檔案信息化建設與工程檔案管理

翟波英

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，信息化技術也注入到工程檔案管理領域，為工程檔案管理增添了新的管理理念和技術。如：計算機網(wǎng)絡技術、多媒體通信技術等，這些全新的管理方法推動了工程檔案管理的電子化、信息化建設進程，將“互聯(lián)網(wǎng)”的理念植入到工程檔案管理領域之中，可以極大地突顯出工程檔案的管理價值和效率，較好地抑制工程領域內(nèi)存在的腐敗現(xiàn)象，從而更好地提升工程檔案的管理水平。

關鍵詞：檔案信息化；檔案管理；重要性；優(yōu)化措施

1 檔案信息化建設的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面 ： 一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化 ； 二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 檔案數(shù)字化建設與項目檔案管理的關鍵性

2.1 工程檔案數(shù)字化管理

有助于提升項目檔案管理質(zhì)量。當前，國家在項目檔案管理上依舊存在許多問題，較為明顯的就是管理能力不夠。將數(shù)字化技術推行使用于項目檔案管理，借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云存儲等科技不斷提升總體性能，令工程檔案管理邁向更為科學化、標準化、制度化的道路，把工程檔案予以數(shù)字化處理不但有助于保存項目信息與數(shù)據(jù)，同時，還有助于對工程信息及資料加以開發(fā)與使用，拓寬項目檔案管理范圍。

2.2 工程檔案數(shù)字化管理

有助于促進項目檔案信息共享。因為國內(nèi)工程檔案數(shù)字化總體水平比較落后，所以工程檔案信息建立、共享、共用尚未形成科學的運行制度。因此，加強項目檔案數(shù)字化管理，尤其是經(jīng)過開發(fā)全國統(tǒng)一的項目檔案數(shù)字化管理軟件，可以令工程檔案信息更充滿“開放性”，讓項目檔案的利用率與使用效益得到明顯提高，尤其是經(jīng)過對全國各級各種項目檔案進行整理，可以轉(zhuǎn)變以往的“紙質(zhì)化”管理在檢索、整理、研究、服務等層面的限制瓶頸，令項目檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮出最大化功能。

2.3 工程檔案數(shù)字化管理有助于促進建設項目事業(yè)發(fā)展

工程檔案屬于我國建設項目事業(yè)各種資源的綜合體，除紙質(zhì)資源外，還有許多圖像、音頻、視頻資源，一定要大力加強項目檔案數(shù)字化管理，否則項目檔案管理將會受到限制。尤其是可以對我國各種項目檔案信息進行有效保存與處理，可以對我國建設項目發(fā)展狀況、技術狀況以及工藝狀況等展開深入分析與研究，為今后我國工程事業(yè)的長遠發(fā)展提供有利條件。

3 工程檔案管理存在的問題

3.1 工程檔案管理意識不強

項目主管領導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，對《檔案法》知之甚少，加上基建工程隊伍流動性大、人員不穩(wěn)定，檔案管理職責沒有落實到具體人員 ， 工程各參建部門缺乏相互溝通、各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清。

3.2 管理力量薄弱，設施不齊全

許多單位沒有設立基建檔案管理部門，基建檔案管理制度不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專、兼職檔案人員和專門的檔案工作場所，工程資料不能及時完好地整理歸檔，檔案質(zhì)量安全得不到保障，容易造成對全局性和局部性情況掌握不實、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無從下手等問題，完全不能達到社會多元化的要求。

3.3 不能適應信息化建設的需要

信息化管理要求對包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲。目前工程檔案管理仍停留在對本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能適應信息化及工程建設快速發(fā)展的需要，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。

4 促進檔案信息化建設的幾點建議

4.1 增強對檔案重要性的認識

樹立全局意識，相關領導和各職能部門要高度重視、積極配合，通過檔案利用實例，突出檔案管理的重要性，充分調(diào)動檔案人員工作的積極性和責任感，使廣大基建工程參與者及檔案資料利用者逐步認識到檔案和檔案工作的重要性。

4.2 健全基建檔案規(guī)章制度

根據(jù)工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構、配備專職檔案人員，并做好培訓、宣傳工作，明確各自管理職責、權限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。

4.3 提高檔案信息化管理水平

加強基礎設施建設。對紙質(zhì)檔案、照片、各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲。提高檔案管理工作者的業(yè)務素質(zhì)。建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質(zhì)和能力。采用先進的技術防護手段。建立一套有效的信息加密技術，安裝防病毒軟件和防火墻。注重質(zhì)量 ， 突出特色。首先應該提高檔案信息化建設的質(zhì)量，完善信息化系統(tǒng)中傳輸平臺、采集平臺、存貯平臺、應用平臺等子系統(tǒng)的功能 ； 其次要突出特色 ， 根據(jù)不同情況制定適合自身的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略。

4.4 營造良好的電子檔案存放環(huán)境

4.4.1 保證電子檔案的原始性。電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區(qū)別，一旦被刪改、復制或誤改，內(nèi)容很難被識別。

4.4.2 保證電子檔案載體的物理安全。通常情況下電子檔案存儲在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須營造一個適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。適當?shù)臏貪穸瓤梢员苊怆娮訖n案載體膨脹變形、變脆老化。電子檔案存放的載體應直立排放、避光、防塵、防變形，同時遠離強磁場和有害氣體。

4.4.3 對電子檔案載體定期進行有效地檢測與維護。應定期檢測保存的電子檔案載體，電子檔案載體受到環(huán)境的不良影響，及時處理存在的問題，保證電子檔案的安全性。

4.4.4 做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件的可變性特點，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實做好以下兩個方面的備份 ： 一方面要建立多套備份 ， 一式兩份或一式三份 ， 并分開保管 ， 以免電子檔案載體意外損壞 ； 另一方面針對電子檔案載體壽命短的特點 ， 最好每隔 3 年進行一次保護性復制。

5 結(jié)束語

綜上所述，加強檔案的數(shù)字化管理，加大數(shù)字化技術的利用，可以促進檔案信息的有效管理及資源的整合應用，如此就促使數(shù)據(jù)信息獲得更為穩(wěn)定的存儲，而且還有較大的應用價值。這對推動單位的發(fā)展及市場經(jīng)濟利益的增長、提升檔案數(shù)據(jù)信息的搜索查找效率、加大檔案信息使用率均有非常重要的作用。此外，管理工作應保證與時俱進，隨著時代的發(fā)展，技術也將進一步改進，適應時代的發(fā)展，這樣方可得到最佳效果。

參考文獻

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