淺談新時(shí)期物業(yè)檔案規(guī)范化管理

王鈺婷

摘 要：物業(yè)行業(yè)做為朝陽(yáng)行業(yè)，正在蓬勃迅速發(fā)展，新時(shí)代、新氣象、新思維、新作為，物業(yè)企業(yè)做為物業(yè)行業(yè)的一份子，服務(wù)品質(zhì)是核心競(jìng)爭(zhēng)力，在如何提高服務(wù)品質(zhì)的比拼中，規(guī)范化的物業(yè)檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，也是反映物業(yè)管理和服務(wù)水平的重要評(píng)價(jià)因素且發(fā)揮著重要作用。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理 存在問(wèn)題 應(yīng)對(duì)措施

一、物業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容

物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)在從事物業(yè)管理服務(wù)活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。主要集中在兩大類：一是物業(yè)企業(yè)日常運(yùn)作中形成的檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營(yíng)管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等；二是物業(yè)各項(xiàng)目管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專項(xiàng)檔案，包括物業(yè)清冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃經(jīng)營(yíng)檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)項(xiàng)目管理服務(wù)檔案等等。

二、當(dāng)前物業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理機(jī)制不健全或主管人員重視程度不夠。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的制度相對(duì)比較健全，但是在檔案管理制度方面不完善，在對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)督導(dǎo)和考核方面缺乏有效的監(jiān)管，甚至存在檔案“只存不管”的形象，管理機(jī)制缺失。

（二）檔案人員自身業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。部分物業(yè)企業(yè)未專項(xiàng)設(shè)立專職檔案管理員或兼職檔案管理員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平等方面參差不齊，責(zé)任心不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致檔案管理在實(shí)際工作過(guò)程中出現(xiàn)檔案收集不全、不及時(shí)，整理不規(guī)范、不完整，甚至部分資料遺失現(xiàn)象。

（三）檔案存檔載體未與時(shí)俱進(jìn)，與信息化建設(shè)脫節(jié)。尤其是在合同管理或業(yè)主檔案管理上，檔案存檔仍采用傳統(tǒng)原始紙質(zhì)存檔或部分采用電子技術(shù)存檔，在查詢或檢索時(shí)極為不便，隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，在檔案管理創(chuàng)新和規(guī)范化管理上還有很大上升空間。

（四）檔案整體管理不系統(tǒng)。存在多頭、分散管理情況，尤其是在物業(yè)企業(yè)下屬的各項(xiàng)目管理處，往往都是各部門自行管理，未形成系統(tǒng)有效的項(xiàng)目管理模式，在人員調(diào)動(dòng)和檔案借閱的過(guò)程中極易造成檔案流失。另外，在接管物業(yè)項(xiàng)目時(shí)，對(duì)項(xiàng)目的整體建設(shè)工程技術(shù)資料收集不全，導(dǎo)致后期維修過(guò)程中比較被動(dòng)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

三、規(guī)范化檔案管理應(yīng)對(duì)措施

1.規(guī)范檔案管理機(jī)制。在機(jī)制監(jiān)管上，根據(jù)物業(yè)企業(yè)實(shí)際，對(duì)企業(yè)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理、集分結(jié)合的檔案管理機(jī)制；嚴(yán)格落實(shí)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，將檔案工作納入檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、具體檔案業(yè)務(wù)人員的職責(zé)范圍之中，每年簽訂責(zé)任書，細(xì)化責(zé)任落實(shí)；定期加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的業(yè)務(wù)督導(dǎo)和考核，考核結(jié)果與薪酬掛鉤；在檔案管理制度制訂和落實(shí)上，要根據(jù)物業(yè)企業(yè)的發(fā)展定期不斷修訂和完善，對(duì)檔案的歸檔范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)要不斷優(yōu)化、規(guī)范，做到物業(yè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理服務(wù)過(guò)程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能留下管理“痕跡”。

2.提高檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)水平。首先，要提高檔案業(yè)務(wù)人員的思想認(rèn)識(shí)、服務(wù)意識(shí)以及政治素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。其次，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培訓(xùn)要接地氣、有針對(duì)性，且與實(shí)際工作相結(jié)合，對(duì)行業(yè)及企業(yè)的檔案管理相關(guān)的政策和法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要吃透。不定期對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)考核。

3.當(dāng)今社會(huì)科技發(fā)展日新月異，信息化已成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大勢(shì)所趨。在物業(yè)企業(yè)檔案管理工作中，要與時(shí)俱進(jìn)，要結(jié)合物業(yè)企業(yè)檔案管理內(nèi)容構(gòu)成相對(duì)固定的特點(diǎn)，盡快引進(jìn)信息化管理技術(shù)，運(yùn)用專業(yè)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)和查詢等功能。例如采用業(yè)內(nèi)口碑比較好的專業(yè)物業(yè)管理檔案軟件，有條件的物業(yè)企業(yè)，可根據(jù)自身實(shí)際，自行開發(fā)、設(shè)計(jì)物業(yè)檔案管理平臺(tái)或軟件，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共享的管理機(jī)制。同時(shí)，要建立科學(xué)的檢索方式，實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化管理，使“死”檔案變成“活”信息，從而形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)，高效、完整地實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)各種類型的檔案資料進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化集中管理，并對(duì)其流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，提高檔案管理的精細(xì)化和信息化、專業(yè)化水平。

4.細(xì)化檔案管理工作。物業(yè)企業(yè)檔案管理涉及面廣，工作量大，很多檔案業(yè)務(wù)人員起初不從著手，目標(biāo)不明確。在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中，要嚴(yán)格按照“細(xì)”的標(biāo)準(zhǔn)，找準(zhǔn)關(guān)鍵問(wèn)題、薄弱環(huán)節(jié)，細(xì)化目標(biāo)，分階段、分重點(diǎn)地做好基礎(chǔ)檔案管理工作，在日常檔案整理、保管、移交等環(huán)節(jié)中，切實(shí)做到重細(xì)節(jié)、重過(guò)程、重基礎(chǔ)、重具體、重落實(shí)、重質(zhì)量、重效果，專注地做好每一件事，盡量一次性把工作做到位。對(duì)于重要的檔案、文件資料，要實(shí)行即時(shí)歸檔且保持檔案的完整性。尤其是新接管的物業(yè)項(xiàng)目，在與開發(fā)建設(shè)單位移交時(shí)，注重對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案資料的驗(yàn)收和保管，并保證該檔案的真實(shí)可靠和完整性，如工程一旦發(fā)生故障可最大程度的使物業(yè)的維修、養(yǎng)護(hù)工作事半功倍，省時(shí)省力并減少對(duì)住戶的影響。另外，凡是物業(yè)管理和服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。根據(jù)業(yè)務(wù)門類的不同，適當(dāng)調(diào)整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理。此外，還要加強(qiáng)室存檔案室安全管理，嚴(yán)格落實(shí)“防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體”“十防”，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。

結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，物業(yè)企業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的一項(xiàng)長(zhǎng)態(tài)性的基礎(chǔ)性管理工作，將貫穿在物業(yè)管理和服務(wù)環(huán)節(jié)的全過(guò)程中，反映了物業(yè)企業(yè)的發(fā)展歷程和成長(zhǎng)軌跡。在新形勢(shì)下，如何加強(qiáng)物業(yè)檔案規(guī)范化管理，持續(xù)提高物業(yè)管理服務(wù)水平，使檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是當(dāng)前物業(yè)企業(yè)不斷研究和探索的一項(xiàng)重要課題、任重而道遠(yuǎn)！