當前高校辦公自動化過程中存在的問題及建議

摘 要：隨著網(wǎng)絡時代的不斷發(fā)展，辦公自動化已經(jīng)迅速走上前臺。當前，自動化已廣泛應用于日常文件處理等多項辦公領域并取得了積極效果。高校辦公室作為高校服務師生、聯(lián)通上午的重要環(huán)節(jié)，對于辦公自動化的需求也日益強烈。然而由于種種原因，當前多數(shù)高校辦公室辦公自動化整體推動緩慢。本文正是基于此問題，希望通過對高校辦公室辦公自動化推進過程中存在問題的剖析，為高校辦公自動化的發(fā)展建言獻策，從而對高校辦公自動化的發(fā)展發(fā)揮積極作用。

關鍵詞：辦公自動化；高校；必要性；問題；建議

隨著信息技術的不斷發(fā)展，計算機在各個行業(yè)都取得了廣泛的應用。尤其在辦公領域，基于網(wǎng)絡信息化的極速發(fā)展，社會整體辦公自動化水平迅速提高，辦公信息交換速度呈幾何級增長，給我們的工作帶來了極大的便捷。作為社會整體的重要組成部分之一，高校以其教書育人的承繼性和科學研究的開拓性為社會發(fā)展提供了強大的動力。以下，筆者將以辦公室為例，從辦公室辦公自動化的必要性、現(xiàn)階段存在的問題以及建議等三方面對高校辦公自動化的發(fā)展做出剖析。

一、高校辦公室辦公自動化的必要性

高校辦公自動化水平的提升，既契合了當前時代發(fā)展的要求，也是高校作為教學科研高地自身的需要。下面，筆者將從三方面對辦公室實現(xiàn)辦公自動化的必要性作出分析。

（一）適應時代發(fā)展的需要

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，信息交換水平不斷提升，快速準確已成為時代的標簽。為適應時代變化，加強與國際、國內高校及其他行業(yè)的交流互通，辦公室必須努力提升自身的辦公自動化水平，通過自身的發(fā)展發(fā)揮帶動作用，促進學校整體水平的提升。

（二）提升辦公室工作效率的需要

一直以來，辦公室作為窗口單位，承擔了較為繁雜的工作，包括文件的起草與收發(fā)、會議安排、對外交流與接待、信訪核查與處理等多項內容。辦公自動化水平的提升對于提高辦公室工作效率，尤其是文件處理、歸檔等的工作效率大有裨益。

（三）做好參謀服務工作的需要

辦公室工作的一項重要內容便是為領導提供參謀服務。隨著信息化的發(fā)展，信息的傳播與分享功能日益強大，辦公室提升自動化水平，為工作人員收集更多有用材料提供了可能，為替領導提供科學化的參謀服務奠定了基礎。

二、當前辦公自動化過程中存在的問題

當前辦公自動化的發(fā)展與網(wǎng)絡信息化的進步同頻共振，前者在一定程度上也反映了后者的發(fā)展水平。但是在當前高校辦公自動化發(fā)展過程中，還是存在一些問題，制約了辦公自動化的進一步升級。總結起來，主要體現(xiàn)在以下四方面：

（1）部分辦公人員意識薄弱。盡管高校工作人員總體知識水平較高，但是由于長久以來傳統(tǒng)辦公模式的影響，部分高校工作人員推進辦公自動化意識薄弱，這在一定程度上阻礙了高校辦公自動化水平的提升。

（2）軟硬件發(fā)展不平衡問題。部分高校在推動辦公自動化過程中，由于過于注重硬件設備的升級改造，對軟件應用方面建設關注度較低，導致整體應用體驗較差，對推動辦公自動化產(chǎn)生不良影響。

（3）信息的安全性問題。辦公自動化依托于網(wǎng)絡及信息化技術的發(fā)展，它在帶給我們便利的同時，也給信息的安全性帶來了極大考驗。例如，隨著電子文檔的興起，越來越多的文件以電子形式留存，而如何保證文件的安全性和保密性是我們日常工作中面臨的挑戰(zhàn)。

（4）過渡階段的矛盾性問題。隨著辦公自動化的不斷推進，傳統(tǒng)的辦公模式轉向自動化模式已是大勢所趨。如何實現(xiàn)過渡階段效率和準確性的統(tǒng)一，也是目前高校辦公自動化過程中的面臨的一大問題。例如：傳統(tǒng)上來說，紙質文件以領導書面批示及用章作為生效的標準，隨著辦公自動化的推進，如何做好電子簽章及紙質簽字同等效力問題成為擺在我們面前的難題。

三、當前高校辦公自動化發(fā)展的建議

發(fā)展必然會帶來問題，而問題的解決則能推動發(fā)展邁上更高層次。針對高校辦公自動化中存在的幾類問題，筆者認為應當從以下三方面入手對癥下藥，推動高校辦公自動化水平的提升。

（1）增強辦公人員綜合素質。推進辦公自動化，首先要幫助辦公人員樹立緊迫意識并加強培訓，錘煉其技能。意識即自覺，只有辦公人員真正樹立了辦公自動化意識，掌握了辦公自動化的基本技能，高校辦公自動化的推進才能真正落到實處。

（2）建章立制，建立全面系統(tǒng)的規(guī)章制度。高校應對辦公自動化過程中存在的風險進行評估，并以實實在在的制度規(guī)范工作人員的行為，讓他們有章可循，盡可能降低辦公自動化過程中出現(xiàn)失誤和疏漏的可能性，保證信息的安全性。同時也要將規(guī)章制度切實落實，對造成損失和泄密的行為要依規(guī)依制懲處。

（3）成立專門機構，統(tǒng)一協(xié)調，制定工作進度和階段目標，逐步推進辦公自動化的發(fā)展。針對辦公自動化的全局性及長期性特點，高校應當成立專門機構協(xié)調推進此項工作，應當制定切實可行的方案，扎實推進，逐步實施，以踏石留印、抓鐵有痕的精神保障高校辦公自動化的發(fā)展。

高校辦公自動化是一項龐大的工程，內容涉及高校工作的方方面面，牽一發(fā)而動全身，只有周密規(guī)劃、逐步推進、扎實落實，才能真正獲得成效。

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作者簡介：潘佳佳（1988—），男，漢族，教育碩士，現(xiàn)任河北醫(yī)科大學校長辦公室科員，主要研究方向：學科教學。