全面實現(xiàn)無紙化辦公后如何做好電子檔案的管理

閆文學

摘 要：隨我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，科學技術(shù)的發(fā)展水平也在不斷提高，而對于電子信息技術(shù)來說，也在各個行業(yè)中得到了廣泛推廣和運用，并且能充分發(fā)揮其自身的作用和價值，而在實際運用的過程中，不僅能夠打破傳統(tǒng)的辦公形式，轉(zhuǎn)化為無紙化辦公的形式，還能夠提高辦公的效率和水平。所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對無紙化辦公理念的重視程度，保證能夠?qū)﹄娮訖n案進行嚴格控制和管理，從而保證能夠進一步提高管理工作的水平。因此，本文主要針對實現(xiàn)無紙化辦公后電子檔案管理工作的開展進行分析和研究，并提出科學合理的建議。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公；電子檔案；管理工作；完善措施；分析研究

我國當前電子信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，促進辦公形式也在逐漸發(fā)生改變，并且相關(guān)部門和工作人員也在逐漸提高對無紙化辦公形式的重視程度，而電子檔案管理工作對其具有重要作用和意義，不僅能夠提高辦公的效率，還能夠為查詢信息提供幫助，從而保證能夠進一步提高辦公自動化的發(fā)展水平。但依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國當前大部分企業(yè)在實際運用無紙化辦公的形式，而在這樣的情況下，相關(guān)信息的數(shù)量也在逐漸增加，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對電子檔案管理工作的重視程度，保證能夠?qū)ο嚓P(guān)信息和資料進行嚴格控制和管理，從而保證能夠為電子檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎(chǔ)。

1 我國當前電子檔案管理工作的發(fā)展狀況

依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國當前大部分企業(yè)在實際開展檔案管理工作的過程中，還是會采取傳統(tǒng)人工的管理形式，但對于這種管理形式來說，不僅會消耗大量的時間，也還會對整體工作的效率造成影響，也不能夠滿足用戶查詢資源的需求和標準。而在實際開展人工檔案管理工作的過程中，普遍都是紙質(zhì)檔案管理的形式，不易對其進行保存，并且還經(jīng)常會出現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)丟失的問題和現(xiàn)象，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對電子檔案管理工作的重視程度。但我國當前大部分企業(yè)在實際開展電子檔案管理工作的無工程中，還是會存在一些較嚴重的問題，在這樣的情況下，就會導(dǎo)致電子檔案不能夠?qū)π畔⑦M行嚴格控制和管理，并且還會對辦公的效率造成嚴重的而影響，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對其的重視程度，還需要采取科學合理的措施，保證能夠進一步強化電子檔案管理系統(tǒng)自身的安全性，從而保證能夠?qū)﹄娮訖n案信息進行科學合理的整體和保存。

2 完善電子檔案管理工作的措施

2.1強化辦公環(huán)境內(nèi)網(wǎng)建設(shè)工作

我國當前企業(yè)在實際開展電子檔案管理工作的過程中，相關(guān)部門和工作人員必須要提高對內(nèi)網(wǎng)建設(shè)工作的重視程度，并且還需要采取科學合理的控制措施，保證能夠強化內(nèi)網(wǎng)建設(shè)工作的水平，而在這樣的情況下，還需要對檔案管理工作的內(nèi)容進行科學合理的規(guī)劃與設(shè)計，保證能夠建立一套科學合理的電子檔案管理方案，確保能夠滿足企業(yè)發(fā)展過程中的需求和標準，通過這樣的形式，電子檔案不僅能夠?qū)崿F(xiàn)自動化管理的目標，還能夠提高電子檔案管理工作的效率，從而保證能夠?qū)n案進行信息化的管理。

