學(xué)院級(jí)科研管理信息系統(tǒng)理論構(gòu)建

周濤　韓輝

摘 要：學(xué)院級(jí)科研和成果管理涉及很多固定事務(wù)性工作，但現(xiàn)在很多學(xué)院?jiǎn)挝蝗匀徊捎檬止ぷ鳂I(yè)，不但工作周期長(zhǎng)、工作效率低，而且其管理和統(tǒng)計(jì)工作受到很大的限制。結(jié)合學(xué)院科研信息管理工作，采用模塊化的設(shè)計(jì)思想和組件編程等技術(shù)，設(shè)計(jì)出一套適合學(xué)院級(jí)單位的科研和教學(xué)成果管理統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。通過(guò)科研管理信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)科研工作的網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理，形成一個(gè)實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、便于查詢的科研數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建一個(gè)實(shí)時(shí)收發(fā)的、多渠道整合的科研管理溝通平臺(tái)。設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)考慮系統(tǒng)通用性，在以桂林電子科技大學(xué)商學(xué)院為首個(gè)實(shí)施例成功運(yùn)行維護(hù)和改善后，再向其它院級(jí)單位推廣。

1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)實(shí)施的優(yōu)點(diǎn)

系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和實(shí)施可使商學(xué)院全體教師、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院院辦相關(guān)管理工作三方面同時(shí)受益：

1.1服務(wù)于全體教師

老師可以在得到項(xiàng)目立項(xiàng)（包括教改項(xiàng)目）、獲各種獎(jiǎng)（包括教學(xué)類獎(jiǎng)項(xiàng)）、發(fā)表論文、獲得專著、專利、軟件著作權(quán)后直接在網(wǎng)上登記并上傳各種材料的掃描件，這使得教師可以隨時(shí)上傳相關(guān)信息，不會(huì)出現(xiàn)年底統(tǒng)一上交材料查找不便；

在科技處要求提交各種科研統(tǒng)計(jì)、科研材料時(shí)不再要求老師提交；在各種申報(bào)需要進(jìn)行科研資料的統(tǒng)計(jì)和證明材料打印時(shí)也不再需要通知教師提交。將老師從常規(guī)性填寫各種表格中解放出來(lái)，減少老師大量不必要的重復(fù)性工作；

在年終核對(duì)科研和教學(xué)成果工作量時(shí)不必要求老師提交相關(guān)材料，只需要通知教師進(jìn)入系統(tǒng)核實(shí)自己的各種科研教學(xué)成果是否完整即可；

原教師需要自己提交到科技處和教務(wù)處的各種資料現(xiàn)不用進(jìn)花江校區(qū)提交，而直接在系統(tǒng)中填寫，并將紙制材料提交給院辦，由院辦統(tǒng)一每月送一次學(xué)校機(jī)關(guān)，極大地方便了教師，提升了院辦為教師的服務(wù)水平（這是院辦主動(dòng)提出來(lái)要這樣做的）?？萍继幰矞p少了服務(wù)工作；

教師個(gè)人進(jìn)行各種項(xiàng)目申報(bào)、提交各種材料時(shí)，對(duì)自己的各種科研和教學(xué)項(xiàng)目、成果方便地查找歷史資料，并對(duì)個(gè)人資料進(jìn)行有效管理；

為老師需要使用系統(tǒng)部分作好人機(jī)界面設(shè)計(jì)，做到簡(jiǎn)潔實(shí)用，使教師不用學(xué)習(xí)系統(tǒng)使用，實(shí)現(xiàn)傻瓜操作。把保存和提交按鈕等都去掉實(shí)現(xiàn)最簡(jiǎn)單操作。

1.2簡(jiǎn)化院辦工作、提升工作效率

直接從系統(tǒng)中獲取相關(guān)信息和資料，不必通知再收?。?/p>

院辦以往很多資料不掌握，通過(guò)系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)學(xué)校科研資料的檔案庫(kù)建設(shè)，可以對(duì)學(xué)院老師以往越過(guò)學(xué)院直接與科技處和教務(wù)處對(duì)接的信息放在學(xué)院系統(tǒng)中統(tǒng)一管理，不但節(jié)省老師的時(shí)間，而且使學(xué)院有需要材料時(shí)不必每次都向?qū)W校行政部門查找索要；

在各種申報(bào)和提交各種表格時(shí)可以直接根據(jù)系統(tǒng)的多條件檢索功能找到相關(guān)資料列表和證明文件，減少院辦的重復(fù)性工作并提高院辦工作效率；

針對(duì)院辦具體工作開(kāi)發(fā)軟件，對(duì)學(xué)術(shù)委員會(huì)、教授委員會(huì)、碩士生導(dǎo)師、各系、各專業(yè)進(jìn)行相關(guān)具體工作進(jìn)行；

