(huì)因外部環(huán)境的改變而不再有用。系統(tǒng)著重長(zhǎng)時(shí)期預(yù)測(cè)的無(wú)效性，這與業(yè)務(wù)數(shù)字檔案館市場(chǎng)導(dǎo)向性強(qiáng)特質(zhì)一樣。但數(shù)字檔案館的長(zhǎng)期規(guī)劃也是其持續(xù)發(fā)展的重要方針導(dǎo)向。因而，業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型數(shù)字檔案館應(yīng)在提高短期能力的基礎(chǔ)上，發(fā)揮系統(tǒng)的非線性因果作用以影響創(chuàng)新長(zhǎng)時(shí)期戰(zhàn)略規(guī)劃，使創(chuàng)新持續(xù)具有高度的應(yīng)變能力，同時(shí)關(guān)注外部長(zhǎng)期協(xié)作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建和短期協(xié)作方式的靈活性，以補(bǔ)償數(shù)字檔案館資本有限性的制約影響。

1.3 發(fā)揮內(nèi)部聯(lián)結(jié)柔性化

注重內(nèi)部各部分的相互作用聯(lián)系，傳統(tǒng)創(chuàng)新對(duì)專業(yè)分工和等級(jí)制度的注重加強(qiáng)了筆直方向的聯(lián)系，但對(duì)橫向交流依靠聯(lián)系構(gòu)成了阻止。動(dòng)態(tài)可變的創(chuàng)新構(gòu)造著重功用和業(yè)務(wù)流程的完整性，表現(xiàn)各專業(yè)的互補(bǔ)作用和協(xié)作效果；同時(shí)經(jīng)過多元化的信息交流與禍合方法，使外部環(huán)境的變化敏捷在創(chuàng)新內(nèi)部構(gòu)成有用反響。數(shù)字檔案館的方案流程運(yùn)作系統(tǒng)應(yīng)加強(qiáng)其內(nèi)部聯(lián)合方法的柔性化和系統(tǒng)化構(gòu)建，經(jīng)過PMO的構(gòu)建和PM的錄用提高縱向操控與橫向和諧的靈活性，使創(chuàng)新內(nèi)各類資本能夠有用集成，業(yè)務(wù)化的管理需要，且創(chuàng)新環(huán)境的柔性化演化，可提高方案系統(tǒng)的全面性和資本和諧效率，進(jìn)而對(duì)業(yè)務(wù)管理需要做出及時(shí)反饋，提高業(yè)務(wù)績(jī)效。

2業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)型管理的主要?jiǎng)?chuàng)新形式

2.1 內(nèi)部關(guān)注——以內(nèi)務(wù)管理方式為導(dǎo)向

完善的內(nèi)部控制制度是保證數(shù)字檔案有效運(yùn)行的重要手段。內(nèi)部控制系統(tǒng)是為數(shù)字檔案的生存和發(fā)展而設(shè)計(jì)的，有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的目標(biāo)。內(nèi)部控制的目的是合理合規(guī)的。確保在范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的目標(biāo)。作為數(shù)字檔案館重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，資料不僅是數(shù)字檔案的關(guān)鍵控制點(diǎn)，也是重要的業(yè)務(wù)流程。追求利潤(rùn)是數(shù)字檔案生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。為了實(shí)現(xiàn)盈利，數(shù)字檔案必須控制和降低可能的風(fēng)險(xiǎn)，并建立一個(gè)有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。實(shí)踐證明，加強(qiáng)鏈接內(nèi)部控制是降低運(yùn)營(yíng)成本，提高數(shù)字檔案效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是提高競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑。內(nèi)部控制制度對(duì)數(shù)字檔案的生存和發(fā)展具有重要意義。

