信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

鄧虹

摘 要：在信息化以及科技化時代之下，人們之間的交流以及互動越來越頻繁，在與他人進行溝通以及互動的過程之中，公眾會積極的利用不同的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺與主動的與他人建立良好的互動關(guān)系，在這樣的現(xiàn)實條件之下信息的數(shù)量呈現(xiàn)著不斷上升的趨勢，其中信息管理也受到了社會各界的廣泛關(guān)注。許多檔案管理工作人員開始結(jié)合信息時代發(fā)展的現(xiàn)實條件，積極的采取創(chuàng)造性的管理策略以及管理手段，明確信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實質(zhì)要求，更好的突破傳統(tǒng)管理手段所存在的各類不足。因此本文立足于我國檔案管理的現(xiàn)實條件以及具體情，深入分析信息條件之下，檔案管理工作所存在的各類不足，結(jié)合問題產(chǎn)生的根源提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；問題及對策

1 引言

與其他的管理工作相比，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容及環(huán)節(jié)相對比較復(fù)雜，工作人員的工作量以及工作難度相對較大，因此，在落實相關(guān)管理工作時操作人員必須要積極的利用信息技術(shù)，以此來保障整個管理效率以及水平的總體提升。信息安全化是整個檔案管理的核心以及基礎(chǔ)，工作人員必須要明確檔案管理的實質(zhì)要求，結(jié)合信息化應(yīng)用的具體情況積極的加強不同管理手段之間的聯(lián)系，但是從目前來看，在實踐應(yīng)用過程中的管理工作對工作人員提出了較高的要求，許多工作人員難以采取有效的解決策略，積極的尋求合理化的解決方案，最終導(dǎo)致現(xiàn)有的管理效率以及質(zhì)量不容樂觀，大部分的管理資源被浪費。

2 信息時代檔案管理中的問題

2.1 管理軟件缺乏系統(tǒng)性

從另一個層面上來看，在落實檔案管理的過程之中，大部分工作人員所采取的管理軟件在本質(zhì)上并不存在一定的區(qū)分，管理軟件的內(nèi)容以及形式相似度相對比較高，每一個部門會結(jié)合不同管理工作的實施要求積極的選擇針對性的管理軟件。如果站在更加微觀的角度進行分析，那么不同部門以及行業(yè)所采取的管理軟件還存在一定的差異度，在這樣的現(xiàn)實條件之下，檔案管理軟件的研發(fā)所面臨的環(huán)境相對比較復(fù)雜，同時研發(fā)難度較高。除此之外，檔案管理所涉及的各類系統(tǒng)也存在許多的不一致性，因此難以在實現(xiàn)辦公自動化以及電子政務(wù)化的過程之中進行統(tǒng)一的研究以及開發(fā)，由于軟件管理不統(tǒng)一所帶來的各類問題嚴重影響了我國信息時代檔案管理效率及質(zhì)量和水平的提升，難以真正的實現(xiàn)檔案管理過程中相關(guān)管理信息的優(yōu)化利用以及共享，最終導(dǎo)致檔案信息化管理水平較差，無法促進檔案信息化的穩(wěn)定運作以及發(fā)展。

2.2 統(tǒng)一管理水平相對較低

結(jié)合相關(guān)的實踐調(diào)查可以看出，不同地區(qū)在落實檔案網(wǎng)站管理工作的過程之中，還沒有在統(tǒng)一管理目標的指導(dǎo)之下明確答案管理的具體要求以及相關(guān)的內(nèi)容，最終導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理網(wǎng)站建設(shè)不符合時代發(fā)展的要求，同時各地區(qū)以及部門所建立起來的檔案網(wǎng)站管理，在內(nèi)容及形式上存在許多的差異性，無法在同一目標以及統(tǒng)一策略的引導(dǎo)之下不斷的促進檔案管理效率及質(zhì)量的提升。因此許多的檔案管理工作人員在加強檔案管理工作的過程之中所采取的標準以及要求比較低，同時所涉及的管理標準差異較大，難以從根源上改善目前的檔案管理現(xiàn)狀，實際的檔案管理效率以及質(zhì)量不容樂觀。

