提升檔案管理效率的措施探究

王立春

摘 要：當(dāng)前階段我國檔案管理工作所面臨的一個(gè)重要內(nèi)容就是管理效率的提升，檔案管理效率的提升是一個(gè)國家軟實(shí)力提升的需求，也是當(dāng)前的信息化社會(huì)發(fā)展的必然需求。本文中，筆者結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析了當(dāng)前提高檔案管理效率的必要性，同時(shí)也闡述了提高檔案管理工作效率的具體方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；效率；提升；措施

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對檔案信息的需求量不斷增長，同時(shí)也對檔案信息的精細(xì)化程度提出了更高的要求。這就要求我們需要從實(shí)際出發(fā)，利用科學(xué)手段，提升檔案管理的效率。同時(shí)，檔案管理也是黨和國家工作中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，提升檔案管理的效率也是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的重要體現(xiàn)，同時(shí)也對我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的意義。

一、提高檔案管理效率的必要性分析

1、提高檔案管理的效率是提升國家文化軟實(shí)力的需求

隨著國際競爭的不斷加劇，人們逐漸認(rèn)識(shí)到文化在提升綜合國力與民族凝聚力方面的重要作用。檔案是一個(gè)國家歷史的記憶，是文化的見證者，也是寶貴的文化財(cái)富，對我國的社會(huì)主義進(jìn)程的推動(dòng)有著重要的作用。檔案是對歷史最根本的記錄，能夠真實(shí)客觀地反映出一個(gè)國家在歷史進(jìn)程中所發(fā)生的一切，與其他類型的信息資源相比，檔案有著最直接的說服力，同時(shí)也是社會(huì)意識(shí)最有力的證據(jù)[1]。此外，檔案會(huì)涉及到社會(huì)發(fā)展的方方面面，涵蓋了一個(gè)國家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化，是民族文化的最根本集中體現(xiàn)，也是一個(gè)國家文化發(fā)展的最根本保證。對某個(gè)區(qū)域而言，檔案管理對地區(qū)性文化內(nèi)涵與文化品位的提升都有著重要的作用。

2、提高檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的需要自上世紀(jì) 90 年代開始，互聯(lián)網(wǎng)在我國蓬勃發(fā)展，最近幾年隨著 4G 通訊技術(shù)與無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)全面進(jìn)入了移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代。截止到目前，我國通過手機(jī)與無線網(wǎng)絡(luò)上網(wǎng)的網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)突破了 3 億，寬帶覆蓋率也大幅度提升。信息科技的不斷發(fā)展為檔案管理工作效率的提升提供了新的物質(zhì)基礎(chǔ)。信息科技在檔案管理中的應(yīng)用極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，促進(jìn)了檔案管理的應(yīng)用與傳播向著科學(xué)化、系統(tǒng)化與數(shù)字化方向不斷發(fā)展。此外，隨著科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的不斷運(yùn)用，人們對檔案信息的需求不斷提升，同時(shí)隨著社會(huì)改革的不斷深入，政府部門賦予了公眾更多的知情權(quán)，這就使得檔案管理所承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任越來越大。面對這些新情況，檔案管理必須充分利用先進(jìn)的信息科技，不斷提升檔案管理的效率，根據(jù)人民群眾的需求，不斷造福社會(huì)與人民。

3、提高檔案管理科學(xué)化水平是推動(dòng)檔案工作健康發(fā)展的需要檔案管理在我國已經(jīng)有了較長的發(fā)展歷史，同時(shí)其覆蓋的范圍也逐漸變廣，但從總體來看，當(dāng)前在檔案管理方面還有著許多問題亟待解決，主要包括以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理的信息化水平較低。當(dāng)前在我國的企事業(yè)單位中，許多部門的檔案管理還依然停留在手工管理的階段，雖然信息技術(shù)已經(jīng)較為成熟，但是使用的應(yīng)用軟件數(shù)量較少，不僅導(dǎo)致了檔案管理的效率較低，也導(dǎo)致了檔案管理的安全性較差。第二，檔案管理的從業(yè)人員素質(zhì)較差。在事業(yè)單位中，檔案管理部門大多屬于附屬部門，并不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此，單位不愿意為其配備高素質(zhì)人才，從而制約了檔案管理效率的提升以及在未來的發(fā)展。第三，檔案管理的制度不完善。在許多基層單位當(dāng)中，檔案管理較為隨意，缺乏規(guī)范化與制度化管理，從而導(dǎo)致檔案混亂、丟失等現(xiàn)象頻頻發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。