2.2 創(chuàng)新導(dǎo)向型——以外務(wù)目標(biāo)與績(jī)效為導(dǎo)向

創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展過程中勞動(dòng)分工的產(chǎn)物，是在目標(biāo)條件下形成的人的有序集合。事業(yè)單位創(chuàng)新管理環(huán)境是與外部社會(huì)、經(jīng)濟(jì)環(huán)境相對(duì)應(yīng)的事業(yè)單位內(nèi)部環(huán)境，是由事業(yè)單位創(chuàng)新中各要素共同作用形成的創(chuàng)新結(jié)構(gòu)與運(yùn)作管理機(jī)制的基本范式。本節(jié)將針對(duì)現(xiàn)有創(chuàng)新的相關(guān)研究進(jìn)行綜述，以歸納出事業(yè)單位創(chuàng)新管理環(huán)境的一般要素模型，為后文的項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型事業(yè)單位研究提供依據(jù)。需要說明的是，當(dāng)前國(guó)內(nèi)外學(xué)者在研究事業(yè)單位創(chuàng)新時(shí)多引用創(chuàng)新結(jié)構(gòu)的廣義內(nèi)涵，即創(chuàng)新各要素相互關(guān)聯(lián)共同作用所形成的具有某種特征的創(chuàng)新管理與運(yùn)作體系，與本文所研究的事業(yè)單位創(chuàng)新管理環(huán)境的實(shí)質(zhì)相同；而本文研究過程中引用創(chuàng)新結(jié)構(gòu)的狹義定義，即創(chuàng)新各部門或各單元的層級(jí)設(shè)計(jì)和邊界界定，是事業(yè)單位管理運(yùn)作的實(shí)體架構(gòu)。

2.3 實(shí)現(xiàn)單個(gè)檔案館的館藏?cái)?shù)字化，建立單個(gè)數(shù)字檔案館

單個(gè)檔案館館藏的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，各檔案館可根據(jù)本館的館藏情況進(jìn)行數(shù)字化，按照數(shù)字檔案館的基本功能和要求，逐步上網(wǎng)運(yùn)行。這部分工作的主要內(nèi)容有：對(duì)多種載體形式與記錄方式的檔案信息如文字、圖形、圖像和聲音等進(jìn)行數(shù)字化處理；對(duì)海量的數(shù)字信息進(jìn)行壓縮和建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)；利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的傳輸。在此基礎(chǔ)上，初步建立起單個(gè)數(shù)字檔案館。

2.4 注重事業(yè)單位數(shù)字檔案館對(duì)于事業(yè)單位業(yè)務(wù)的運(yùn)用

加強(qiáng)與圖書館、情報(bào)部門及其他信息服務(wù)部門之間的合作。包括各部門間建立合理的信息收集分工負(fù)責(zé)制，建立通暢的內(nèi)部信息交換制度，發(fā)揮各種信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的分工建設(shè)與融合集成等。信息安全建設(shè)過程中所需要的信息資源不僅包括檔案信息資源，也包括圖書、情報(bào)等信息資源。信息安全的目標(biāo)是要集中這些信息資源為政府行政和“一站式”服務(wù)發(fā)揮強(qiáng)有力的支持，只有實(shí)現(xiàn)這些信息資源的整合才能更好地發(fā)揮數(shù)字檔案館的作用。

2.5 實(shí)現(xiàn)信息資源共享，履行真正意義上的數(shù)字檔案館功能

這個(gè)階段是利用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，將單個(gè)數(shù)字檔案館聯(lián)接起來，進(jìn)行整合、延伸，組成完全意義上的數(shù)字檔案館。在高層協(xié)議管理下實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的全部功能，進(jìn)行全國(guó)檔案信息的傳播、使用和管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用，為我們的各項(xiàng)工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)事業(yè)單位檔案工作的要求，也是檔案人員應(yīng)努力的方向。檔案管理工作與辦公自動(dòng)化息息相關(guān)，一篇文稿不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開辦公自動(dòng)化，這就要求事業(yè)單位檔案管理人員必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。檔案是歷史的真實(shí)記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理事業(yè)單位檔案，技術(shù)文件，可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印、發(fā)放，這樣，對(duì)于降低文件歸檔、利用、查閱等工作，發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

3 結(jié)論

總之，隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)檔案管理提出了更多要求。 這就要求檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理模式現(xiàn)代化，從思想創(chuàng)新開始，提高服務(wù)意識(shí)。建立 網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理能更好地服務(wù)于社會(huì)的進(jìn)步。

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