高校教務(wù)秘書專業(yè)化建設(shè)淺析

劉凱 鞠昀彤

摘 要 教學(xué)教務(wù)工作是高校重要工作之一，高素質(zhì)的教務(wù)管理人員是高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障。本文以高校教務(wù)秘書為研究對象，首先參考了《高等學(xué)校教學(xué)管理要點》的內(nèi)容，闡述了高校教務(wù)秘書的重要性，概述了高校教務(wù)秘書的工作內(nèi)容和要求，分析了影響高校教務(wù)秘書工作質(zhì)量的原因，最后為提高高校教務(wù)秘書隊伍的專業(yè)化提出建議。

關(guān)鍵詞 高等學(xué)校 教務(wù)秘書 提升能力

中圖分類號：G472 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.08.006

Abstract Teaching and academic work is one of the important tasks of colleges and universities. High-quality teaching management personnel are an important guarantee for the quality of teaching in colleges and universities. This paper takes the teaching secretary of colleges and universities as the research object. Firstly， it refers to the contents of the "Key Points of Teaching Management in Colleges and Universities"， expounds the importance of the teaching secretary in colleges and universities， outlines the work content and requirements of the college secretary， and analyzes the quality of the work of the college secretary. The reason is finally to make suggestions for improving the professionalization of the teaching secretarial team in colleges and universities.

Keywords college； teaching secretary； improve the ability

在《高等學(xué)校教學(xué)管理要點》（以下簡稱“《要點》”）當(dāng)中， 其對“教學(xué)管理任務(wù)”定義為：第一，與全校師生學(xué)習(xí)國家的政策、法令以及教育方針，第二，正確處理教育教學(xué)和學(xué)校其他工作的關(guān)系，落實學(xué)校以教育教學(xué)為核心的原則； 第三， 保證學(xué)校教學(xué)教務(wù)有關(guān)的規(guī)章制度實施， 建立有序的教育教學(xué)環(huán)境； 第四， 協(xié)調(diào)老師和學(xué)生的關(guān)系， 激發(fā)師生的創(chuàng)造性和積極性； 第五，科學(xué)合理利用現(xiàn)代教學(xué)設(shè)備，改善教學(xué)環(huán)境，為教學(xué)質(zhì)量提升提供硬件條件，圓滿完成喧囂教育教學(xué)工作。

在《要點》中，還敘述了教育教學(xué)管理實際過程中需要完成的工作內(nèi)容有： 第一，根據(jù)我國教學(xué)大綱以及教學(xué)計劃要求做好高校教學(xué)工作計劃的制定與實施；第二，做好教學(xué)管理信息系統(tǒng)地健全；第三，監(jiān)督學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量、教師教學(xué)質(zhì)量；第四，在課堂一線對教學(xué)質(zhì)量進行監(jiān)督，組織全校教師對教育教學(xué)改革經(jīng)驗進行分享，對教學(xué)當(dāng)中對質(zhì)量產(chǎn)生影響的問題進行解決；第五，擬定多種類、不同層次的教學(xué)質(zhì)量評估指標，做好教育教學(xué)行政工作。[1]

教學(xué)管理只是教務(wù)管理的內(nèi)容之一，教學(xué)管理的工作內(nèi)容也是教務(wù)管理的工作內(nèi)容，用教學(xué)管理的內(nèi)容來劃定教務(wù)管理的任務(wù)是不夠完全的。[2]

1 高校教務(wù)秘書存在的必要性

（1）高等學(xué)校中教務(wù)秘書是教務(wù)管理中的紐帶。第一，學(xué)校教務(wù)秘書需向?qū)W生和教師傳達學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及教務(wù)處各項通知，將師生意見合理反饋給相關(guān)部門，保障學(xué)校教育教學(xué)工作開展，在老師、學(xué)生、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)間起到溝通作用；第二，教務(wù)秘書還需協(xié)調(diào)學(xué)院各教研室之間的課程和教學(xué)任務(wù)的安排，保證每學(xué)期課程的順利開展。

（2）高校教務(wù)秘書是教學(xué)管理內(nèi)容的執(zhí)行者。教務(wù)秘書在高校教學(xué)管理過程中有非常重要的作用，不僅要對學(xué)校教育教育教學(xué)事務(wù)進行具體執(zhí)行，而且還需要對學(xué)生以及教師進行服務(wù)。[3]

2 高等學(xué)校教務(wù)秘書工作內(nèi)容和要求

（1）及時、準確傳達學(xué)校教學(xué)方面指令。在學(xué)校中會由教務(wù)部門會出臺教育教學(xué)地規(guī)章制度、通知，這些文件就需要由教務(wù)秘書下發(fā)相關(guān)人員并且請老師和學(xué)生了解到學(xué)校的最新意見，支持教育教學(xué)工作有序進行。

