基層單位人事檔案管理工作開展策略探究

張杰

摘 要：在一個(gè)基層單位中，人事檔案是非常重要的一個(gè)載體，它記錄著基層事業(yè)單位所有工作人員的重要信息，對一個(gè)人能否適應(yīng)崗位有著決定性的作用，也是評價(jià)一個(gè)員工能夠創(chuàng)造價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)。因此，我們應(yīng)該特別重視工作人員的檔案管理工作，它可以幫助相關(guān)的部門了解每個(gè)員工的個(gè)人信息和工作業(yè)績，在調(diào)整工作和頒發(fā)年終獎的時(shí)候更是起到了不可忽視的作用。但是，就目前來看，人事檔案管理中還存在著一些問題，本文就對這些問題進(jìn)行了分析，并給出了提升人事檔案管理水平的一些策略。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；提升策略

現(xiàn)在有好多檔案管理的工作都應(yīng)用到了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，為了提升檔案管理的工作水平，使各個(gè)工作環(huán)節(jié)的工作有秩序的開展，我們運(yùn)用一系列措施，保證檔案管理的規(guī)范化和制度化。本文主要結(jié)合現(xiàn)代新形勢，詳細(xì)探究了檔案管理現(xiàn)代化的不足之處，并給出了一些策略，使以后的工作開展得以完善和提高。

1 現(xiàn)階段的基層單位人事檔案管理工作情況

1.1 檔案材料的質(zhì)量低下

我們管理人事檔案的最終目標(biāo)是想全面了解單位員工的信息，也是我們挖掘人才最主要的方式。但有好多基層單位的人事檔案材料很是單一，對每個(gè)人的經(jīng)歷經(jīng)驗(yàn)和能力的描述都十分類似，不能準(zhǔn)確的反映一個(gè)人的能力，相關(guān)的管理人員也不能通過這些資料準(zhǔn)確判斷工作人員的實(shí)際情況，這讓檔案管理發(fā)揮不了任何作用。甚至還有一些人員偽造檔案的內(nèi)容，單位在接受個(gè)人檔案時(shí)也沒有認(rèn)真辨別，存在一定的水分。

1.2 信息化管理水平低下

檔案管理的信息化得到了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的良好支持，可有些管理人員的觀念沒有及時(shí)更新，以及工作水平不高，致使現(xiàn)在基層單位的人事檔案管理工作仍舊停留在人工或者半人工的狀態(tài)，信息化的管理水平比較低。有的基層單位只是把檔案的一部分錄入了電腦，當(dāng)需要更詳細(xì)的信息的時(shí)候，就得通過手工查找，可想而知這種管理方式的效率是很低的，而且浪費(fèi)了很多不必要的人力。

2 提升基層單位人事檔案管理工作水平的策略

2.1 提高檔案材料的質(zhì)量

首先，我們要能夠保證材料的真實(shí)性，基層單位在接收人事檔案的時(shí)候，要采取一些措施對入職人員檔案的真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)；其次，一定要保證材料的完整性，不但要反映出工作人員的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)驗(yàn)之類的基本信息，而且還要運(yùn)用別的附加材料反應(yīng)一個(gè)人的性格特征和愛好專長，要達(dá)到通過查看人事檔案就可以大致的掌握一個(gè)人的能力情況。基層單位的領(lǐng)導(dǎo)要對人事檔案的管理工作提起足夠的重視，建立完善的規(guī)章制度，讓檔案管理人員按照要求去精細(xì)分類，并且做到及時(shí)補(bǔ)充檔案的內(nèi)容，從而提高管理人員的工作水平。

2.2 提升人事檔案管理的信息化水平

基層單位增強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備，使人事檔案管理的信息化水平得到提升。單位的領(lǐng)導(dǎo)更是要更新陳舊的思想觀念，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，經(jīng)常組織培訓(xùn)，豐富檔案管理工作人員的理論知識，提高信息化的管理技能，提高管理工作質(zhì)量。這樣不但可以節(jié)省大量的人力，還可以增加檔案的使用年限，減少了對損壞問題的擔(dān)心。在需要了解單位工作人員的詳細(xì)信息時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)搜索便可以快速得到工作人員的具體信息，及時(shí)又有效。

