醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)中電子文件檔案管理的意義

張靜

摘 要：我國當前國民經濟的發(fā)展水平在的不斷提高，促進醫(yī)院在逐漸開展信息化建設工作，但在實際開展建設工作的過程中，辦公自動化系統(tǒng)對其具有重要作用和意義，并且也能夠對信息處理工作的開展提供幫助。但對于電子文件來說，與信息化建設工作的開展具有密切的聯(lián)系，所以，在這樣的情況下，就需要醫(yī)院相關部門和工作人員提高對電子文件的重視程度，并采取科學合理的措施，保證能夠對電子文件進行嚴格控制和管理，從而突出電子文件檔案管理工作的重要性。因此，本文主要針對醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)中電子文件檔案管理工作的重要性進行分析和研究，并提出科學合理的建議。

關鍵詞：醫(yī)院辦公；自動化系統(tǒng)；電子文件；檔案管理；重要意義；分析研究

我國當前醫(yī)院行業(yè)在實際發(fā)展的過程中，都在逐漸開展信息化建設工作，而醫(yī)院在實際發(fā)展的過程中，會產生大量的信息和數(shù)據(jù)，在這樣的情況下，就需要積極采取辦公自動化系統(tǒng)，保證能夠為各個部門之間工作的開展奠定一個堅實的基礎，通過這樣的形式，不僅能夠減少整體工作中的成本，還能夠提高整體管理工作的效率。但對于辦公自動化系統(tǒng)產生的電子文件來說，管理工作和問題也對其具有重要作用和意義，并且與醫(yī)院檔案管理工作的開展具有密切的聯(lián)系。因此，在這樣的情況下，就需要醫(yī)院相關部門和工作人員提高對其的重視程度，并采取科學合理的措施，從而保障能夠進一步提高電子文件檔案管理工作的水平。

1 電子檔案是醫(yī)院辦公自動化發(fā)展的主要趨勢

對于辦公自動化系統(tǒng)來說，是提高整體管理工作效率的重要的促使，并且也能夠滿足我國當前時代發(fā)展的需求和標準，并且也在我國當前各個行業(yè)中得到了廣泛推廣和應用，并且也能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值。而醫(yī)院想要開展信息化建設工作，其自身就必須要具備辦公自動化系統(tǒng)，這對其具有重要作用和意義，并且與各個部門信息傳輸工作的開展也具有重要作用和意義，還能夠幫助相關工作人員對醫(yī)院動態(tài)信息進行了解和分析。但醫(yī)院在實際運用辦公自動化系統(tǒng)的過程中，也會產生大量的電子文件，而在這樣的情況下，就會提高對醫(yī)院檔案管理工作的要求和標準。對于電子文件來說，對于辦公自動化的發(fā)展具有重要作用和意義，并且與醫(yī)院的整體發(fā)展具有密切的聯(lián)系，所以，在這樣的情況下，就需要相關部門和工作人員提高對電子文檔的重視程度，確保電子文檔的收集和規(guī)劃工作能夠順利開展，從而保障電子檔案能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值。另外，醫(yī)院在實際發(fā)展的過程中，還需要提高對檔案信息化建設工作的重視程度，并采取科學合理的措施，保證能夠對電子檔案進行嚴格控制和管理，確保電子檔案管理工作能夠實現(xiàn)規(guī)范化與科學化的目標，從而保障能夠進一步提高醫(yī)院工作的效率。

2 醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)中檔案管理工作的重要意義

我國當前大部分醫(yī)院在實際開展管理工作的過程中，醫(yī)院檔案管理工作對其具有重要作用和意義，并且與整體工作的水平具有密切的聯(lián)系，而辦公自動化系統(tǒng)產生的電子文件對于醫(yī)院的檔案管理工作具有重要作用和意義。而我國現(xiàn)階段大部分醫(yī)院在實際開展信息化建設工作的過程中，電子檔案都對其具有重要作用和意義，并且能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的實際發(fā)展狀況，保證電子檔案能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值，從而保障能夠醫(yī)院的發(fā)展奠定一個堅實的基礎。