（2）高校教務(wù)秘書是高校教學(xué)管理工作的落實人員。以高校學(xué)院老師和學(xué)生為工作對象，管理高校學(xué)院內(nèi)的教育教學(xué)。教務(wù)秘書的主要工作內(nèi)容為學(xué)期初教學(xué)計劃與執(zhí)行、教師考試與成績、制定與調(diào)整學(xué)期初課表、學(xué)期初統(tǒng)計與征訂教材、整理教學(xué)計劃和教案、教師調(diào)代課等。

負責(zé)落實學(xué)校教育教學(xué)的通知和文件，完成領(lǐng)導(dǎo)的交辦的教育教學(xué)事務(wù)性工作，應(yīng)對和處理教育教學(xué)突發(fā)事件；組織學(xué)院做好期中教學(xué)檢查、每年校院兩級教育教學(xué)改革工作，為學(xué)院在教育教學(xué)工作中提出合理化建議等。

教務(wù)秘書工作內(nèi)容有幾個方面：第一，擬定學(xué)院教學(xué)教務(wù)文件；第二，協(xié)助各專業(yè)教研室安排新學(xué)期教學(xué)任務(wù)；第三，負責(zé)對本科生畢業(yè)論文和實習(xí)進行安排協(xié)調(diào)，收集整理材料；第四，考試前對試卷科學(xué)性進行抽查，考試后及時提醒教師成績錄入；第五，為教師收集教學(xué)信息。

（3）協(xié)調(diào)配合完成學(xué)院教務(wù)檢查工作。每學(xué)期開學(xué)初學(xué)院的教務(wù)秘書都要組織本學(xué)院開課的課程進行教學(xué)檢查，收集老師們的新學(xué)期的教學(xué)進度和計劃，在學(xué)期中旬需要協(xié)助進行期中教學(xué)檢查。教務(wù)秘書應(yīng)有大局意識，公正客觀，保持頭腦清醒，妥善處理分歧，避免矛盾激化，盡力保障教學(xué)秩序正常。

（4）教學(xué)文件存管。二級學(xué)院均配備專用檔案柜，檔案柜內(nèi)存放著學(xué)院重要文件，包含老師們近三年來的課程教案、課程計劃和進度書、學(xué)生教材統(tǒng)計表、教師教學(xué)工作量統(tǒng)計、學(xué)生評教結(jié)果、調(diào)代課申請表、教師教學(xué)科研成果統(tǒng)計表、教務(wù)處下發(fā)的通知等，都應(yīng)該有詳細地校對、收集、分類、存管。其次，還有收集整理近三年來學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計）、畢業(yè)實習(xí)全過程的材料。教務(wù)秘書應(yīng)保證檔案材料的完整性，保證材料查閱方便。[4]

3 影響教務(wù)秘書工作成效的主要因素

（1）工作職責(zé)不清。在高校的常規(guī)教學(xué)管理中，現(xiàn)在很多高校將教務(wù)秘書工作和辦公室人員的工作混在一起。教務(wù)秘書工作量大，工作目標不明確。其原因之一是教務(wù)秘書沒有得到強而有力的激勵，教務(wù)秘書的不僅工作量多并且沒有得到相應(yīng)的激勵，還受到了批評，就會造成教務(wù)秘書工作消極，妨礙學(xué)院教學(xué)工作開展，制約教務(wù)秘書作用。

（2）教務(wù)秘書缺乏系統(tǒng)性學(xué)習(xí)機會。教務(wù)秘書是教育教學(xué)管理人員，其學(xué)歷和業(yè)務(wù)能力要能夠滿足學(xué)生和教師的需求。其次，較大比例的教務(wù)秘書是非“科班”畢業(yè)，且沒有受到教育教學(xué)管理方面的培訓(xùn)，對于教學(xué)管理的能力和經(jīng)驗不足，短時間里又不能夠達到教務(wù)秘書隊伍高標準的要求。因此，就需要教務(wù)秘書時刻學(xué)習(xí)最新的教學(xué)管理知識，并要結(jié)合學(xué)校發(fā)展實際情況對自身的業(yè)務(wù)能力進行更新。

學(xué)校目前提供很多面向?qū)Ｈ谓處煹倪M修學(xué)習(xí)，但這些學(xué)習(xí)機會教務(wù)秘書很難得到，在進入工作崗位后未得到學(xué)習(xí)的機會，這就使教務(wù)秘書在管理工作中沒有新的教育教學(xué)管理理念地支撐，工作中只會重復(fù)舊的內(nèi)容，運用舊的工作方法處理問題，最終學(xué)校的教學(xué)教務(wù)管理工作會時常出現(xiàn)問題，同時也導(dǎo)致了教務(wù)秘書本人的業(yè)務(wù)素質(zhì)徘徊不前。

