高校實驗室檔案管理問題與對策探究

徐紅偉

摘 要：在高校實驗室建設(shè)工作中，如何對實驗室檔案進行高效化管理的建設(shè)一直是廣大教育工作者關(guān)注的重中之重，也是急需我們認真思考的一個重要課題，這項工作在實驗室管理方面占據(jù)著至關(guān)重要的地位，在這樣的情況下，對實驗室的檔案進行有針對性的建設(shè)就成為了實驗室實現(xiàn)現(xiàn)代化的一個必然舉措和步驟，本文基于作者的工作實踐經(jīng)驗，就檔案管理在實驗室管理過程中的價值和地位做出了系統(tǒng)的分析和思考，希望能夠給廣大的同行帶來必要的幫助，以促進我國實驗室改革進程不斷的加快。

關(guān)鍵詞：實驗室；檔案；思考；實踐

在對實驗室進行管理的過程中，對檔案進行管理占據(jù)了很大一部分的比例，實驗室檔案因其自身的重要性和地位，在任何的實驗室都體現(xiàn)了該實驗室管理水平，所以，對于實驗室的發(fā)展非常重要，基于這樣的原因，我們有必要探討如何對實驗室檔案進行信息化的管理，讓其發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1 實驗室檔案的定義

實驗室檔案在高校的實驗室管理中占據(jù)著十分關(guān)鍵的地位，它們能夠?qū)Ω咝５母黜椏蒲谐晒M行完善的綜合和保存，為后續(xù)的研究提供資料，從高校實驗室檔案的記錄形式可以把它們劃分為三種，分別是文字檔案、聲像檔案以及圖像檔案，通過對于這些檔案才有科學(xué)的手段進行保存，對于提高高校的學(xué)術(shù)水平和科研能力具有十分重要的現(xiàn)實意義，需要相關(guān)的檔案管理人員進行有效的思考。與其他類型的檔案不同，高校實驗室檔案的內(nèi)容十分的廣泛，具體包括以下幾種類型，第一，高校實驗室中的一些檔案涉及的是實驗室相關(guān)的規(guī)章和制度，具體來說就是人們在實驗室進行試驗的時候所應(yīng)該遵守的規(guī)則[1]，第二，一些實驗室檔案還記錄著對相關(guān)工作人員的出勤考核和工作績效，這些文件對于實驗室的日常管理非常關(guān)鍵。第三，實驗室檔案中還涵蓋著一些對各類試驗的實驗現(xiàn)象和結(jié)果的科學(xué)總結(jié)，通過查閱這些文件，能夠為科研的順利開展和進行提供動力和基礎(chǔ)，關(guān)系著高校未來的學(xué)術(shù)水平的發(fā)展，因此必須對這些文件加以保護。

2 實驗室檔案的重要性

實驗室檔案管理的重要性可以在以下幾個方面得到體現(xiàn)：第一，實驗室檔案之中包含著一些科學(xué)實驗的現(xiàn)象以及結(jié)果，還有一些對于實驗過程中出現(xiàn)的問題的反思和總結(jié)，通過查閱這些記錄，能夠為以后進行科學(xué)實驗提供幫助和指導(dǎo)，因此具有十分重要的意義，對這些文件的保存和管理水平如何，在某種程度上體現(xiàn)著實驗室建設(shè)水的平[2]。第二，實驗室檔案能夠給后人學(xué)習(xí)提供經(jīng)驗，是學(xué)校的寶貴資源，在這些實驗室文件之中，有許多前任智慧的結(jié)晶，后人可以通過對這些結(jié)果進行學(xué)習(xí)，來找到實驗失敗的原因，通過對其進行分析，來提升科學(xué)實驗成功的幾率，由此可以看出，實驗室檔案是后人進行科研工作的一個重要補充，能夠顯著的提升高校的學(xué)術(shù)能力和科研水平。

3 實驗室檔案管理不足之處研究

伴隨著我國對于教育事業(yè)的重視程度不斷的加深，社會對于學(xué)生的綜合素質(zhì)的要求越來越高，學(xué)生們不僅要具有良好的思維能力，還需要具備一定的操作實踐能力，此外，現(xiàn)代社會還要求人們能夠具有良好的團隊精神，由此可以看出，教育水平的不斷發(fā)展已經(jīng)給高校的實驗室提出了更高的要求和期待，由此，實驗室的檔案管理工作也就出現(xiàn)了一些問題和不足，主要包括高素質(zhì)人才的不斷缺失以及檔案的開發(fā)不充分，這些問題嚴重的阻礙了我國高校實驗室的發(fā)展，需要我們不斷的加強認識，對這些問題進行解決。