2.3 檔案管理保密性相對比較差

信息時代之下的檔案管理所涉及的內(nèi)容以及形式越來越復(fù)雜，同時對檔案管理工作人員提出了更高的要求，為了能夠更好的實現(xiàn)檔案管理效率以及質(zhì)量的提升，許多的檔案管理者主要采取信息化的管理手段進行落實日常的管理工作，盡管現(xiàn)代化的檔案管理手段以及工具的應(yīng)用能夠促進實際工作量的有效減少，保障工作效率的提升。但是在實踐工作的過程之中，許多工作人員難以積極的結(jié)合不同設(shè)施、設(shè)備的具體運作要求進行有效的控制以及監(jiān)督，最終導(dǎo)致各種網(wǎng)絡(luò)黑客侵入現(xiàn)有的檔案管理計算機，同時還出現(xiàn)了病毒植入等現(xiàn)象，許多重要的檔案資料丟失，嚴重甚至?xí)a(chǎn)生檔案管理系統(tǒng)癱瘓的現(xiàn)象，實際的損失不容估量。因此在信息化時代之下，檔案管理工作及受到外部不確定性因素的影響，實際的檔案管理保密性不斷降低。

3 信息時代的管理的對策分析

3.1 注重軟件的兼容性

在現(xiàn)代化的檔案管理之中檔案管理軟件的應(yīng)用十分的普遍，各類現(xiàn)代化管理軟件以及管理設(shè)備的應(yīng)用能夠有效的實現(xiàn)檔案管理資源的合理配置，同時作為信息化建設(shè)中的重要組成部分，軟件的應(yīng)用能夠真正的提高整個檔案管理的專業(yè)度。從目前來看，檔案管理的信息化以實現(xiàn)檔案資源的合理共享為基礎(chǔ)和最終的目的充分的，充分的發(fā)揮檔案資源的作用以及價值，因此相關(guān)工作人員必須要將檔案管理與資源的共享商機和積極的引進新的技術(shù)設(shè)備，不斷的創(chuàng)新現(xiàn)有的管理模式，真正的實現(xiàn)自動化的處理，更好的提高最終的檔案檢索效率。在檔案管理的過程中，相關(guān)的管理部門能夠立足于目前的信息管理系統(tǒng)，通過軟件編程來積極的發(fā)揮圖像檔案自動化識別以及文字檔案高效存儲的作用，真正的實現(xiàn)軟件的兼容以及同時處理，保障資料檔案的有效傳輸。

3.2 合理規(guī)范管理標準

作為檔案管理信息化水平得以提升的基礎(chǔ)和前提，一個科學(xué)合理的答案管理規(guī)范標準對規(guī)范工作人員的言行舉止意義重大，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，在提升檔案管理質(zhì)量時，工作人員必須要積極的結(jié)合目前的檔案管理情況制定科學(xué)合理的管理體系以及管理標準，保障檔案管理細則的合理化，嚴格落實相關(guān)的管理制度。其次，在檔案管理的過程之中，相關(guān)的管理層還需要在管理標準的指導(dǎo)之下明確各崗位的職責(zé)以及任務(wù)，實現(xiàn)不同載體檔案的統(tǒng)一化管理，更好的保障檔案管理的同步發(fā)展以及同步考核。

3.3 增強檔案管理的保密性

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展一方面能夠有效的促進黨員管理工作水平的提升，另一個方面上實現(xiàn)了信息競爭的不斷激烈化，許多檔案管理資料存在諸多的安全隱患。對此，檔案管理工作人員需要以提高檔案管理的安全性以及保密性為切入點，保障參與工作者都能夠樹立良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識，采取科學(xué)合理的策略積極的應(yīng)對不法分子的入侵，保障整個檔案信息的完整度，禁止不法分子竊取重要的檔案信息，只有這樣才能夠更好的實現(xiàn)檔案管理工作的高效落實，有效的突破傳統(tǒng)檔案管理模式所存在的電力不足。除此之外，上級管理層還需要繼續(xù)的加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)以及教育，促進管理工作人員管理水平的提升，保障現(xiàn)有的檔案管理既能夠符合信息化管理的實質(zhì)需求，還能夠更好的滿足社會各界的個性化需求。

4 結(jié)語

信息時代之下的檔案管理工作不僅涉及許多的檔案管理設(shè)備以及工藝，還對工作人員提出了較高的要求，因此檔案管理工作面臨的外部環(huán)境更為復(fù)雜，上級管理層必須要結(jié)合各類問題產(chǎn)生的根源采取有效的解決對策，更好地促進檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。

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