對(duì)基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)探討

摘 要：在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案管理需要有效的利用資源來(lái)保證檔案管理信息化建設(shè)的順利展開(kāi)。引起領(lǐng)導(dǎo)層與所有員工的重視，挖掘檔案管理信息化建設(shè)的高效、便捷價(jià)值，注重人才的培養(yǎng)，注重資源的節(jié)約性運(yùn)用。本文從基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)角度出發(fā)，為有關(guān)工作開(kāi)展提供參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校 檔案管理 信息化建設(shè)

基于互聯(lián)網(wǎng)、通訊技術(shù)發(fā)展而來(lái)的大數(shù)據(jù)，在各行各業(yè)都發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。對(duì)于高校檔案管理而言，其信息化建設(shè)可以有效的發(fā)揮檔案本身的大數(shù)據(jù)價(jià)值，讓檔案發(fā)揮更大的實(shí)用價(jià)值，同時(shí)讓檔案管理更為便捷高效，是檔案管理工作隨著時(shí)代發(fā)展的具體表現(xiàn)。

一、當(dāng)下高校檔案管理信息化建設(shè)的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）缺乏足夠重視

在高校檔案管理中，信息化建設(shè)在不斷的推進(jìn)，但是對(duì)于大多數(shù)高校而言，在此方面仍舊有較大的上升空間。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案信息化管理缺乏足夠的重視，一方面是源于信息化建設(shè)需要耗費(fèi)大量的資金，日常維護(hù)管理需要更為專業(yè)的人員，是一個(gè)長(zhǎng)期投入的過(guò)程。另一方面在于信息化建設(shè)會(huì)帶來(lái)一定安全隱患，如果處理不好，容易導(dǎo)致重要檔案資源的泄露。因此，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層而言，在此方面存在一定嘗試的動(dòng)力，但是也對(duì)其隱患有較大的擔(dān)憂。面對(duì)著信息化建設(shè)在各行各業(yè)的展開(kāi)，大多數(shù)學(xué)校仍舊會(huì)帶著嘗試性的心態(tài)做一定的檔案信息化管理的試水。而對(duì)于為了其安全與使用效果所需的高投入，仍舊存在支持不足的現(xiàn)象。此外，對(duì)于檔案管理，各學(xué)校缺乏其價(jià)值的認(rèn)可，由此導(dǎo)致在管理上相對(duì)混亂無(wú)序，無(wú)法將其實(shí)際大數(shù)據(jù)管理的價(jià)值發(fā)掘出來(lái)。

（二）缺乏專業(yè)高素質(zhì)的人才

高校檔案管理有關(guān)工作人員往往不具有專業(yè)特長(zhǎng)與積累，更多是學(xué)校教職工的安置性工作性質(zhì)，對(duì)工作人員缺乏較高的專業(yè)素養(yǎng)要求。尤其是對(duì)于越來(lái)越多樣化的信息管理手段，較多年長(zhǎng)的員工有些無(wú)所適從。部分檔案管理人員長(zhǎng)期習(xí)慣傳統(tǒng)管理辦法，因此即便有信息化管理的配套設(shè)施，但是在使用上仍舊沒(méi)有充分發(fā)揮作用，或者使用的水平相對(duì)較低。對(duì)于信息化管理系統(tǒng)中的有關(guān)儲(chǔ)存、入檔編輯、搜索規(guī)律等都缺乏足夠的技巧掌握，由此導(dǎo)致信息化管理的功能無(wú)法有效展現(xiàn)。由于領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，部分工作人員在檔案管理工作上缺乏上進(jìn)心，流于形式，或者頻繁的馬虎大意，不注重其管理價(jià)值的挖掘。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

由于信息化管理在高校檔案管理中存在的時(shí)間并不長(zhǎng)，同時(shí)每一年的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題推陳出新。在解決舊的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題后又會(huì)有新的問(wèn)題處理。因此檔案信息化管理一直受到安全威脅的沖擊。當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)日益頻繁，檔案管理有關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)也更容易與外界連接，部分是因?yàn)楣ぷ魅藛T操作不當(dāng)，部分是因?yàn)橛嘘P(guān)人員不遵守信息保密的規(guī)則與專業(yè)的系統(tǒng)操作，由此導(dǎo)致信息安全風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)上會(huì)有多種的技術(shù)對(duì)信息盜取形成沖擊，對(duì)于管理人員，如果缺乏專業(yè)的水準(zhǔn)，非常容易調(diào)入陷阱。