3.1 涉及范圍廣

由于高校實驗室的主要工作任務(wù)就是對以往的實驗結(jié)果進行總結(jié)，因此，高校實驗室的檔案一方面覆蓋的范圍非常廣，給管理人員的管理工作帶來了很大的困難，另一方面也對高校實驗室的建設(shè)增添了許多不利情況，基于上述的原因，高校的檔案管理人員必須要對檔案的管理工作引起足夠的重視，采取各項有針對性的措施，來保證高校實驗室檔案管理工作能夠井然有序的進行下去。

3.2 缺乏高素質(zhì)的檔案工作人員

高校實驗室檔案管理工作只有具備高水平的專業(yè)化人才，才能保障管理的質(zhì)量，如果檔案管理人員的能力不到位，就會給檔案管理工作的下一步順利開展帶來很大的負面效應(yīng)，不僅僅會給實驗室的建設(shè)帶來麻煩，還會給高效的管理工作帶來諸多不便[3]，現(xiàn)如今的階段，一些高效的管理人員水平明顯不足，這就使得高校檔案的管理工作效率低下，此外，更為嚴重的是還有一些高校出現(xiàn)了檔案丟失的嚴重情況，對高校的科研成果造成了巨大的損失。校領(lǐng)導(dǎo)及主管實驗室的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對實驗室檔案建設(shè)重要性的認識，學(xué)校一般傾向抓可以直接顯示成果的教學(xué)科研，對學(xué)校實驗室檔案管理往往處于邊緣地位，對實驗室建檔工作支持不夠。

實驗室工作人員建檔意識淡薄，平時不注意資料的收集、整理和歸類，往往記錄不全或者零亂，隨便用傳統(tǒng)的方式進行記錄，建檔不規(guī)范，導(dǎo)致有價值的資料流失而不能及時服務(wù)于實驗教學(xué)。

3.3 檔案的開發(fā)利用不充分

高效實驗室檔案管理過程中，應(yīng)該注重服務(wù)與發(fā)展相互結(jié)合，這不僅是高校實驗室的開端，也是高校實驗室發(fā)展的最終目的，伴隨著時代的不斷完善和發(fā)展，外部條件也發(fā)生了相應(yīng)的變化，這就使得顯性數(shù)據(jù)的參考意義同以前相比，已經(jīng)逐漸的衰弱，但是最為重要的是實驗室檔案對比數(shù)據(jù)珍貴的工作經(jīng)驗和智慧的開發(fā)利用不充分[4]。

3.4 實驗室檔案建設(shè)制度不健全

實驗室管理制度的不健全，使實驗室檔案管理工作無章可循，同時年終目標(biāo)考核沒有對實驗檔案評價的內(nèi)容。

3.5 檔案工作環(huán)境和設(shè)施缺乏，檔案管理手段落后

檔案管理需要必要的硬件設(shè)施，這是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。高校實驗室應(yīng)設(shè)有專門的檔案室，設(shè)立專門的防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備。只有在檔案管理用房、設(shè)備上配置完備，才能保證檔案管理的安全、有序，真正做到高校實驗室檔案管理的正規(guī)化。當(dāng)今信息化的發(fā)展使檔案的載體形式已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，還包括大量的電子文檔，因此，必須利用計算機及其網(wǎng)絡(luò)對檔案進行網(wǎng)絡(luò)化管理。建立實驗室電子文件的歸檔制度及科學(xué)的管理系統(tǒng)，實施電子檔案的網(wǎng)絡(luò)檢索，優(yōu)化電子檔案的利用服務(wù)。

3.6 實驗室檔案信息開放力度不夠

缺乏科學(xué)系統(tǒng)的歸類、歸納、研究和開發(fā)使用體系，采取封閉管理方式，查閱利用范圍小，利用率過低。

3.7 重購買輕管理、重使用輕維護

長期以來由于輕視管理、不善管理，大量設(shè)備長期閑置，故障率偏高的現(xiàn)象比較嚴重，直接影響設(shè)備使用效益的發(fā)揮，造成教育資源的浪費‘

4 實驗室檔案規(guī)范化管理的措施

4.1 首先需要檔案管理人員切實轉(zhuǎn)變觀念

主管領(lǐng)導(dǎo)要充分認識實驗室檔案建設(shè)的重要性，明確實驗室檔案在實驗室各項管理工作中所發(fā)揮的重要作用，把實驗室檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)范圍，加大領(lǐng)導(dǎo)對實驗室檔案工作的支持 ；將其列入高校檔案工作和實驗室工作計劃 ；詳細規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔時間、歸檔類型和統(tǒng)計、保管、使用制度等。