2.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

基層單位在進(jìn)行檔案管理人員的選擇時(shí)，要有基本的選拔要求，不但要遵守國家法律法規(guī)，有良好的道德品德，愛崗敬業(yè)，保守單位的機(jī)密材料，而且還要具備專業(yè)化的檔案管理基礎(chǔ)知識，積極開展檔案管理的工作。人事檔案的管理人員要不斷地鉆研學(xué)習(xí)專業(yè)技能，提升自身的專業(yè)素質(zhì)和管理工作的水平，改善專業(yè)性不夠的問題。另外還要定期進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)最新的政策和文件，充分了解基本的業(yè)務(wù)知識，提高管理意識和技能，順應(yīng)新形勢發(fā)展的趨勢和發(fā)展需要。

2.4 加強(qiáng)對基層單位人事檔案管理工作的督查

基層單位的上級主管的部門和檔案業(yè)務(wù)部門應(yīng)該增強(qiáng)指導(dǎo)人事檔案的管理工作，把它作為工作的重要內(nèi)容，常常去基層督查人事檔案管理工作人員的工作，結(jié)合工作的實(shí)際情況作出相應(yīng)的表揚(yáng)或是批評，對一些不足的地方要提出完善的建議，及時(shí)反饋群眾的意見及要求。檔案業(yè)務(wù)部門要和組織管理部門進(jìn)行長期合作，加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的培訓(xùn)，積極組織他們?nèi)⒂^學(xué)習(xí)先進(jìn)的基層人事檔案管理的單位，借鑒他們的方法，從而有效促進(jìn)業(yè)務(wù)管理水平的提升。

2.5 重視對人事檔案管理方法的創(chuàng)新

在現(xiàn)代人事管理的不斷改革下，陳舊的人事檔案管理模式明顯已經(jīng)有所落后，因此，我們應(yīng)該及時(shí)創(chuàng)新人事檔案的管理方法，提升基層單位人事檔案管理的工作效率。

3 新形勢下檔案管理工作現(xiàn)代化的重要性

在新形勢的大背景下，檔案管理工作的現(xiàn)代化有著非常重要的意義。一是可以有效實(shí)現(xiàn)信息的互通，促進(jìn)管理工作人員和檔案資源使用者的溝通，給檔案資料的查閱和利用提供了便利的條件。對于廣大人民群眾所遇到的多重困難及困惑，都可以進(jìn)行及時(shí)的信息交流。二是便于管理部門作出相關(guān)決策。通過參考查閱歷史資料記錄，經(jīng)過認(rèn)真的分析和探究，再結(jié)合實(shí)際的檔案管理工作情況，制定解決的方案提高決策水平，使檔案管理的各環(huán)節(jié)的工作得以順利的開展。三是可以更好的為流動人口提供服務(wù)。準(zhǔn)確把握流動人口的數(shù)量、方向等具體情況，而且還可以有效實(shí)現(xiàn)資源信息的交流和互動，建立信息交流的平臺和系統(tǒng)，避免工作中容易發(fā)生的一些疏漏，提高檔案管理的水平。

單位的檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)水平，給那些檔案資料的使用人員提供更加周到熱情的服務(wù)，增加使用人員的滿意度。創(chuàng)建完善的檔案管理服務(wù)的信息平臺和系統(tǒng)，給大家查閱檔案資料提供便利。同時(shí)，要重視對檔案資料的查閱和利用，并且進(jìn)行及時(shí)的匯編和整理。方便使用人員高效便利查閱相關(guān)的檔案資料，使檔案資料的利用價(jià)值得到最大程度的提升，以便于給檔案管理的各項(xiàng)工作的順利開展提供有效的參考和依據(jù)。

4 結(jié)束語

綜上所述：通過以上的分析發(fā)現(xiàn)我國現(xiàn)階段的基層單位人事檔案管理的工作對適應(yīng)我國的單位改革還是有很大差距的，對基層單位的人事檔案管理方式進(jìn)行改革和創(chuàng)新已經(jīng)是到了刻不容緩的地步。因此基層單位必須要重視這一項(xiàng)工作的開展，制定完善的人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案的信息化水平和管理工作人員的綜合能力，合理有效地利用人才資源，以便更好的為基層單位做好服務(wù)工作。

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