ERP制度下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及對策探討

史春

【摘 要】隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，ERP系統(tǒng)的不斷升級完善，大數(shù)據(jù)的集中處理和存儲能力，信息高效運作能力等等優(yōu)勢和便利，被越來越多的中國企業(yè)接受。ERP系統(tǒng)的廣泛運用為企業(yè)管理者提供了實時的機體運作數(shù)據(jù)和信息，并為管理層對公司運營和發(fā)展方向和策略等做出準(zhǔn)確及時的判斷提供了數(shù)據(jù)上的保障。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用也給企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。雖然內(nèi)部控制制度以ERP系統(tǒng)為載體大大提高了運行的效率，但由于企業(yè)在非ERP系統(tǒng)下設(shè)立的內(nèi)控制度已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有的需求，導(dǎo)致一些企業(yè)的內(nèi)控制度沒有完全的應(yīng)用于ERP系統(tǒng)的流程設(shè)計中，系統(tǒng)控制流于形式。有的企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用不僅沒有給企業(yè)帶來利益反而增加了內(nèi)耗。因此，如何把本企業(yè)的內(nèi)部控制制度的設(shè)計融入到企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，并且在各有關(guān)職能部門的監(jiān)督下不斷的完善以適應(yīng)對新的業(yè)務(wù)的控制要求，以及適應(yīng)控制環(huán)境的變化，才是ERP系統(tǒng)下我們亟待探討和解決的問題。本文以西門子采購和付款流程的內(nèi)部控制制度為例，分析了ERP系統(tǒng)內(nèi)控存在的問題，具體包括：設(shè)計開發(fā)投入大、周期長；內(nèi)控環(huán)境的變化為內(nèi)控制度的設(shè)計和實施帶來了失效風(fēng)險；內(nèi)控系統(tǒng)控制機制設(shè)置不合理；ERP系統(tǒng)中相對固化的業(yè)務(wù)處理流程使內(nèi)控系統(tǒng)缺乏靈活性。最后，提出了建議和對策。

【關(guān)鍵詞】ERP；內(nèi)部控制制度；采購與付款

ERP系統(tǒng)把企業(yè)整體資源有機的整合在一起，規(guī)范了企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)流程，銷售與收款流程，生產(chǎn)與庫存管理、人事，財務(wù)，物流等等業(yè)務(wù)流程，以期幫助企業(yè)實現(xiàn)最佳的資源配置和組合為企業(yè)的管理決策過程中一項重要參考依據(jù)。但隨著ERP系統(tǒng)越來越多的被更多的企業(yè)接受，越來越多的內(nèi)控失效的問題也漸漸體現(xiàn)出來。由此，企業(yè)可開始慢慢意識到了ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對于內(nèi)控制度的完善帶來的機遇與挑戰(zhàn)。

一、 ERP與內(nèi)部控制相關(guān)理論概述

ERP（Enterprise Resource Planning）企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面地集成了企業(yè)的所有資源信息，并為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺。

內(nèi)部控制概念的演變大致可劃分為內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)和內(nèi)部控制整體框架及企業(yè)風(fēng)險管理與內(nèi)部控制階段五個歷史階段。內(nèi)部牽制基本是以查錯防弊為目的，以職務(wù)分離和賬目核對為手法，以錢、賬、物等會計事項為主要控制對象。

二、 ERP制度下企業(yè)內(nèi)部控制的特點

1.ERP系統(tǒng)保證了數(shù)據(jù)的存儲的準(zhǔn)確性

為制定出行之有效的控制制度，數(shù)據(jù)上的支持是必不可少的，然而在人工控制制度不可避免的要花費大量的時間和精力收集數(shù)據(jù)，統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并做出相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析，而ERP 借助于先進(jìn)的IT技術(shù)實現(xiàn)了系統(tǒng)運營中的數(shù)據(jù)儲存，繁瑣的手工收集數(shù)據(jù)的方式被取代，ERP系統(tǒng)帶來的是完全的信息透明以及準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析手段，不僅使我們掌握了公司運營的動態(tài)和發(fā)現(xiàn)潛在的運營風(fēng)險，還為我們制定等有針對性的，對風(fēng)險控制點精準(zhǔn)的把握的內(nèi)部控制系統(tǒng)提供了支持。

