加強醫(yī)院檔案管理工作的實踐策略分析

陳華

摘 要：習近平總書記在十九大報告中提出：“深化事業(yè)單位改革，強化公益屬性，推進政事分開、事企分開、管辦分離”、“統(tǒng)籌使用各類編制資源，形成科學合理的管理體制”。隨我國新醫(yī)改方案的不斷落實和深化，新時期、新形勢下，對醫(yī)院管理工作的要求更加嚴格，而醫(yī)院的檔案管理工作更是各項管理工作的重中之重。作為特殊的信息資源，檔案是醫(yī)院詳細記錄各項活動與所收治病患的詳細資料，是其進行宣傳教育與科學研究的重要資料，是醫(yī)院最寶貴的一筆財富，因此，必須不斷更新和優(yōu)化管理方式，加強醫(yī)院的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理工作；實踐策略

醫(yī)院的檔案是一種十分可靠且有效的記錄憑證，具有極高的權(quán)威性，對醫(yī)院制定工作計劃與各項管理的規(guī)章制度、革新醫(yī)療技術(shù)等工作都既有極大地指導(dǎo)和影響，既關(guān)系到醫(yī)院自身的發(fā)展，也關(guān)系到病患的切身利益。因此，為了提高醫(yī)院工作的效率，確保各種檔案的完整性與有效利用，醫(yī)院應(yīng)下大力氣創(chuàng)新管理策略，加強醫(yī)院的檔案管理工作，為醫(yī)院的發(fā)展提供有效服務(wù)。

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要作用

隨著國家大力推行對醫(yī)療機構(gòu)改革的策略，加之現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各級醫(yī)療機構(gòu)都在積極探索對本院各類檔案進行現(xiàn)代化和科技化管理的工作，以提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。這對于醫(yī)院提升自身的管理水平，促進發(fā)展具有極大的影響。其作用具體體現(xiàn)在以下兩個方面：

1.1 豐富醫(yī)院的宣傳教育材料

對醫(yī)院的各種病例檔案進行總結(jié)，能夠有效指導(dǎo)醫(yī)院宣傳部門開展各種宣傳教育活動，對本地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)證明，同時，民眾和患者通過宣傳資料更好地了解醫(yī)院的技術(shù)水平，擴大醫(yī)院的知名度。

1.2 提高醫(yī)院的綜合實力

醫(yī)院的檔案不僅包括病歷檔案，還包含著醫(yī)院的發(fā)展歷程、運營情況和醫(yī)療水平等方面的資料，在根據(jù)國家政策推行改革和發(fā)展的過程中，能夠依據(jù)這些檔案資料有針對性地開展工作，進行查漏補缺，從而從整體與細節(jié)方面不斷提升醫(yī)院的醫(yī)療水平，提高其綜合實力。

2 加強醫(yī)院檔案管理工作的實踐策略

2.1 加強醫(yī)院檔案室環(huán)境和設(shè)備建設(shè)

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)加強醫(yī)院檔案室的硬件建設(shè)，除了必須配備的滅火器、防磁柜、空調(diào)、加濕機和溫度計、濕度計之外，還要增添一些必須的現(xiàn)代信息化設(shè)備，比如計算機、復(fù)印機、掃描儀、刻錄機等。隨著現(xiàn)代人生活水平的提升，對個人健康日益看重，加之都市生活的快節(jié)奏，生活的壓力與日俱增以及食品安全的問題，致使現(xiàn)在的醫(yī)療機構(gòu)醫(yī)療業(yè)務(wù)繁忙，每年都有大量的病歷檔案和影像資料需要保管，如果仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，一方面會浪費大量的人力物力，另一方面也會占據(jù)過多的房屋空間。而利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將這些檔案資料存儲到電腦硬盤之中，或者將其刻錄成光盤保存，不但方便醫(yī)生和病人的調(diào)閱，更會節(jié)省醫(yī)院的人力資源與存儲空間。所以，現(xiàn)在的醫(yī)療機構(gòu)要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理方面的優(yōu)勢，加強建設(shè)本院的電子檔案，以便于病患在出院報銷費用時能夠快速調(diào)閱、打印病歷檔案，醫(yī)生在對病人會診時也能迅速查找相應(yīng)的診療方案，提升醫(yī)院的業(yè)務(wù)能力。

但醫(yī)院在建設(shè)電子檔案時，要強化網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，對不同的檔案設(shè)置不同的調(diào)閱權(quán)限，并設(shè)置成不允許擅自修改的權(quán)限，針對醫(yī)院比較重要和機密的檔案仍以紙質(zhì)檔案保存或單獨刻成光盤，不能存放在電腦里，以避免電腦黑客竊取或損毀檔案?？傊鶕?jù)檔案資料的類型，選擇合適的保存方式，在采用現(xiàn)代信息技術(shù)保存的同時，也要保留紙質(zhì)檔案的管理模式，將二者有機結(jié)合，強化醫(yī)院的檔案管理工作。

