基于數(shù)據(jù)化背景探析高校行政管理中存在的問題及應(yīng)對策略

余雪芹

摘 要：信息化作為數(shù)據(jù)化進(jìn)程中最重要的一環(huán)。通過探究發(fā)現(xiàn)在與之相互融合的過程中，高校行政管理存在著信息資源共享范圍覆蓋率較低、共享化進(jìn)程緩慢、相關(guān)人員的信息管理意識(shí)薄弱、缺乏規(guī)范化管理機(jī)制等問題。本文通過建立網(wǎng)絡(luò)共享中心，深化高校整體層面上的數(shù)據(jù)化信息管理理念，完善數(shù)據(jù)化信息管理體系等舉措來緩解其中存在的明顯問題，以保證數(shù)據(jù)信息化在高校行政管理中的平穩(wěn)運(yùn)行。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)化；高校行政管理；問題

在電子信息科技日益加速的時(shí)代，高校機(jī)構(gòu)若不能跟上其步伐，合理利用其優(yōu)勢衍生物，只能造成止步不前的滯后局面，嚴(yán)重的話還可能影響高校機(jī)構(gòu)的未來發(fā)展。高校的行政管理是高等院校機(jī)構(gòu)的重要組成部分，在數(shù)據(jù)化新時(shí)代的背景下，高校行政管理也必然要順其發(fā)展規(guī)律。通過加快在此方面的實(shí)踐和探究工作，發(fā)現(xiàn)其中不相契合的部分，進(jìn)而針對性的制定合理方案以解決高校行政管理在運(yùn)用數(shù)據(jù)化信息環(huán)節(jié)中的不足，使其在具有挑戰(zhàn)的社會(huì)新環(huán)境下也能獲得穩(wěn)固的發(fā)展。

1 高校行政管理的數(shù)據(jù)化

隨著大時(shí)代的層層變遷，高校無疑成了一個(gè)備受矚目的教育機(jī)構(gòu)。而面對越漸加大的信息量和需求量，數(shù)據(jù)化信息技術(shù)恰好能夠幫助高校機(jī)構(gòu)緩解此類問題。但若不能結(jié)合當(dāng)下發(fā)展新趨勢，加快實(shí)現(xiàn)高校行政管理工作向數(shù)據(jù)化信息方式的逐步革新，將會(huì)大大降低行政管理工作效率。在給行政管理人員帶來不必要的工作壓力時(shí)，也制約了高校機(jī)構(gòu)的發(fā)展空間[1]。所以高校機(jī)構(gòu)開始利用數(shù)據(jù)化產(chǎn)品和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過數(shù)據(jù)模板將高校行政管理過程中重復(fù)性較高的簡單操作進(jìn)行更加規(guī)范化和程序化的設(shè)計(jì)，并對行政管理數(shù)據(jù)化信息進(jìn)行多方位共享。優(yōu)化行政管理部門職能和提升高校各部門間的配合程度，從源頭上解決了行政管理人員的辦公效率，促使高校機(jī)構(gòu)對人力資源進(jìn)一步的合理配置，推動(dòng)高校機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 在實(shí)踐中存在的問題

2.1 共享范圍覆蓋率較低，共享化進(jìn)程緩慢

在許多高校機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)信息運(yùn)用上，通常沒有建立廣泛的信息共享化體系。由于高校網(wǎng)絡(luò)共享體系的缺失或局部化建立，且在高校機(jī)構(gòu)部門間職責(zé)的明確劃分下，各部門在工作內(nèi)容上幾乎沒有得到交流。日常將其部門負(fù)責(zé)的數(shù)據(jù)化信息只存儲(chǔ)在該部門的軟件設(shè)備上，造成了“信息孤島”的情況發(fā)生[2]。但是在高校機(jī)構(gòu)的整體層面上，有時(shí)又需要各個(gè)部門之間工作的相互協(xié)調(diào)和配合，需要數(shù)據(jù)化信息的多方位交流和共享。特別是針對高校行政管理工作而言，對比高校教務(wù)工作和高校后勤工作，在數(shù)據(jù)化信息交流的需求程度上更為明顯。

2.2 數(shù)據(jù)化信息管理意識(shí)較弱

在高校機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)層面，忽視了數(shù)據(jù)化信息在行政管理中的基礎(chǔ)作用，沒有切實(shí)關(guān)注和監(jiān)督高校行政管理工作的日常進(jìn)程。在高校機(jī)構(gòu)的行政管理人員層面，他們的職能不僅是行使管理權(quán)力，更多的是為高校群體提供更好的服務(wù)工作。但是大多數(shù)的高校行政管理人員在對數(shù)據(jù)化信息的管理中缺乏服務(wù)意識(shí)，在完成數(shù)據(jù)化信息的工作上沒有按照相應(yīng)的制度執(zhí)行，經(jīng)常出現(xiàn)信息處理隨意性較高的情況。在高校的其他工作者層面，沒有正確樹立高校工作全局觀念，將自身排除在數(shù)據(jù)化信息管理工作之外，缺乏參與感和配合度，不利于高校數(shù)據(jù)化信息管理的實(shí)行。