2. ERP 系統(tǒng)的時效性與靈活性為內(nèi)部控制提供了事前控制的可能性

事后的或是事中控制制度的實施，目的在于將已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的經(jīng)營運作中的失效將給企業(yè)帶來的損失降到最低，而內(nèi)控制度的設(shè)立和實施主要的目的并不是在于發(fā)現(xiàn)和糾正失效，其最高效的控制模式還是在于預(yù)防失效的發(fā)生，ERP系統(tǒng)正是通過將內(nèi)控機制嵌入系統(tǒng)運行中而最大限度的保證了事前控制的實現(xiàn)。

3.大數(shù)據(jù)時代帶給我們的沖擊大概就是數(shù)據(jù)的共享了

在非ERP時代，大數(shù)據(jù)的共享幾乎是不可以想象的，對于擁有多家分設(shè)機構(gòu)，業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)遍布區(qū)域廣泛的集團公司來說，原有財務(wù)體制職能夠?qū)崿F(xiàn)對本部門，或是本地區(qū)的覆蓋，而ERP系統(tǒng)借助這一技術(shù)的發(fā)展，集成了整個集團的信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了整個集團范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享和實時的數(shù)據(jù)交換，這就更進(jìn)一步的強化了ERP系統(tǒng)的功能。內(nèi)控制度更是借助于ERP的廣泛應(yīng)用，得到了進(jìn)一步的提升。

三、 西門子公司ERP制度下內(nèi)部控制中存在的問題

1. ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度的設(shè)計開發(fā)投入大、周期長

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，各個業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制制度的設(shè)計，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，相關(guān)的管理配套措施的搭建等，都需要花費大量的資金和時間成本，比如，只是采購和付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)控制度的ERP系統(tǒng)的設(shè)計和嵌套，西門子就花了大概幾百萬的投入，將近2年多的時間才使其初具規(guī)模，不僅如此，因各個業(yè)務(wù)流程相互關(guān)聯(lián)，環(huán)環(huán)相扣，采購和付款內(nèi)控制度系統(tǒng)的開發(fā)不僅有IT的專業(yè)人員，精通采購與付款業(yè)務(wù)流程的管理和操作人員，人力資源部門，合規(guī)部，法律部等等相關(guān)人員也都參與到了這一內(nèi)控流程的設(shè)計和實施中，組織資源和人力資源的投入也是相當(dāng)巨大的。

2.內(nèi)控環(huán)境的變化為內(nèi)控制度的設(shè)計和實施帶來了失效風(fēng)險

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，越來越多的企業(yè)采用了互聯(lián)網(wǎng)+的模式，內(nèi)部業(yè)務(wù)流程也大多依托于現(xiàn)代信息系統(tǒng)，這就給企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)的實施帶來了極大的挑戰(zhàn)。對于西門子采購和付款流程來說，一些供應(yīng)商已經(jīng)開始采用了ERP采購系統(tǒng)對接的技術(shù)，EDI數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆秶粌H僅限于采購訂單，一些普通發(fā)票可以實現(xiàn)電子傳輸。同時銀行系統(tǒng)的線上支付功能也漸漸被大多數(shù)的企業(yè)采納。由此，源于與不同的ERP系統(tǒng)的對接，對風(fēng)險控制的要求進(jìn)一步提升，不同信息系統(tǒng)的對接不僅會帶來信息安全的問題，也同時使自身原有的內(nèi)控制度失效。

3.ERP系統(tǒng)中相對固化的業(yè)務(wù)處理流程使內(nèi)控系統(tǒng)缺乏靈活性

內(nèi)控系統(tǒng)的控制機制一旦被嵌套進(jìn)ERP系統(tǒng)中，一經(jīng)確定就相對固化了，比如，對于供應(yīng)商信用水平的設(shè)置，一般是根據(jù)上一年的供應(yīng)商的供貨情況已經(jīng)信用水平設(shè)置的，但對于一些突發(fā)事件，ERP系統(tǒng)無法靈活的做出處理，而只能夠完全根據(jù)系統(tǒng)的要求執(zhí)行系統(tǒng)的設(shè)置，不但增加了企業(yè)的內(nèi)耗，還會使企業(yè)失去最佳的采購時機。