2.2提高電子檔案數(shù)字化建設(shè)工作的水平

企業(yè)在實際開展電子檔案管理工作的過程中，主要是將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子形式，而對于相關(guān)工作人員來說，需要對相關(guān)數(shù)據(jù)和資料記性科學合理的修改，還需要對其進行備份，在這樣的情況下，還需要依照國家相關(guān)規(guī)定和標準，保證能夠?qū)n案管理工作的流程進行嚴格控制，確保其自身具備規(guī)范性的特點，還需要依照實際狀況和特點，保證能夠建立一套科學合理的管理體系，確保能夠提高無紙化辦公的效率。另外，在實際開展檔案管理工作的過程中，對于管理工作人員來說，還需要對電子檔案內(nèi)部的信息和數(shù)據(jù)進行反復(fù)審核，避免出現(xiàn)誤差的現(xiàn)象和問題，從而保證能夠進一步提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

2.3確保電子檔案自身的安全性

電子檔案在實際開展管理工作的過程中，經(jīng)常會涉及到一些保密方面的信息，而在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對其的重視程度，并采取科學合理的措施，保證能夠進一步強化電子檔案自身的安全性，還需要完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。另外，在實際開展電子檔案管理工作的過程中，無紙化辦公形式對其具有重要作用和意義，這與整體辦公的效率之間具有密切的聯(lián)系，但在實際開展基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作的過程中，必須要有大量資金的支持，還需要采取先進化的設(shè)備，確保能夠提高電子檔案管理工作的效率。另外，企業(yè)在實際開展電子檔案管理工作的過程中，還需要建立一套完善的管理關(guān)系，保證能夠?qū)﹄娮訖n案管理工作的流程進行嚴格控制，確保其自身具備規(guī)范性的特點，從而保證能夠為電子檔案管理工作的開展奠定一個堅實的基礎(chǔ)。

2.4提高電子檔案管理工作人員自身的責任意識

依照相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，我國當前大部分企業(yè)對于電子檔案管理工作的重要性都沒有一個正確的認識，在這樣的情況下，就會導(dǎo)致工作人員對于檔案管理工作也沒有一個真會玩那個卻的認識，導(dǎo)致在實際開展電子檔案管理工作的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)信息不保存和丟失方面的問題，但如果不能夠?qū)ο嚓P(guān)文件進行科學合理的保管，就會導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)信息丟失方面的問題。另外，電子檔案在實際開展管理工作的過程中，相關(guān)部門和工作人員提高需要建立一套完善的管理體系，并定期開展相關(guān)培訓活動，保證工作人員能夠提高對電子檔案管理工作的重視程度，確保能夠提高電子檔案管理工作的效率，從而保障能夠進一步提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

2.5提高檔案管理工作人員自身的專業(yè)水平

電子檔案在實際開展管理工作的過程中，檔案管理工作人員自身的專業(yè)水平與檔案管理工作的效率之間具有密切的聯(lián)系，所以，在這樣的情況下，想要提高管理工作人員自身專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，就需要定期開展相關(guān)培訓活動，保證能夠?qū)﹄娮訖n案管理工作的流程進行嚴格控制和管理，確保其自身具備規(guī)范性的特點，還需要積極學習先進化的管理理念，從而保證檔案管理能夠逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化和無紙化的發(fā)展目標。另外，在實際開展電子檔案管理工作的過程中，其自身具備特殊性的特點，所以，在這樣的情況下，就需要管理工作人員提高對電子檔案管理工作的重視程度，保證能夠提高管理工作的效率，確保檔案管理工作能夠順利開展，還需要保證工作人員自身具備專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，確保能夠符合相關(guān)規(guī)定和標準，從而保證能夠進一步提高檔案管理工作的水平。

3 結(jié)論

綜合上文所述，我當前社會經(jīng)濟的發(fā)展速度較快，各個行業(yè)的發(fā)展速度也在不斷提高，而在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對無紙化辦公形式的重視程度。而電力檔案在實際開展管理工作的過程中，不僅能夠提高整體工作的效率，還能夠提高工作的質(zhì)量，所以，在這樣的情況下，就需要相關(guān)部門和工作人員提高對電子檔案管理工作的重視程度，保證能夠及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，并采取科學合理的控制措施，還需要定期開展相關(guān)培訓活動，保證能夠強化工作人員自身的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，還需要建立一套完善的管理體系，最終保障電子檔案管理工作能夠快速發(fā)展。

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