2.3 數(shù)據(jù)化信息管理體系不完善

數(shù)據(jù)化信息管理體系是制度、設(shè)備支持和人力資源配置三方構(gòu)建的。首先，高校機(jī)構(gòu)沒有建立一個(gè)系統(tǒng)化、規(guī)范化的高校信息管理制度，沒有制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)化信息處理流程，造成高校行政管理人員對數(shù)據(jù)化信息的處理無章可循，無所適從。其次，在得以支撐數(shù)據(jù)化信息管理的設(shè)備支持上，軟件與硬件設(shè)備不夠完善，出現(xiàn)硬件設(shè)備陳舊，軟件設(shè)備沒有及時(shí)更新的情況，嚴(yán)重影響了日常數(shù)據(jù)化信息處理的效率[3]。最后，高校機(jī)構(gòu)沒有制定數(shù)據(jù)化信息在行政管理部門的崗位劃分和職能細(xì)分，也沒有明確的方案調(diào)動(dòng)高校其他有關(guān)部門的協(xié)調(diào)，極易造成數(shù)據(jù)化信息處理工作的混亂。

3 應(yīng)對策略

3.1 建立網(wǎng)絡(luò)共享中心

高校機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大力度積極建成校園網(wǎng)絡(luò)共享中心，并拓寬其共享范圍，讓單獨(dú)封閉存在的數(shù)據(jù)化信息從“孤島”中走出。高校機(jī)構(gòu)的各個(gè)部門將數(shù)據(jù)化信息集中輸出和存儲(chǔ)在同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)共享中心上，通過登陸權(quán)限的授予，讓有需求的教務(wù)工作者、學(xué)生或其他工作人員能夠進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)共享中心平臺(tái)，以更加便捷的方式獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)化信息。只有這樣才能徹底擺脫以往復(fù)雜冗長的數(shù)據(jù)化信息索取方式，避免部門間的無效溝通，提高了行政管理基礎(chǔ)職能的辦公效率，也對信息獲取的及時(shí)性和完整性上有很大程度的優(yōu)化。

3.2 提高數(shù)據(jù)化管理意識(shí)

通過向高校領(lǐng)導(dǎo)普及數(shù)據(jù)化信息發(fā)展的必然性和對行政管理工作的必要性，加深其對數(shù)據(jù)化信息管理意識(shí)的重視程度。使得領(lǐng)導(dǎo)階層能夠加大關(guān)注力度和發(fā)揮必要的監(jiān)督職能，將高校數(shù)據(jù)信息化的行政管理工作盡快提上日程。同時(shí)在針對高校行政管理人員上，應(yīng)該盡快轉(zhuǎn)變其對數(shù)據(jù)化信息管理工作的陳舊思想，更多的踐行其服務(wù)職能，提高工作質(zhì)量。在對數(shù)據(jù)化信息的收集、匯總、存儲(chǔ)和提取工作上都應(yīng)按照更為規(guī)范化的制度執(zhí)行，即使面對歷史數(shù)據(jù)化信息也不能隨意的刪改和銷毀，在保護(hù)其數(shù)據(jù)的完整性上要提高相應(yīng)的重視程度。而對于其他高校部門，應(yīng)當(dāng)調(diào)動(dòng)其積極性，培養(yǎng)其協(xié)調(diào)能力，提高其參與度，推動(dòng)高校數(shù)據(jù)化信息管理的全員化發(fā)展。只有在高校機(jī)構(gòu)整體層面上提高思維意識(shí)，才能發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，最大化的提升行政管理工作在數(shù)據(jù)化信息時(shí)代中的合理運(yùn)行。

3.3 完善數(shù)據(jù)化信息管理體系

首先、高校機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)以更為科學(xué)化、程式化的規(guī)章制度來約束數(shù)據(jù)化信息在行政管理工作中的實(shí)施，并且將其有效的落實(shí)到每個(gè)高校部門，以保證數(shù)據(jù)化信息在行政管理工作中被合理規(guī)范應(yīng)用。其次，在電子基礎(chǔ)設(shè)施條件上，對軟件設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新工作，對硬件設(shè)備應(yīng)進(jìn)行定期的檢查工作，以提高電子基礎(chǔ)設(shè)施的穩(wěn)定性。同時(shí)增強(qiáng)設(shè)備使用人員對計(jì)算機(jī)軟硬件的基礎(chǔ)認(rèn)識(shí)和操作，培養(yǎng)合理備份數(shù)據(jù)化信息的習(xí)慣，以避免出現(xiàn)影響其使用性能的同時(shí)造成數(shù)據(jù)化信息的缺失。最后，高校機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加快行政管理工作團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建，通過人力資源的合理配置，以精簡的崗位結(jié)構(gòu)來調(diào)配，避免行政管理部門的人力資源出現(xiàn)過分富余或嚴(yán)重缺失的情況發(fā)生[4]。通過細(xì)分職能，合理分工，避免工作內(nèi)容發(fā)生重疊和混淆，以降低其工作效率。同時(shí)通過業(yè)績考核制度這一框架，加深數(shù)據(jù)化信息管理人員的崗位責(zé)任感，端正其工作態(tài)度，為踐行數(shù)據(jù)化信息管理打下結(jié)實(shí)基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語

在這個(gè)數(shù)字化時(shí)代下，信息載體的不斷發(fā)展給我們帶來了很多益處，但隨著信息量快速膨脹的同時(shí)也加重了其崗位工作者的負(fù)擔(dān)。所以在跟從時(shí)代發(fā)展新趨勢，結(jié)合高新技術(shù)產(chǎn)品的同時(shí)，也要細(xì)心觀察其二者的磨合程度。高校機(jī)構(gòu)與時(shí)代的完美接軌并非是水到渠成的事情，我們應(yīng)當(dāng)從多方位視角去深入了解數(shù)據(jù)化信息和高校行政管理的銜接。利用科學(xué)化，體系化的制度來保證這項(xiàng)任務(wù)的出色完成。

參考文獻(xiàn)

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[4]湯少媚.應(yīng)用性人才培養(yǎng)背景下高校行政管理的新思路[J].中國管理信息化，2017（20）：227-228.