2.2 改進檔案管理制度

過于很多醫(yī)院的檔案資料在醫(yī)生和病患借閱或交接的時候，總會發(fā)生諸如丟失或損毀的情況，而且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面也是具有很多的問題，比如怕熱失火，怕潮受損，怕蟲害侵蛀，等等，采用了現(xiàn)代信息技術(shù)加強電子檔案建設(shè)之后，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)時代的發(fā)展了，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層在推進醫(yī)療改革時，首先要優(yōu)化和改進原有的檔案管理制度，針對當前的檔案管理模式制定針對、有效、完整的管理制度，加強推進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化和科技化。在新制定的管理制度之中，應(yīng)明確檔案的歸檔范圍和利用范圍和各級醫(yī)療人員的調(diào)閱權(quán)限、借閱手續(xù)與時間限制，指定科學的檔案保存管理方法，對檔案的保管期限做出明確的規(guī)定，同時還要制定相應(yīng)的懲獎措施，針對違反管理制度規(guī)定的人員，要依規(guī)定進行處罰。此外，還要確定由檔案管理室統(tǒng)一整理各科室與各部門的各種檔案資料，進行統(tǒng)一管理和保存，便于醫(yī)院對檔案管理人員的工作考核與醫(yī)院其他科室在醫(yī)療業(yè)務(wù)方面的考核與評價，從而促使醫(yī)院健康有序地發(fā)展。

2.3 加強檔案室與其他科室的溝通協(xié)作

醫(yī)院的檔案管理工作不僅涉及到病患案例檔案，還包含著醫(yī)院的各項會議、活動以及其他各科室與部門人員的檔案資料和其他的工作資料，尤其是將各科室與各部門的各種檔案資料全部交給檔案室統(tǒng)一管理之后，僅靠檔案室成員獨立奮戰(zhàn)，很難提升其工作的質(zhì)量和效率，因此，檔案管理人員應(yīng)加強與醫(yī)院其他科室、部門的溝通和聯(lián)系，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立起全院的互動連接體系，加強彼此之間的協(xié)作配合。以便于檔案室對各科室與各部門的各項信息資料進行整理和建檔歸檔；同時也能方便醫(yī)生在遇到異常問題時能夠及時有效地利用辦公室的電腦進行查閱相關(guān)資料。

2.4 加強檔案管理人員的培訓(xùn)

隨著醫(yī)院對電子檔案管理模式的運用，應(yīng)及時加強對本院檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其迅速適應(yīng)現(xiàn)代化、科技化的檔案管理工作。培訓(xùn)工作可以從以下幾個方面展開：

第一，加強思想政治培訓(xùn)。醫(yī)院的檔案管理工作在醫(yī)院的管理工作中占據(jù)重要地位，更是醫(yī)院對患者進行服務(wù)的重要窗口，因此，檔案管理人員必須要具有愛崗敬業(yè)的精神和認真嚴謹?shù)膽B(tài)度，才能更好地服務(wù)患者，提升醫(yī)院的檔案管理水平。為此，醫(yī)院必須開展形式多樣的思想政治培訓(xùn)活動，讓其從根本上提高覺悟，將愛黨、愛院、愛工作的熱情落實到實際行動之中，真正做到敬崗愛業(yè)，認真做好每一份檔案的調(diào)閱和歸檔，將這一平凡的工作作出不平凡的成績，提升醫(yī)院檔案管理工作的服務(wù)水平。

第二，加強專業(yè)知識與技能培訓(xùn)。檔案管理人員專業(yè)知識與技能是指他們對檔案的收集、整理、審核、分類與存檔等業(yè)務(wù)。這些內(nèi)容對檔案的管理工作十分重要，因此醫(yī)院必須予以重視，通過開展各類培訓(xùn)活動或以學術(shù)交流的形式對其進行培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)知識與技能水平。

第三，加強現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在諸多方面體現(xiàn)了其優(yōu)越性，在醫(yī)院的檔案管理中發(fā)揮著越來越大的作用。因此，醫(yī)院還建設(shè)電子檔案的同時，還要加強對管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，提升他們的電子信息使用技能，增強醫(yī)院對檔案的多元化管理，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和科技化。

3 總結(jié)

醫(yī)院的檔案管理工作是一項十分重要且繁雜的工作，在當前信息化時代，醫(yī)院要加強對檔案管理工作重要性的認識，使其緊跟時代步伐，做到系統(tǒng)性、有效性與全面性，提升醫(yī)院的管理工作，促進醫(yī)院健康有序地發(fā)展。為此，醫(yī)院必須從加強醫(yī)院檔案室環(huán)境和設(shè)備建設(shè)、優(yōu)化和改進檔案管理制度、加強檔案室與其他科室的溝通協(xié)作以及加強檔案管理人員的培訓(xùn)工作四個方面來加強醫(yī)院的檔案管理工作，促使醫(yī)院健康有序的發(fā)展。

參考文獻

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