2.1實現(xiàn)電子文件歸檔自動化的目標

醫(yī)院在落實辦公自動化系統(tǒng)的過程中，對于大多數(shù)的電子文件來說，都能夠通過辦公自動化系統(tǒng)對其進行管理，還能夠實現(xiàn)集中和統(tǒng)一分類的目標，但在實際開展管理工作的過程中，必須要提高對電子文件內容歸檔范圍的重視程度，保證其自身能夠依據(jù)不同的類型歸入科學合理的檔案數(shù)據(jù)庫。另外，醫(yī)院在實施自動化電子文件管理工作的過程中，必須要依照國家相關規(guī)定和標準，保證能夠對相關文檔進行科學合理的整理和編排以及歸檔，從而保障電子文件能夠進一步實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)轉換歸檔的目標。另外，對于辦公自動化系統(tǒng)產生的電子文件來說，與傳統(tǒng)紙質文檔管理存在較大的差距。但我國當前電子檔案在管理技術和管理設備等多個方面都不能夠打破傳統(tǒng)紙質檔案管理工作的形式，所以，在這樣的情況下，對于辦公自動化系統(tǒng)來說，必須要將轉換的電子檔案與傳統(tǒng)紙質檔案進行結合，確保都能夠充分發(fā)揮其自身的作用和價值，從而保證能夠與紙質檔案實現(xiàn)統(tǒng)一整理和管理的目標。

2.2實現(xiàn)管理工作流程規(guī)范化的目標

醫(yī)院在運用辦公自動化系統(tǒng)的過程中，不僅能夠對電子文件進行分類，還能夠將相關數(shù)據(jù)和資料進行歸檔，從而保障電子文件生產和處理過程中都具備科學性與合理性的特點，在實際開展文檔處理工作的過程中，不僅需要將電子文件相關規(guī)章制度進行完善和優(yōu)化，還需要對電子檔案進行嚴格控制和管理，從而保障電子檔案具備真實性和可靠性以及完整性的特點。

2.3實現(xiàn)檔案格式規(guī)范化的目標

醫(yī)院在實際運用自動化辦公模式的情況下，不僅能夠取締傳統(tǒng)辦公形式，還能夠將傳統(tǒng)文件歸檔的理念進行改善和創(chuàng)新。另外，對于辦公自動化系統(tǒng)生產的電子文件來說，檔案工作人員不僅需要對其自身的性能和價值進行評定，還需要與其他部門進行溝通，確保電子文件的內容具備完善性的特點，從而保障文件歸檔工作能夠順利開展。除此之外，醫(yī)院在實際開展辦公自動化系統(tǒng)的過程中，日常的信息處理量較大，并且會涉及到多個方面的內容，其自身也具備復雜性的特點，這樣不僅會導致信息資源經常會出現(xiàn)分散性的問題，還會導致檔案的格式不統(tǒng)一，所以，在這樣的情況下，就需要相關部門和工作人員提高對其的重視程度，并采取科學合理的措施，保證能夠將辦公自動化系統(tǒng)自身的性能進行優(yōu)化和創(chuàng)新，保證電子文件具備統(tǒng)一性的特點，并且還能夠對文件歸檔工作的流程進行嚴格控制，確保能夠符合相關規(guī)定和標準，通過這樣的形式，不僅能夠實現(xiàn)電子文件轉化為電子檔案的目標，還能夠保障電子文件管理工作能夠逐漸實現(xiàn)標準化和科學化的目標。

2.4統(tǒng)一開放運用的標準化

醫(yī)院在實際運用自動化辦公模式的情況下，對于檔案管理部門來說，還能夠通過網(wǎng)絡技術，并且科學合理的情況下，能夠運用檔案文檔查詢系統(tǒng)的鏈接對醫(yī)院相關電子檔案和數(shù)據(jù)進行查詢，通過這樣的形式，就能夠進一步實現(xiàn)電子檔案查詢和利用一體化的管理目標。但對于醫(yī)院內部的電子檔案來說，都屬于保密性的文件，所以，在實際運用的過程中，必須要避免互聯(lián)網(wǎng)技術和新聞媒體行業(yè)對其進行轉載，并建立一套科學合理的管理體系，從而避免醫(yī)院內部檔案的信息出現(xiàn)泄漏方面的問題和現(xiàn)象。另外，對于醫(yī)院的工作人員來說，能夠通過其自身系統(tǒng)的賬號和密碼進行登錄，這樣就能夠對醫(yī)院的電子檔案進行在線查詢和閱讀，通過這樣的形式，不僅能夠提高醫(yī)院電子檔案信息的傳播和利用率，還能夠強化醫(yī)院工作的透明性，從而突出醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的重要性。

結論：綜合上文所述，我國當前醫(yī)院在實現(xiàn)辦公自動化目標的情況下，對于醫(yī)院開展信息管理工作具有重要作用和意義，通過這樣的形式，不僅能夠促進醫(yī)院信息化建設工作的快速發(fā)展，還能夠提高醫(yī)院管理工作人員自身的工作效率，確保能夠提高醫(yī)院自身的服務水平，最終保障醫(yī)院行業(yè)能夠健康發(fā)展。

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