4.內(nèi)控系統(tǒng)控制機制設(shè)置不合理

過于嚴(yán)苛的控制條件增加了企業(yè)運行的內(nèi)耗，降低了運營的效率，而如果系統(tǒng)控制點設(shè)計的不合理就會使一些違規(guī)行為或者操作流程繞過系統(tǒng)的控制點，導(dǎo)致了控制失效，機制的運行流于形式，給企業(yè)帶來了損失。比如，我們對訂單的簽字流程過于嚴(yán)格的簽字流程，就會增加轉(zhuǎn)單時間，延誤交貨的時間。但如果我們對供應(yīng)商的系統(tǒng)信息庫的建立不嚴(yán)加管控，就會導(dǎo)致不合格的供應(yīng)商流入采購系統(tǒng)中，給企業(yè)帶來損失。

四、 西門子公司ERP制度下內(nèi)部控制的改善對策

1.充分的項目可行性研究可以節(jié)約系統(tǒng)開發(fā)成本

系統(tǒng)開發(fā)之前的可行性研究主要是考察現(xiàn)行內(nèi)控制度與ERP系統(tǒng)的兼容性，比如電子采購訂單的審批流程轉(zhuǎn)簽是否存在技術(shù)障礙等，細(xì)致充分的分析可以降低系統(tǒng)實際開發(fā)階段因反復(fù)測試，返工等造成的資金和時間浪費。同時，組織和人力資源可以根據(jù)開發(fā)進(jìn)度分批分期投入來避免全員參與整個系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)流程帶來的浪費。比如，供應(yīng)商的創(chuàng)建環(huán)節(jié)，應(yīng)付賬款組可以暫時不參與，當(dāng)然最終內(nèi)控系統(tǒng)轉(zhuǎn)入真實ERP生產(chǎn)系統(tǒng)中以前的穿行測試，是需要全員參與的，以保證所有相關(guān)流程的控制都能夠有效實現(xiàn)。

2.適應(yīng)性調(diào)整內(nèi)控制度運行機制防范失效的發(fā)生

西門子采購流程中的部分下單部分已經(jīng)和供應(yīng)商的ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了對接，一方面，我們要設(shè)置嚴(yán)格的信息訪問權(quán)限，防范商業(yè)機密外泄的風(fēng)險；另一方面，我們還要做好自身系統(tǒng)的防護(hù)工作，避免病毒通過供應(yīng)商的網(wǎng)絡(luò)直接侵入西門子的ERP系統(tǒng)。同時，對于給予關(guān)聯(lián)方開放的訪問權(quán)限來說，企業(yè)還要做好時時的監(jiān)督，和定期的審核，以確保企業(yè)自身的系統(tǒng)安全。

3.增加內(nèi)控機制的靈活性

企業(yè)應(yīng)設(shè)立良好的各業(yè)務(wù)流程運營內(nèi)部控制活動，相對固化的ERP業(yè)務(wù)運行流程若想實現(xiàn)內(nèi)控制度對關(guān)鍵控制點的精準(zhǔn)定位，就要求企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)之初就要對各個業(yè)務(wù)流程的完整的運行做詳細(xì)的分析和風(fēng)險測評，并且保持對系統(tǒng)實施情況和效果的監(jiān)控，對于失效的控制機制或流程，我們應(yīng)該及時的予以修正，以期確保其有效的運行的同時，兼顧一定的靈活性。

4.有針對性的設(shè)計具體業(yè)務(wù)內(nèi)控運行機制

根據(jù)業(yè)務(wù)流程運營的需要，具體深入分析流程中每個子模塊中控制風(fēng)險產(chǎn)生的潛在可能性，設(shè)置有效的內(nèi)控系統(tǒng)運行和監(jiān)控機制，保證控制有效性的同時，兼顧效率的要求，如下，以西門子采購和付款流程的控制制度的設(shè)計來闡述在對具體業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制制度設(shè)計上，我們應(yīng)該如何針對可能出現(xiàn)的風(fēng)險設(shè)計內(nèi)控制度。