（四）資金缺乏

檔案信息化管理需要較多的資金支持，而且是持續(xù)性的維護(hù)管理。部分高校會(huì)花資金購(gòu)買信息建設(shè)有關(guān)軟件與硬件設(shè)施，有的會(huì)聘用專業(yè)的信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)做好學(xué)校的信息化建設(shè)工作。但是總體來(lái)說(shuō)，整體的資金投放上相對(duì)較少，經(jīng)費(fèi)較為短缺，由此導(dǎo)致了最終成效不足，部分也與管理不善有密切關(guān)系。

二、基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理信息化建設(shè)

（一）引起領(lǐng)導(dǎo)層重視

要做好高校檔案管理信息化建設(shè)，可以讓更為完善的信息化管理來(lái)發(fā)揮檔案的大數(shù)據(jù)價(jià)值。要將該價(jià)值有效的引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的重視。不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視，同時(shí)也讓每個(gè)部門的工作人員意識(shí)到，積極配合信息化建設(shè)可以有效的讓各工作崗位獲得更專業(yè)的信息支持，提升工作的便捷性。通過(guò)專業(yè)信息化建設(shè)，在各有關(guān)系統(tǒng)賬戶的運(yùn)用下就可以有效輕松搜索獲取工作所需的檔案資料，避免花精力去實(shí)體空間尋找，或者拜托他人尋找。引起所有工作人員的重視，由此得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設(shè)鋪平道路。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可可以有效促使其他部門工作人員配合有關(guān)工作的開(kāi)展。

（二）注重人才的培養(yǎng)

要多選用專業(yè)的機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)或者在學(xué)校內(nèi)部組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，由此來(lái)更好的幫助信息化建設(shè)順暢、專業(yè)的展開(kāi)。在崗位人員安排上，一方面盡可能選擇專業(yè)對(duì)口的工作人員，另一方面需要注重在崗人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)?？梢酝ㄟ^(guò)讓工作人員參與培訓(xùn)班或者進(jìn)修來(lái)提升專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)可以在線培訓(xùn)與實(shí)體課程培訓(xùn)，具體依據(jù)工作人員時(shí)間、精力狀況，保證培訓(xùn)安排的有效性。在崗培訓(xùn)與崗前培訓(xùn)都需要結(jié)合進(jìn)行，有效的確保工作人員更好的掌握實(shí)際工作所需，讓工作能力隨著工作需求不斷的與時(shí)俱進(jìn)。

（三）注重資源合理運(yùn)用

作為高校本身，擁有著大量的社會(huì)資源與人才資源，為了減少信息化建設(shè)中的經(jīng)費(fèi)消耗，可以運(yùn)用有效的資源來(lái)提供幫助。在信息化建設(shè)的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)或者日常維護(hù)中，可以運(yùn)用教師團(tuán)隊(duì)資源或者有關(guān)社會(huì)資源，盡可能的將費(fèi)用降到可以承受的范圍，同時(shí)又保證系統(tǒng)的安全與有效性。在經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費(fèi)。以實(shí)用性為主，避免過(guò)高標(biāo)準(zhǔn)而不適合實(shí)際所需。

三、結(jié)束語(yǔ)

基于大數(shù)據(jù)環(huán)境潮流，高校檔案管理信息化建設(shè)可以更好的讓有關(guān)工作與時(shí)俱進(jìn)。但是在實(shí)際的處理中，也會(huì)因?yàn)槎喾N多樣的阻力導(dǎo)致價(jià)值無(wú)法開(kāi)發(fā)運(yùn)用，甚至導(dǎo)致資源閑置浪費(fèi)。要充分調(diào)動(dòng)各方面的配合，有助于在信息化建設(shè)上保持更低成本，實(shí)現(xiàn)實(shí)用性的管理效果。

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作者簡(jiǎn)介：李君（1982.9-）男，漢族，籍貫：山西臨汾，學(xué)歷：本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案管理，單位：山西師范大學(xué)臨汾學(xué)院。