4.2 建立健全檔案管理制度

實驗室檔案具有涉及面廣、專業(yè)性強的特點。因此，必須制定相應(yīng)的實驗室檔案管理制度，如《實驗室檔案管理制度》《儀器設(shè)備檔案管理制度》《實驗室檔案管理人員職責(zé)》《實驗設(shè)備采購制度》《實驗物品領(lǐng)取制度》等。對實驗室檔案組織機構(gòu)、職責(zé)權(quán)利、利用及法律責(zé)任作出明確規(guī)定，使實驗室檔案管理工作進一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。

4.3 加強實驗檔案管理隊伍建設(shè)，提高實驗室檔案管理水平

實驗設(shè)備檔案的收集是一個長期工作，需要工作人員細致、認真、負責(zé)，付出大量的勞動，這就要求管理部門穩(wěn)定好隊伍，實驗檔案管理素質(zhì)的高低是搞好實驗室檔案管理的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理要不斷地進行檔案管理知識的培訓(xùn)，采取“走出去、請進來”的方法，開展各種形式的實驗室檔案管理研討和開發(fā)工作，加強交流，提高認識，強化管理水平和業(yè)務(wù)水平。各部門要挑選工作認真、有責(zé)任心的兼職資產(chǎn)管理員，協(xié)助資產(chǎn)處做好實驗設(shè)備的檔案收集管理工作，當(dāng)部門或者系院購買實驗設(shè)備時，一旦到貨，就要及時通知資產(chǎn)管理部門派人來收集檔案資料，儀器設(shè)備使用單位兼職資產(chǎn)管理員從設(shè)備的采購，一直到該設(shè)備的報廢、拆除或者調(diào)出，都要根據(jù)工作需要適時與資產(chǎn)管理處取得聯(lián)系，完整地收集儀器設(shè)備的檔案資料[5]。同時，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。

4.4 提高實驗室檔案管理手段

高科技的信息時代意味著從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變已成為檔案管理向前發(fā)展的必然趨勢。利用電子文件、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革檔案管理已勢在必行。因此，要通過計算機操作系統(tǒng)建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范的命名規(guī)則，逐步將手工操作的紙質(zhì)文件分批向計算機操作的電子文件轉(zhuǎn)化，并要積極創(chuàng)造條件通過網(wǎng)絡(luò)擴大信息量和服務(wù)范圍。因此，在學(xué)校經(jīng)費許可的前提下，要有計劃地為實驗室檔案管理投入一定的資金，創(chuàng)造必需的設(shè)施保障。

4.5 充分發(fā)揮檔案的利用效率

開展實驗室檔案管理工作的目的在于開發(fā)利用實驗室檔案信息資源，因此，檔案是一種信息，更重要的是一種資源。實驗基本操作的圖片、錄像帶，實驗方法的研究，儀器設(shè)備，特別是大型儀器設(shè)備功能的開發(fā)、擴展與整合等資料，都會為實驗室管理和教學(xué)改革提供客觀的依據(jù)，但不能將這項工作簡單化，要能最大限度地發(fā)揮檔案的利用效率，使其真正的為教學(xué)、科研服務(wù)。

4.6 加大實驗室檔案的開放力度

服務(wù)地方經(jīng)濟，加強校校合作、校企合作，提高學(xué)校知名度歷來是高校的重要辦學(xué)理念。因此，實驗室檔案在為教學(xué)科研服務(wù)的同時，也要充分加大與兄弟院校、生產(chǎn)廠家的合作與交流，為其他院校和地方經(jīng)濟的發(fā)展提供力所能及的服務(wù)。

5 結(jié)語

實驗室檔案是學(xué)校的寶貴財富，需要用合適的方法去挖掘以及積累，所以對于高校實驗室檔案的收集、整理不能馬虎，實驗室檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，涉及多個環(huán)節(jié)，各個工作環(huán)節(jié)既相互獨立，又相互聯(lián)系，每個環(huán)節(jié)的工作都要認真做好，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，就可能前功盡棄。因此在檔案管理工作中，我們要做到細心、認真、及時，以做好檔案工作，為教學(xué)科研提供強有力的保障。上文記述的實驗室檔案的實踐以及對于如何更好管理高校實驗室檔案的建議能夠使種類繁多、內(nèi)容多樣的實驗室檔案得到更好的管理，使得高校實驗室檔案能夠得到更好的發(fā)展，從而促進學(xué)生的進步促進社會以及國家的進步。

參考文獻

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[3]呂玉卓.高校實驗室檔案規(guī)范化管理研究[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2010，（22）：26-27.

[4]吳靜霞.淺談高校實驗室檔案規(guī)范化管理研究[J].檔案科學(xué)管理，2012，（2）：69-70.

[5]姜守哲.提高高校實驗儀器設(shè)備利用率模式初探[J].黑龍江教育《高校研究與評估版>，2008，（10）：70-72.