新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析及應對措施

摘 要：檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，在事業(yè)單位工作中占據(jù)重要地位。對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀進行剖析，指出其一般性問題，進而提出解決方案，通過轉(zhuǎn)變思想、改進管理制度、加強人員素質(zhì)，使事業(yè)單位檔案管理工作得以有效改進，實現(xiàn)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)狀 應對措施

引 言

檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展密切相連，有效的檔案管理是事業(yè)單位良好運行的首要要求，事業(yè)單位的發(fā)展離不開有效檔案管理的推動。但目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作一般都被看輕，檔案管理人員不受重視，檔案管理制度粗制濫造，導致單位檔案工作過程中留有許多弊端。在當代新形勢下，面對上述問題，事業(yè)單位應找到應對措施，快速高效地解決問題，完善檔案管理制度，實現(xiàn)事業(yè)單位的良性可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）工作不受重視

檔案管理工作之所以被忽視，是因其不能直接給單位帶來實際利益，大多數(shù)人認為檔案管理工作只是進行簡單的記錄、整理的重復性工作，沒有什么操作難度[1]。這一特點，容易使檔案管理工作在整個單位中被共同無視，檔案管理人員長期處于不被重視的狀況下，也容易忽視自身工作的重要性，最終出現(xiàn)工作不深入、只做表面的情況，甚至提出換崗要求。人員的頻繁更替、單位檔案資料頻繁地來回交接，檔案管理工作的連續(xù)性、完整性受到影響。在此期間，管理上很容易出現(xiàn)漏洞，造成檔案資料缺失或錯誤，進而影響單位今后的運行及發(fā)展。

（二）制度不夠完善

長期以來，受落后管理思想的影響，檔案管理制度粗制濫造。沒有合理、規(guī)范的檔案管理制度，就不會有好的檔案管理工作。檔案管理工作的人員就會抱有“鉆空子”的心態(tài)，忽視一些小問題，錯記、不記部分檔案資料，造成資料的流失，不能為將來的工作提供有價值的參考。在整理檔案資料時，沒有嚴格按照規(guī)范去記和擺放，導致在查閱和使用資料時浪費時間，很大程度上影響了工作效率。

（三）信息化程度低

社會的信息化進程在加快，現(xiàn)代化管理技術(shù)也逐漸增多。在實際生活中，檔案管理信息化建設(shè)并未深入普及，進而很大程度上限制了資料的存儲與管理以及檔案管理工作效率的提升。即便配備了相應信息化設(shè)備的單位，也常因沒有專業(yè)的人員，信息化應用浮于表面，如只是單純的數(shù)據(jù)錄入、無分類整理等，導致沒有達到簡便查閱的效果[2]。

二、 改進檔案管理工作的措施

（一）提高重視程度

首先，改變事業(yè)單位管理層對檔案管理工作的固有印象[3]。通過會議、宣傳講座、案例分析等活動，使單位管理人員與檔案管理員形成互動，理解檔案管理對單位工作的重大作用，使管理人員極大程度上重視檔案管理工作。第二，檔案管理人員從自身重視自己的工作，在其崗、謀其事，肩負起單位檔案管理工作的責任，才能從根本上扭轉(zhuǎn)檔案工作被輕視的現(xiàn)狀，進而促使各科室在檔案形成上投入更多精力，使單位能夠從檔案管理工作中汲取更多的營養(yǎng)。

（二）制定完備制度

完善的制度是一切工作的先決條件，不規(guī)范的制度必將導致整個工作的混亂。事業(yè)單位在制定檔案管理制度時需根據(jù)本單位實際情況，在科學理論指導下，制定出合理完善的檔案管理制度[4]。把職責以及具體管理范圍明確到各級工作人員身上；嚴格要求檔案管理的各個環(huán)節(jié)，檔案材料的搜集、鑒別、整理、儲存、應用等必須按管理制度嚴格進行。有了健全的管理制度，才能確保各項工作有據(jù)可依，方便分工完成檔案工作，便于各科室查閱信息，提高單位整體工作效率。

（三）資料數(shù)據(jù)信息化

隨著社會進步，各項事業(yè)的信息化進程也在不斷加快。事業(yè)單位多年來的存在與發(fā)展形成了大量資料和數(shù)據(jù)，而檔案資料傳統(tǒng)保存方式的特點注定其無法很好適應這種飛速發(fā)展和歷史積淀，檔案管理難度日益增大。因此，應及時改變檔案管理方法，積極引進信息化管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息線下整理、記錄，線上錄入、檢索、利用等工作，提高檔案管理效率，為使用者提供更為簡便的查閱方式和更為全面的檔案資料。如，將已有檔案目錄數(shù)字化，將紙質(zhì)文件錄入數(shù)字檔案資料庫中，建成可供查閱的內(nèi)部檢索平臺。又如，利用互聯(lián)網(wǎng)收集可用資料，與其他單位間交換部分檔案資料，實現(xiàn)共贏。

（四）提高人員素質(zhì)

定期培訓是提高檔案管理員工作能力最有效最便捷的手段。不僅要提升專業(yè)知識素養(yǎng)、信息化設(shè)備操作能力，更要改變觀念與思路，鼓勵與時俱進，拒絕一成不變，更好地擔負起新形勢下事業(yè)單位的檔案管理工作。同時，單位需制定合理的獎勵機制，充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，并宣傳發(fā)動全員參與檔案工作，廣泛收集有利用價值的檔案資料，不斷豐富資料庫。另外，檔案管理人員還應主動了解單位動向，及時提供對當前工作有用的資料，把工作做在前頭，完成工作方式由被動到主動的轉(zhuǎn)變。利用培訓培養(yǎng)檔案管理人員的忠誠心和責任感，不斷更新其知識儲存，探索創(chuàng)新工作方式，培養(yǎng)出一批新形式下的檔案管理人才。

三、結(jié)束語

一個沒有歷史的單位，它的進步和發(fā)展無從談起。檔案管理在事業(yè)單位中有著無可取代的重要地位，極大程度上影響到單位發(fā)展和事業(yè)傳承。因此，必須大力改進我國事業(yè)單位的檔案管理工作，針對問題制定策略，及時解決檔案管理工作中存在的弊端，使檔案工作符合時代要求、適應單位現(xiàn)狀，為單位的長足發(fā)展起好指導與輔助作用。

參考文獻：

[1] 周麗娜.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].辦公室業(yè)務，2016（6）：158-158.

[2] 王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（9）：316-317.

[3] 楊璽.淺析新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].辦公室業(yè)務，2017（7）：103-103.

[4] 苗菁.新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理[J].辦公室業(yè)務，2016（1）：165-165.

作者簡介：高照（1984—），性別：女，民族，漢族，籍貫：山東濰坊，職稱 助理檔案管理員，學歷 碩士研究生，單位 濰坊市體育中心，研究方向 檔案管理。