給年終工作量統(tǒng)計(jì)帶來(lái)方便，使工作快速自動(dòng)化完成。

1.3服務(wù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策工作

及時(shí)掌握學(xué)院科研教學(xué)情況，對(duì)不同時(shí)間段、不同學(xué)科、不同系別、不同專業(yè)等情況進(jìn)行了解，為科學(xué)決策提供依據(jù)。

1.4服務(wù)于學(xué)院的分配工作

解決學(xué)院當(dāng)前的分配工作手工作業(yè)的情況，為該項(xiàng)工作提供信息化手段，提供科學(xué)、合理、清晰的依據(jù)。在學(xué)校將年終分配權(quán)下放到學(xué)院后，還可以為年終分配提供快速、科學(xué)、有效的手段。

2 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)與內(nèi)容

2.1系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

商學(xué)院科研和教學(xué)成果管理信息系統(tǒng)將本著“滿足當(dāng)前需要，適應(yīng)未來(lái)發(fā)展”的建設(shè)原則，配合商學(xué)院院辦管理及院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行學(xué)院規(guī)劃管理工作，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的信息化管理，使各項(xiàng)工作和管理步入定量化、科學(xué)化、自動(dòng)化的軌道。降低人員的事務(wù)性工作量、提高工作效率、縮短業(yè)務(wù)周期。對(duì)各種工作的數(shù)據(jù)保存和查尋、統(tǒng)計(jì)與分析、決策輔助數(shù)據(jù)獲取提供支撐。為學(xué)院辦公室各相關(guān)業(yè)務(wù)職能提供多種類、多層次、多目標(biāo)的綜合服務(wù)。

2.2主要內(nèi)容

本系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)功能和內(nèi)容為對(duì)學(xué)院科研、教學(xué)成果信息相關(guān)的計(jì)算，以及快捷查閱。軟件具體需要實(shí)現(xiàn)以下管理功能的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)：

一、人員管理。具體分為：人員信息錄入、人員信息修改、人員信息管理、人員信息查詢；

二、項(xiàng)目管理。具體分為：項(xiàng)目信息錄入、信息管理、項(xiàng)目信息設(shè)置；

三、科研成果管理。具體分為：科研和教學(xué)獲獎(jiǎng)、專著管理、科研教改論文管理、專利軟件著作權(quán)管理；

四、成果轉(zhuǎn)化和學(xué)術(shù)交流管理。具體分為：研究、咨詢報(bào)告采納，國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)會(huì)議、講學(xué)、培訓(xùn)；

五、教學(xué)成果年終統(tǒng)計(jì)管理。具體分為：教學(xué)成果、教學(xué)獲獎(jiǎng)；

六、院內(nèi)考勤管理。具體分為：考勤設(shè)置、考勤錄入、考勤統(tǒng)計(jì)；

七、院內(nèi)崗位管理模塊。具體分為：系主任信息管理、班主任信息管理、支部書(shū)記信息管理、兼職信息管理；

八、數(shù)據(jù)庫(kù)備份和日志模塊。具體分為：提供一鍵備份數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)庫(kù)恢復(fù)功能、系統(tǒng)日志管理；

九、系統(tǒng)設(shè)置和管理。具體分為：帳戶管理、系統(tǒng)權(quán)限管理。

3 擬解決途徑

1.詳細(xì)認(rèn)真地調(diào)研。以商學(xué)院為實(shí)施例，對(duì)商學(xué)院的科研和成果管理涉及的諸多固定事務(wù)性工作進(jìn)行仔細(xì)調(diào)查和分析。

2.科學(xué)地需求分析。需求分析，就需求分析與相關(guān)工作人員進(jìn)行溝通，對(duì)需求分析進(jìn)行修改和完善。

3.系統(tǒng)設(shè)計(jì)。根據(jù)需求分析進(jìn)行確定的具體內(nèi)容，利用管理信息系統(tǒng)的理論方法進(jìn)行功能模塊分析設(shè)計(jì)。

4.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與測(cè)試。按系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求，按軟件工程的規(guī)范進(jìn)行系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)測(cè)試用例，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面功能測(cè)試和性能測(cè)試。

5.運(yùn)行維護(hù)。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化，用戶的培訓(xùn)，運(yùn)行和維護(hù)。

4 結(jié)論

學(xué)院級(jí)科研管理信息系統(tǒng)的信息化實(shí)現(xiàn)可以為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展科學(xué)管理提供輔助支持，為教師進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、信息查詢、溝通交流等工作進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化和高效率的管理。本系統(tǒng)以桂林電子科技大學(xué)商學(xué)院的信息化管理工作為具體設(shè)計(jì)和實(shí)施例，在保障能勝任商學(xué)院管理工作的同時(shí)具有通用性和推

廣性。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃梯云，李一軍主編.管理信息系統(tǒng)（第五版）.高等教育出版社.2015.7.

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