淺議如何加強會計檔案的管理工作

徐淑敏

摘要：會計檔案是記載一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生過程，能反映每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的基本情況。從當今社會因經(jīng)濟問題而牽涉出的經(jīng)濟案件來看，會計檔案作為經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時的資料，是明確經(jīng)濟責任的重要材料，如何管好、用好這些資料，使會計資料不被損壞、丟失很重要。

關(guān)鍵詞：會計檔案 歸檔 整理 管理

會計檔案管理主要指在財務(wù)環(huán)節(jié)的管理和綜合檔案室的管理。在財務(wù)環(huán)節(jié)的管理是指因經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生而形成的原始票據(jù)、原始報銷單、、會計憑證，賬簿等資料；其次是通過整理裝訂成冊的資料移交綜合檔案的后期管理。會計檔案在財務(wù)部門的管理是財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，容易忽視，引起很多問題。怎樣才能管好、用好會計檔案，結(jié)合工作實際，談?wù)勎覍嫏n案管理工作的認識和解決實際問題的途徑。

一、會計資料的歸檔范圍與要求

會計檔案是指因經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生開據(jù)的原始票據(jù)經(jīng)領(lǐng)導簽字而成的原始報銷單、財務(wù)部門填制的會計憑證，賬簿、會計報表等資料。明確會計檔案的歸檔范圍，是做好會計檔案管理工作的前提條件和重要保證。

（一）會計資料歸檔范圍主要包括以下四個方面：

1、會計憑證

它是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，載有反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄及簡要內(nèi)容，是直接作為記賬依據(jù)的書面文件。是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書面證明。

2、會計賬簿

會計賬簿是把分散在會計憑證上的大量核算資料，加以集中和歸類整理，用來序時分類地全面記錄一個經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生過程的會計簿籍。

3、財務(wù)報告

是正式對外表達會計信息的書面文件，由會計報表和財務(wù)情況說明書構(gòu)成，是企業(yè)向外傳遞會計信息的主要手段，是會計人員根據(jù)日常會計核算資料歸集、加工、匯總而形成的結(jié)果，是會計核算的最終產(chǎn)品。

4、其他會計核算資料

其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料等。

（二）會計檔案的歸檔要求

述會計檔案歸檔范圍所提到的會計資料均應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔要求進行整理、裝訂成冊，并裝入專門會計憑證盒，按要求填寫盒上各項內(nèi)容。裝訂成冊的憑證也要填寫裝訂人，主管會計等。

財務(wù)部門當年形成的會計資料，經(jīng)過整理、裝訂的檔案資料可在財務(wù)部門保管一年，一年后，應(yīng)移交檔案綜合管理部門，移交時應(yīng)編制移交清冊。

二、會計檔案在管理中存在的實際問題

會計檔案管理無論在財務(wù)管理環(huán)節(jié)，還是在綜合檔案室的管理，都存在一定問題，主要有以下幾種：

（一）檔案管理人員管理制度不健全

財務(wù)部門管理會計檔案期間，負責檔案資料的真實、準確與完整，移交檔案室后，會計檔案管理的責任也轉(zhuǎn)嫁給了檔案管理人員。但是有些檔案管理人員沒有把管理責任重視起來，把移交來的會計檔案放入鐵皮柜，不整理，甚至不管；根本沒有起到管理的真正職責，甚至會計檔案丟失都不知道丟失的具體日期和時間。沒有制度約束，放任而為之，起不到監(jiān)管的職責。

（二）會計檔案整理不規(guī)范

會計檔案是由財務(wù)人員裝訂成冊，因財務(wù)人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案整理培訓，在裝訂過程中沒有按照有關(guān)規(guī)定裝訂憑證，裝訂的部位不正確，或裝訂方法不正確，如會計憑證裝訂后沒有封粘，沒有會計人員簽章，封皮項目填寫不全等等。

（三）會計檔案保管期限不規(guī)范

會計檔案保管期限不規(guī)范最大的問題：一是檔案銷毀不及時，檔案室會計檔案超過銷毀日期10年甚至更多年，會計檔案積累過多，無處存放；二是檔案保管人員沒有檔案銷毀意識，有些檔案已超過保管期限多年，不去主動請示到期檔案銷毀問題；三是領(lǐng)導不重視，即使檔案管理人員有意識銷毀，但領(lǐng)導怕?lián)熑味蝗ヤN毀。

（四）會計檔案收集、整理的案卷質(zhì)量不高

會計人員是會計檔案材料形成、收集、整理的第一責任人，沒有經(jīng)過專門培訓，不熟悉檔案整理的規(guī)范和要求，是導致會計檔案整理的案卷質(zhì)量不高主要原因。

（五）會計檔案管理不規(guī)范

會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計部門自行保管，多年不移交檔案室。甚至檔案柜不夠，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放，沒有順序、查找不方便。

三、解決檔案管理中存在實際問題的方法

（一）建立會計檔案管理制度，加強檔案管理者的管理職責

會計檔案管理從財務(wù)部門開始，有關(guān)會計人員，包括單位領(lǐng)導應(yīng)加強意識，從源頭上把握會計檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，建立健全會計檔案管理制度，用制度制約有關(guān)人員，從而嚴格把關(guān)，堵塞漏洞，避免差錯，無論那個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都能做到有章可循或有責可究。

（二）規(guī)范會計檔案管理工作，加強財務(wù)人員檔案管理的培訓學習

經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生、核算是會計檔案形成的源頭，源頭控制好了，才能確保會計資料真實與完整。而財務(wù)人員是將形成的會計資料整理成會計檔案的直接責任人，會計檔案的立卷、整理、歸檔直接影響會計檔案的案卷質(zhì)量。因此，應(yīng)首先從檔案源頭上控制，加強對財務(wù)有關(guān)人員對檔案管理及整理的知識業(yè)務(wù)培訓，使她們熟悉檔案整理的過程及組卷要求，以提高會計檔案的卷宗質(zhì)量的質(zhì)量。

（三）規(guī)范會計檔案的保管期限，加強檔案管理人員的主體責任

一是會計檔案移交檔案室之前，財務(wù)部門作為會計檔案管理的主體，要嚴格按照會計檔案管理的相關(guān)要求，指定專人負責，并按照有關(guān)要求配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，保證會計資料的準確與完整。二是嚴格按照會計檔案的管理期限，對保管到期的檔案，沒有經(jīng)濟糾紛的，應(yīng)銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

（四）規(guī)范檔案的銷毀管理制度，加強會計檔案的監(jiān)管力度

會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行，對于保管期滿需要銷毀的會計檔案，由檔案管理人員提出申請，經(jīng)過逐級審批同意后，與單位財務(wù)科的有關(guān)人員一同監(jiān)管銷毀，所有參加銷毀的人員在銷毀清冊上簽字并加蓋公章。單位領(lǐng)導、會計人員、檔案管理人員，要切實負責，加大共同監(jiān)管力度，逐步規(guī)范會計檔案的銷毀制度。

四、結(jié)束語

總之，在實際工作中，無論是財務(wù)人員，還是檔案管理人員，在會計檔案的形成以及收集、整理等管理的過程中，都要高度重視，從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，提高會計檔案管理工作水平，提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)，更好地為單位服務(wù)。

參考文獻：

[1]財政部《會計檔案管理辦法》

[2]中華人民共和國檔案管理條例

[3]劉少陽.淺談如何加強會計檔案管理工作財經(jīng)界[J].學術(shù)版，2013

[4]王穎.淺析如何加強會計檔案管理工作[J].山西青年，2013