大數(shù)據(jù)環(huán)境中發(fā)電廠企業(yè)文書檔案的信息化轉型

孫惠媛??

摘 要：

隨著科技的快速發(fā)展，信息技術被廣泛應用到了社會經(jīng)濟生活的方方面面。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，發(fā)電廠企業(yè)借助信息技術對文書檔案實施管理能有效提高管理效率，也有利于檔案價值的深入開發(fā)和利用?；诖耍疚膹拇髷?shù)據(jù)與發(fā)電廠企業(yè)文書檔案管理的關系入手，詳細闡述了大數(shù)據(jù)環(huán)境中發(fā)電廠企業(yè)文書檔案管理的內(nèi)容以及開發(fā)利用策略，希望能對發(fā)電廠企業(yè)文書檔案管理的信息化轉型提供參考和借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；發(fā)電廠企業(yè)；文書檔案；信息化

發(fā)電廠企業(yè)在發(fā)展過程中產(chǎn)生的文書檔案記錄了發(fā)電廠企業(yè)的發(fā)展歷程，具有重要的參考價值。文書檔案資料的形式多種多樣，如圖片、文檔、視頻等，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，有必要借助信息化手段提升文書檔案管理工作效能。

一、大數(shù)據(jù)與發(fā)電廠企業(yè)文書檔案管理

（一）大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)是指體量太過龐大，用戶無法及時獲取并進行加工處理的數(shù)據(jù)。換言之，因為數(shù)據(jù)規(guī)模太過龐大，導致使用現(xiàn)有的軟件工具難以在限制時間內(nèi)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的獲取、查詢、管理、處理等。大數(shù)據(jù)技術不但能夠促進企業(yè)對數(shù)據(jù)資源的有效利用，還能夠促進企業(yè)對有價值的數(shù)據(jù)資源實施專業(yè)化處理和加工，提升數(shù)據(jù)利用價值。當前，大數(shù)據(jù)技術已經(jīng)被廣泛應用到人們生活的各個方面，在一定程度上改變了人們的工作、生活和思維習慣。對此，發(fā)電廠企業(yè)文書管理也應加快信息化建設步伐，為檔案開發(fā)利用創(chuàng)造良好的基礎。

（二）發(fā)電廠企業(yè)文書檔案的信息化管理

文書檔案的信息化主要是指利用現(xiàn)代化信息手段，對文書檔案進行整理、收集、傳輸、管理、存儲、利用和開發(fā)，將文書檔案的載體和形式進行網(wǎng)絡化和數(shù)字化轉化，以提高其利用價值，進而為發(fā)電廠企業(yè)管理工作提供更優(yōu)質的服務。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境中發(fā)電廠企業(yè)文書檔案管理的內(nèi)容

（一）數(shù)字化管理模式

傳統(tǒng)的文書檔案大多以紙質作為載體，文書檔案管理人員要手動錄入這些信息，工作量非常大，任務繁重，同時也不方便檔案查閱，這些紙質文書檔案的存放也需要占用大面積的庫房、檔案盒架和櫥柜。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，紙質文書檔案的缺點都可以被數(shù)字化檔案所彌補，這不僅可以最大限度地節(jié)省物力、人力和財力，同時還可以無限量地進行復制黏貼，操作更加方便快捷。對文書檔案實施信息化管理的一項重要工作就是將這些紙質檔案轉化為電子檔案，以數(shù)字化形式進行保存，即轉變?yōu)閿?shù)字化檔案。文書檔案管理實施數(shù)字化轉型，是大數(shù)據(jù)環(huán)境中文書檔案管理和建設的內(nèi)在要求。

（二）網(wǎng)絡化管理模式

文書檔案經(jīng)過數(shù)字化建設形成電子檔案之后，還要通過現(xiàn)代科技技術進行計算機網(wǎng)絡聯(lián)網(wǎng)，以滿足不同類型、不同層次、不同網(wǎng)絡范圍、不同地域的用戶的檔案需求。所以，要想實現(xiàn)對發(fā)電廠企業(yè)文書檔案資源的利用和共享，就必須對文書檔案進行網(wǎng)絡化管理。文書檔案的網(wǎng)絡化管理應實現(xiàn)如下功能：網(wǎng)絡歸檔、網(wǎng)絡分類、網(wǎng)絡借閱、網(wǎng)絡組卷、網(wǎng)絡傳送、網(wǎng)絡復制、網(wǎng)絡隔離、網(wǎng)絡交流、網(wǎng)絡上傳、網(wǎng)絡獲取、網(wǎng)絡下載、網(wǎng)絡服務、網(wǎng)絡存儲等。另外，還應從網(wǎng)絡安全出發(fā)，實施物理隔離和邏輯隔離，以確保檔案安全。

