信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性及其意義淺析

邢海芬

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也隨之迅速發(fā)展，并且在社會(huì)諸多領(lǐng)域當(dāng)中得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理工作作為日常管理工作中尤為重要的一部分，工作內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)管理方法難以充分發(fā)揮檔案管理既有效能。因此，信息時(shí)代背景下，檔案管理有必要結(jié)合信息管理技術(shù)，進(jìn)行信息化檔案管理創(chuàng)新，以此有效提高檔案管理工作效率。本文闡述信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理信息化管理現(xiàn)狀進(jìn)行了更深層次的剖析，最后提出了信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的有效策略，其主要目的在于促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展；必要性

伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，社會(huì)眾多領(lǐng)域中越發(fā)注重信息技術(shù)的應(yīng)用，主要原因在于信息技術(shù)的應(yīng)用，有助于促進(jìn)工作效率的提高。信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理模式難以滿(mǎn)足新時(shí)期信息化發(fā)展的實(shí)際需求，究其原因在于檔案管理工作內(nèi)容具有繁多、雜亂等特征，直接造成檔案管理工作效率低下，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理工作既有作用。因此，在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作有必要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，以此有效提高檔案管理工作效率，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有助于規(guī)范檔案管理工作，促使檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及高效化目標(biāo)。鑒于此，本文對(duì)“信息時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性及其意義”進(jìn)行更深層次的剖析具有著極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 信息化時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性概述

信息化時(shí)代，信息管理技術(shù)更新速度快，檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)，有效改善了管理現(xiàn)狀，促使檔案管理更加規(guī)范化。因此，檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展問(wèn)題有必要納入相關(guān)人員重點(diǎn)研究課題當(dāng)中。

首先：檔案管理得以創(chuàng)新與發(fā)展，才能滿(mǎn)足信息化時(shí)代的實(shí)際需求。伴隨著時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展，信息技術(shù)更新升級(jí)不斷加快，社會(huì)信息化建設(shè)程度不斷提高，檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展顯得十分關(guān)鍵。社會(huì)信息化帶來(lái)了信息收集處理需求，主要是原因在于社會(huì)信息化發(fā)展，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，對(duì)信息收集處理提出了更高的要求[1]。具體表現(xiàn)在要求信息具有較強(qiáng)的時(shí)效性、同時(shí)需要較高的價(jià)值。針對(duì)新的信息化的需求，檔案管理工作有必要實(shí)施創(chuàng)新與發(fā)展，才能滿(mǎn)足社會(huì)信息化發(fā)展實(shí)際需求。

其次：檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展有助于促進(jìn)行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。同時(shí)行業(yè)的發(fā)展，還需要引進(jìn)大量的優(yōu)秀信息化人才。相應(yīng)的檔案信息資料不斷增多，人事檔案相關(guān)材料管理工作有必要實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，才能優(yōu)化人力資源配置，以此充分發(fā)揮人力資源的既有價(jià)值[2]。另外，注重信息人才的引進(jìn)，以此提高檔案信息的開(kāi)發(fā)度，從而有助于充分發(fā)揮檔案信息資源的既有價(jià)值。

最后：檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，有助于進(jìn)一步提高管理工作效率與質(zhì)量。就目前檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展?fàn)顩r而言，實(shí)際效果并不明顯，造成檔案管理信息化程度有待提高，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提高，影響到檔案信息資源既有價(jià)值的充分發(fā)揮[3]。因此，檔案管理有必要借助信息技術(shù)，進(jìn)一步改進(jìn)檔案管理方法與模式，以此有效提升管理工作效率。

2 檔案信息化管理現(xiàn)狀分析

2.1 缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，基礎(chǔ)設(shè)施不完善

信息化背景下，檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理要求具有著本質(zhì)性的差異，主要體現(xiàn)在檔案信息管理提出了更高的要求。因此，檔案管理工作人員除了需要必備的檔案管理專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)之外，還需要具備一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)處理能力，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。眾所周知，傳統(tǒng)的檔案保存方式，主要是紙質(zhì)形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要是依靠檔案管理人員在大量檔案中查閱所需的信息，鑒于檔案內(nèi)容眾多，造成檔案管理工作效率低下。相應(yīng)的檔案管理人員嚴(yán)重缺乏網(wǎng)絡(luò)信息處理技術(shù)能力。除此之外，部分單位對(duì)檔案管理并沒(méi)有引起高度重視，造成檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)未受到重視，相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金投入力度不夠，嚴(yán)重影響到檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善[4]。上述問(wèn)題的存在，直接影響到檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