二、提高檔案管理效率的措施總結(jié)

1、強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展觀念

提高檔案管理的效率是貫徹與落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的最根本體現(xiàn)，在當(dāng)前的檔案管理工作中，我們首先要擯棄落后的思想觀念，并集中全力解決當(dāng)前階段檔案管理工作中所存在的問題。同時(shí)，檔案管理的一個(gè)重要思想觀念就是服務(wù)意識(shí)，從根本上來說進(jìn)行檔案管理的最根本目的就是為了服務(wù)社會(huì)。因此，檔案管理工作需要不斷地深入社會(huì)，對各種需求信息進(jìn)行了解與歸納，從而提供具有針對性的檔案信息。

2、加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

當(dāng)今信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，人們逐漸認(rèn)識(shí)到其在實(shí)際工作中的價(jià)值，信息技術(shù)被不斷地運(yùn)用到各行各業(yè)中。檔案管理工作具有較強(qiáng)的邏輯性，如果在檔案管理中不斷加強(qiáng)信息技術(shù)的利用可以在很大程度上提高檔案管理的效率。當(dāng)前檔案管理的信息化技術(shù)運(yùn)用主要涵蓋以下幾個(gè)方面：首先是應(yīng)用軟件的開發(fā)，雖然信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在檔案管理中，但在實(shí)際的運(yùn)用中相關(guān)的運(yùn)用軟件極度缺乏，例如檔案編排、存儲(chǔ)與歸檔軟件目前都還沒有；其次，應(yīng)該建設(shè)統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，信息技術(shù)的一個(gè)最根本特點(diǎn)就是便捷性，通過信息共享平臺(tái)，系統(tǒng)內(nèi)的各個(gè)組成部分都可以隨時(shí)對檔案進(jìn)行查閱，能極大地提高檔案管理的效率；最后，應(yīng)該加強(qiáng)電子檔案的運(yùn)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅需要占用一定的物理存儲(chǔ)空間，同時(shí)也不易保管，而電子檔案則較為完美地解決了這些問題，但在電子檔案的管理中，我們需要加強(qiáng)安全保密技術(shù)的運(yùn)用，防止檔案外泄。

3、完善相應(yīng)的制度體系加強(qiáng)檔案管理的運(yùn)行機(jī)制與相關(guān)制度是提高檔案管理效率的最根本的制度保障，制度的完善需要從宏觀與微觀兩個(gè)方面進(jìn)行，不斷完善檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)與相應(yīng)的規(guī)章制度。從政府層面來說，需要將檔案管理納入到政府部門的績效考核制度中去，使得檔案管理與實(shí)際利益相關(guān)聯(lián)，從而使得檔案管理的制度化建設(shè)能夠順利實(shí)現(xiàn)。而對于某個(gè)部門來說，應(yīng)該不斷強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，不斷加強(qiáng)規(guī)范化制度的建設(shè)，同時(shí)應(yīng)該制定工作責(zé)任制，為檔案管理的效率提升創(chuàng)造良好的制度環(huán)境。

4、提高從業(yè)人員的素質(zhì)如今的檔案管理員已不再等同于過去的倉庫保管員了，隨著檔案管理專業(yè)細(xì)分的不斷深入，對從業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求，同時(shí)信息技術(shù)的不斷運(yùn)用也需要引進(jìn)高素質(zhì)的人才。信息化背景下的檔案管理人員不僅需要具有檔案管理專業(yè)技能，還需要掌握現(xiàn)代化的信息科技與管理技能。此外，檔案管理人員亦需要具有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)，在實(shí)際工作中不斷地探索提高檔案管理效率的方法。

參考文獻(xiàn)

[1]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考 [J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014（5）：171-172.

[2]何宇.如何通過事業(yè)單位管理人員提高檔案管理效率 [J]. 管理觀察，2016（13）：60-61+65.

[3]卜淑芬.地方檢察檔案信息資源開發(fā)與利用的實(shí)證研究 [D]. 湘潭大學(xué)，2012.

[4]喬文華.人事檔案管理存在的問題及對策 [A]. 北京中外軟信息技術(shù)研究院.第五屆世紀(jì)之星創(chuàng)新教育論壇論文集 [C]. 北京中外軟信息技術(shù)研究院，2016：1.

[5]楊春燕.淺析如何加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作 [J]. 現(xiàn)代交際，2012（12）：81-82.