（三）安全化管理模式

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，信息安全是一個非常突出的問題，文書檔案的網(wǎng)絡化管理也造成檔案安全隱患。所以，在具體實施過程中，發(fā)電廠企業(yè)要及時升級管理系統(tǒng)、改進技術、強化有關保密手段，以有效解決網(wǎng)絡安全問題，具體包括以下幾個方面：一是要杜絕因網(wǎng)絡和設備故障、工作人員操作失誤、網(wǎng)絡黑客攻擊、計算機病毒等導致的文書檔案遺失和損毀。二是要加強安全保密管理，對于涉密的文書檔案，發(fā)電廠企業(yè)應制定完善的保密管理措施，對不同的文書檔案分別采取不同的保密等級，包括部分公開、完全公開和完全保密等不同等級。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境中發(fā)電廠企業(yè)文書檔案的開發(fā)利用

（一）豐富文書檔案類型與數(shù)量

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，建立高價值的、類型齊全的文書檔案是文書檔案信息化建設的主要目標。傳統(tǒng)紙質文書檔案類型單一，通常只包括本企業(yè)的資料、上級文件、與外界聯(lián)系的資料等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，文書檔案的類型十分豐富，如動畫、視頻、宣傳課件、3D虛擬、多媒體等。發(fā)電廠企業(yè)在文書檔案信息化轉型過程中，應確保信息資料的數(shù)量和質量，并增強自身數(shù)據(jù)處理能力，以為用戶提供更到位的服務。

（二）對文書檔案進行加工處理

發(fā)電廠企業(yè)應對文書檔案進行加工處理，建立文書檔案檢索系統(tǒng)，并確保檢索的準確性、高效性和全面性。首先，發(fā)電廠企業(yè)應確定便捷合理的檢索方法，這就需要發(fā)電廠企業(yè)對文書檔案的分類、內(nèi)容、級別、共享性、時限等進行詳細規(guī)定。就檔案分類而言，建議文書檔案在最初歸檔時就分為本企業(yè)檔案、上級檔案、對外聯(lián)系檔案三大類，對于本企業(yè)的文書檔案還可以進一步細分為業(yè)務檔案、會議檔案、勞資檔案、活動檔案、歷史檔案等。其次，發(fā)電廠企業(yè)可以按照人員、會議、文件、勞資、科研、歷史資料等不同類別，建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，并鋪設檔案數(shù)據(jù)檢索所需的網(wǎng)絡。文書檔案網(wǎng)絡鏈接應涵蓋各種區(qū)域范圍及類型，比如：城域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、專用網(wǎng)以及內(nèi)部網(wǎng)等，為實現(xiàn)文書檔案資源共享奠定堅實的硬件基礎。

（三）完善文化檔案的開發(fā)利用

文書檔案的重要功能之一就是為用戶提供利用服務，這就要求發(fā)電廠企業(yè)加強文書檔案的開發(fā)利用，深入挖掘文書檔案的內(nèi)在價值。毋庸置疑，發(fā)電廠企業(yè)文書檔案本身具有十分重要的史料價值、研究價值和憑證價值，這為檔案的開發(fā)利用奠定了基礎。在積極進行檔案開發(fā)的基礎上，發(fā)電廠企業(yè)應大力發(fā)展數(shù)字化文書檔案，為用戶提供多種類型的數(shù)字化服務，彰顯大數(shù)據(jù)環(huán)境中現(xiàn)代化檔案服務特色。例如：發(fā)電廠企業(yè)可以通過網(wǎng)絡電話、網(wǎng)絡視頻、網(wǎng)絡短信等多種現(xiàn)代化通信方式，給用戶提供檔案咨詢和查詢服務；可以通過網(wǎng)絡硬盤、電子郵件等渠道，給用戶提供文書檔案遠程傳輸及下載服務；還可以給用戶提供某部門、某企業(yè)的檔案信息跟蹤服務。除此之外，發(fā)電廠企業(yè)應不斷加大文書檔案的開放程度，把文書檔案面向各區(qū)域范圍進行開放，不僅要為本企業(yè)、本地區(qū)用戶提供服務，還要進一步為全省、全國乃至全球范圍的用戶提供服務。

結語：

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，實現(xiàn)文書檔案信息化是時代發(fā)展的必然要求。發(fā)電廠企業(yè)文書檔案信息化，可以更方便快捷地實現(xiàn)檔案共享和查閱，大大提高文書檔案的管理效能，進而提升發(fā)電廠企業(yè)文書檔案的價值，促進發(fā)電廠企業(yè)的健康有序發(fā)展。

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（作者單位：華能澠池熱電有限公司，河南 三門峽 472400）