2.2 缺乏規(guī)范的檔案管理體系

檔案管理信息化建設(shè)，主要是借助現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，并且結(jié)合數(shù)據(jù)信息類(lèi)型，進(jìn)行分類(lèi)蒸餾，以此方便后續(xù)檔案管理中的提取。檔案管理信息化建設(shè)，首要工作便是建立規(guī)范的管理體系，具體包括檔案管理軟件以及文字規(guī)范制度兩個(gè)方面的內(nèi)容。值得注意的是檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，需要結(jié)合檔案管理工作需求，以此確保檔案管理軟件的有效性。另外，檔案信息處理程序的編制，還需要滿(mǎn)足檔案管理整合信息資源的實(shí)際需求。然而實(shí)際情況是，當(dāng)下檔案管理并沒(méi)有完善的、規(guī)范的檔案管理體系，直接造成檔案信息化管理建設(shè)受到不良影響。

3 信息時(shí)代背景下，檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的有效策略分析

由上述分析可知檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。然而實(shí)際情況是，檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展受到體系、設(shè)施等因素的影響，造成檔案資源既有價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。因此，相關(guān)人員有必要借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)施檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展。

3.1 加強(qiáng)檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)

在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員除了需要必備的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)之外，還需要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力與網(wǎng)絡(luò)信息處理能力，才能靈活處理檔案信息化管理中出現(xiàn)的一些問(wèn)題，同時(shí)能夠借助自身所掌握的理論知識(shí)，解釋問(wèn)題出現(xiàn)的原因，從而有助于下次出現(xiàn)類(lèi)似問(wèn)題，快速解決問(wèn)題，進(jìn)而有助于提高檔案管理工作效率。可見(jiàn)，檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才的重要性。因此，要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，有效提高檔案管理水平，以此充分發(fā)揮檔案管理作用。只有這樣，才能讓檔案管理滿(mǎn)足社會(huì)信息化發(fā)展實(shí)際需求。

3.2 完善相關(guān)管理制度、法規(guī)

檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，是否能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，關(guān)鍵在于是否具有著一套完善的規(guī)章制度。究其原因在于一旦檔案管理工作中，出現(xiàn)了細(xì)節(jié)問(wèn)題，便可以以相關(guān)制度、法規(guī)等為依據(jù)進(jìn)行處理。因此，檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展，需要注重相關(guān)管理制度、法規(guī)的完善。值得注意的是管理制度的完善，需要結(jié)合實(shí)際情況，在綜合考慮各方面因素的情況下，制定相關(guān)管理制度。例如檔案資料遺失制度，需要建立相應(yīng)的究責(zé)制度，以此確保各項(xiàng)工作落實(shí)到人，從而有助于進(jìn)一步規(guī)范管理，切實(shí)提高管理工作效率。

3.3 更新檔案管理觀念

檔案管理作為管理工作中的一部分，主要是為決策提供具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，也是現(xiàn)代管理的重要組成部分。檔案管理一旦未受到應(yīng)有的重視，不僅僅造成檔案信息資源價(jià)值無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)，還會(huì)影響到檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，檔案管理觀念有必要?jiǎng)?chuàng)新，并且需要逐步改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)單純紙質(zhì)資料收集整理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的轉(zhuǎn)變，以此有效提高檔案管理工作效率，為科學(xué)決策提供具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息。

4 結(jié)語(yǔ)

信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足信息化需求。因此，檔案管理有必要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及高效化發(fā)展，從而有助于進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]梁婉靖.信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：89.

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[3]孟艷麗.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）：147.

[4]王愛(ài)華.信息時(shí)代背景下檔案管理的創(chuàng)新探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）：56.