（1）采購預(yù)算流程

采購預(yù)算是指西門子內(nèi)部各部門在預(yù)算年度期初，應(yīng)該以本部門本年的銷售計劃或者是生產(chǎn)進(jìn)度編制預(yù)算報表，請?zhí)嵴堄嘘P(guān)上級部門批準(zhǔn)。在預(yù)算編制的過程中，應(yīng)該聯(lián)合各職能機構(gòu)對采購物品或服務(wù)的品名，規(guī)格，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量，價格等有基本詳盡的描述。預(yù)算的審批可以執(zhí)行“二上一下”的原則，力求精準(zhǔn)有效，最終取得預(yù)算委員會的通過和批準(zhǔn)，報請商務(wù)部門匯總。在預(yù)算報表中，要對采購金額大的物品或服務(wù)需求要有詳細(xì)的描述，比如購買的原因，需求的時間等等。

（2）請購流程

根據(jù)采購預(yù)算，員工需要在系統(tǒng)中提交請購申請，內(nèi)容包括與采購物品的數(shù)量，規(guī)格，質(zhì)量要求，預(yù)算金額等內(nèi)容，按照請購簽字授權(quán)流程的要求，根據(jù)企業(yè)預(yù)先在ERP系統(tǒng)中簽字權(quán)限，職責(zé)，和程序?qū)Σ少徤暾垖徟?。同時，對于超出預(yù)算的申請，ERP系統(tǒng)應(yīng)該額外的增加在請購單中的解釋，或者根據(jù)金額，獲得更高一級領(lǐng)導(dǎo)層的批準(zhǔn)。當(dāng)然，對于不符合規(guī)定的，或者超預(yù)算的采購申請，審批人要拒絕或要求請購人調(diào)整采購內(nèi)容或金額。

（3）采購流程

采購流程的控制尤為重要，具體包括如下幾個環(huán)節(jié)：

①供應(yīng)商的選擇

供應(yīng)商的選擇是整個采購流程中的一個十分重要的環(huán)節(jié)。為節(jié)省溝通和談判的成本，企業(yè)可以根據(jù)供應(yīng)商的資信情況和與本企業(yè)的業(yè)務(wù)往來狀況，將供應(yīng)商分門別類，應(yīng)用不同的管理辦法，以期保證業(yè)務(wù)風(fēng)險有效控制的同時，兼顧工作效率的提高。比如，與資信水平良好，提供的物品或勞務(wù)質(zhì)量高的供應(yīng)商建立起長期的，互信互利，互惠互贏的伙伴關(guān)系，我們可以通過簽訂合作框架協(xié)議的方式，在降低采購成本的同時，還能免去每次對同一個供應(yīng)商資審的流程，節(jié)省了系統(tǒng)操作的成本和時間成本，保證了原材料等的供應(yīng)的長期性，和穩(wěn)定性，還能在一定程度上杜絕徇私舞弊的發(fā)生。

在與新進(jìn)供應(yīng)商的初次交易時，企業(yè)應(yīng)該充分的對其資信水平做評估，相應(yīng)的建立健全供應(yīng)商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個環(huán)節(jié)的有關(guān)制度，然后根據(jù)合同或采購協(xié)議在ERP系統(tǒng)中建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)，代碼，供應(yīng)商名稱，地址，營業(yè)執(zhí)照編碼，開戶行及賬號，付款條件等等。當(dāng)然，申請新建供應(yīng)商和審批新建供應(yīng)商的人不能是同一個責(zé)任人。

②采購價格的控制

采購價格是最容易出現(xiàn)舞弊和違規(guī)行為的環(huán)節(jié)，所以對這一環(huán)節(jié)的從審批，授權(quán)到最后的合同簽訂的環(huán)節(jié)的嚴(yán)格控制格外重要。一般來講，采購價格是采購規(guī)模越大，議價權(quán)就越大，所以，為節(jié)約成本，企業(yè)可以根據(jù)采購預(yù)算來安排采購數(shù)量，規(guī)模和質(zhì)量，以期節(jié)約采購成本。也不是采購的數(shù)量越多越好，企業(yè)還要嚴(yán)格的把控采購的時間，對最優(yōu)采購量進(jìn)行分析，以求實現(xiàn)采購成本和最優(yōu)存儲成本的最優(yōu)搭配。