4 建立健全高校教務(wù)秘書隊伍

（1）明確高校教務(wù)秘書崗位職責(zé)。建立教務(wù)秘書崗位職責(zé)制度，明確分工。教務(wù)秘書處于教育教學(xué)基礎(chǔ)性地位，既要整理出學(xué)校師生對學(xué)院教育教學(xué)意見和建議，又要保障學(xué)院教育教學(xué)進行，還要成為決策者的智囊。[5]

（2）積極開展高校教學(xué)秘書交流和培訓(xùn)。多元化的知識結(jié)構(gòu)，過硬的專業(yè)素質(zhì)，豐富的教管經(jīng)驗是高校教務(wù)秘書教育教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)性保證。學(xué)校應(yīng)重視教務(wù)秘書隊伍的建設(shè)，提升教務(wù)秘書高學(xué)歷比例和職稱職位，選聘德才兼?zhèn)淙藛T為學(xué)院教務(wù)秘書，優(yōu)化教務(wù)秘書的知識架構(gòu)。[6]

建立全面的培養(yǎng)體制，組織定期的教務(wù)秘書學(xué)習(xí)班，系統(tǒng)學(xué)習(xí)專業(yè)的教學(xué)管理知識，形成與其崗位相匹配的知識架構(gòu)。鼓勵教務(wù)秘書與兄弟高校的教務(wù)管理人員溝通、學(xué)習(xí)，參加省際、校際教育教學(xué)聯(lián)盟的組織的管理培訓(xùn)。

教學(xué)管理中時常出現(xiàn)亟待解決的問題，這時高校應(yīng)支持教務(wù)秘書開展對這些問題和教學(xué)管理進行研究，將解決問題的方式方法提升到教育教學(xué)管理理論的高度上來，才可以因地制宜地拓展教學(xué)管理新思維，教學(xué)管理的創(chuàng)新和改革才能得以持續(xù)，最終的目的就是為了專業(yè)化建設(shè)教務(wù)管理人員。

高校應(yīng)適當(dāng)將深造機會給予工作優(yōu)秀的教務(wù)秘書，有利于教務(wù)秘書對管理方面的知識的深入學(xué)習(xí)，這樣不僅能夠幫助他們接受新的教學(xué)理念，開拓視野，在學(xué)習(xí)結(jié)束后能夠?qū)⑺I(lǐng)悟的理論運用在未來高校教學(xué)管理中，是高校提高教學(xué)管理水平的重要途徑之一。

（3）建立健全教務(wù)秘書的管理體制和激勵機制。首先要保證高校教務(wù)秘書的工作質(zhì)量，就要激發(fā)其工作熱情，創(chuàng)建一套完整的教務(wù)秘書工作的績效考核體制。高校要實事求是，結(jié)合教務(wù)秘書的工作內(nèi)容，切實將教務(wù)秘書的自身發(fā)展與高校發(fā)展有機地結(jié)合起來，聽取教務(wù)秘書自身發(fā)展過程中遇到的困難，切實在其選聘、考核、評優(yōu)、職稱和職務(wù)晉升等制度中給予教務(wù)秘書合理的要求和空間，讓教務(wù)秘書切身體會到發(fā)展的前景、提升的空間、奮斗的目標。目前高校具有高素質(zhì)的教師隊伍，急需配備一支業(yè)務(wù)強的教學(xué)教務(wù)管理隊伍，學(xué)校應(yīng)重視和尊重教務(wù)秘書的工作，將教務(wù)秘書提升到和教師同等重要的位置，配備和教師隊伍一致的教務(wù)秘書隊伍提升計劃，創(chuàng)建一支戰(zhàn)斗力強的教務(wù)秘書隊伍。

（4）實行計算機規(guī)范化教務(wù)管理。高校應(yīng)利用計算機和系統(tǒng)等信息技術(shù)工具規(guī)范教務(wù)管理工作，實行教學(xué)教務(wù)通過計算機等規(guī)范化，利用信息化的特點，就需要學(xué)校有一套安全、好用、智能的教務(wù)管理系統(tǒng)，促進教學(xué)教務(wù)管理工作得以安全、高效、便捷、準確的開展。教務(wù)管理涉及工作繁多細致，這樣有利于減輕工作壓力。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的日新月異，同時要求教務(wù)秘書必須熟練運用信息化、電子化的管理手段，采取科學(xué)的管理方式，促進教務(wù)管理水平的不斷提升。

參考文獻

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