（4）系統(tǒng)自動收貨流程

①數(shù)量、質(zhì)量的檢驗

實際收貨人應(yīng)該對對收到物品或服務(wù)予以檢驗，核對實際數(shù)量與采購訂單的數(shù)量和質(zhì)量是否一致；在核定無誤的情況下在收貨證明文件上簽字確認(rèn)，并提請上一級主管的復(fù)核簽字。

②憑證的審核

在自動收貨系統(tǒng)下，憑證的審核時ERP系統(tǒng)自動完成的，如果發(fā)現(xiàn)沒有提供要求的憑證，或者憑證上沒有要求的簽字，或者不符合如下校驗的要求，系統(tǒng)將不會自動收貨。

（5）自動付款流程

發(fā)票通過發(fā)票中心掃描進(jìn)ERP系統(tǒng)后，系統(tǒng)自動進(jìn)行核對，為提高運作效率，我們可以設(shè)定一個可接受的差異值，比如差異在10元之內(nèi)，系統(tǒng)可以接受，系統(tǒng)自動生成財務(wù)憑證并走入下一步的付款流程，當(dāng)然如果上述核對的內(nèi)容不符，或超過了差異容隱值，系統(tǒng)應(yīng)該自動報錯，并發(fā)送一條工作流給相關(guān)人員做人工發(fā)票校驗或澄清。當(dāng)發(fā)票過賬時，系統(tǒng)會在供應(yīng)商的賬戶上創(chuàng)建一條未清項，它會在財務(wù)會計的付款業(yè)務(wù)中被結(jié)清。之后系統(tǒng)就會根據(jù)供應(yīng)商在系統(tǒng)中設(shè)置的付款條款在與銀行對接的付款系統(tǒng)中，經(jīng)過財務(wù)資金組相關(guān)負(fù)責(zé)人的審核，最終實現(xiàn)對供應(yīng)商的付款。

（6）采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控，分析與評價

企業(yè)應(yīng)定期與供應(yīng)商和對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項。如有不符，應(yīng)查明原因，及時處理。一旦察覺內(nèi)控系統(tǒng)運行的失效，或者有潛在的失效風(fēng)險，我們還應(yīng)及時的完善內(nèi)控系統(tǒng)的設(shè)置，保證其有效的運營。 在整個付款流程中的有關(guān)人員在系統(tǒng)中的授權(quán)應(yīng)該與其在真實業(yè)務(wù)環(huán)境下的崗位職責(zé)保持一致，當(dāng)然也要遵守權(quán)責(zé)授予的相互監(jiān)督，相互制約的內(nèi)控原則，保證付款流程的層層把關(guān)和嚴(yán)密的監(jiān)控。

五、總結(jié)

經(jīng)過上述的分析，我們不難得出這樣的結(jié)論，企業(yè)若想要建立起ERP系統(tǒng)下的一整套行之有效的并適合于本企業(yè)的健全的內(nèi)部控制制度，就應(yīng)該對本企業(yè)的所處的行業(yè)類型，本企業(yè)的發(fā)展階段，內(nèi)部控制制度的需求等等有全面的認(rèn)識和剖析，把內(nèi)部控制制度有機的嵌套進(jìn)現(xiàn)行的ERP系統(tǒng)中，經(jīng)過反復(fù)的運行和實驗，以期實現(xiàn)成本與效益的兼容，不是越繁復(fù)的內(nèi)部控制制度才是越好的制度，只有對重要控制點精準(zhǔn)的把控，經(jīng)濟有效制度的設(shè)計和運行才能更好控制，由此，內(nèi)部控制制度的運行既不會成為企業(yè)運行的負(fù)擔(dān)，又能夠?qū)崟r準(zhǔn)確的監(jiān)督企業(yè)的運行，為企業(yè)實現(xiàn)資源的最優(yōu)配置和效益的最大化保駕護(hù)航。

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