淺談檔案信息化在企業(yè)中的應(yīng)用

龔慧敏

摘 要：檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)量的逐年遞增，在數(shù)以萬計的傳統(tǒng)檔案庫中想要準(zhǔn)確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。且以紙質(zhì)形式為主的檔案資料從其形成、保存和查閱利用等各個方面都有很多局限。紙質(zhì)的文件和圖紙受溫度濕度環(huán)境等影響較大，紙質(zhì)檔案的耐久性取決于紙張纖維素的性質(zhì)，纖維素在高溫、高濕、酶、氧化劑等情況下容易發(fā)生氧化和水解反應(yīng)，易遭到破損。在檔案保存過程中，稍不留意就可能造成不可挽回的損失，并且紙質(zhì)文檔原始件只有一份，借出后容易造成丟失和損壞，只能復(fù)制原件，費(fèi)時費(fèi)力。與此同時，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化，如文件的起草，簽發(fā)，催辦，歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤和系統(tǒng)為載體的檔案。由此看來，檔案電子信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。且在科學(xué)與新技術(shù)更替日新月異的時期，檔案數(shù)字化的建設(shè)也亟待更為廣泛地推廣。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；企業(yè)；應(yīng)用；意義

1 檔案信息化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)檔案包含有紙質(zhì)、聲像、實物等各種介質(zhì)的檔案，而數(shù)字化檔案則通過利用新技術(shù)——如計算機(jī)、掃描技術(shù)和多媒體等技術(shù)手段，把最初的那些檔案資源轉(zhuǎn)化為計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中可以存儲的、安全的、規(guī)范的、數(shù)字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細(xì)地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務(wù)。它的整個操作流程主要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，最終可儲備形成一個完備的檔案信息系統(tǒng)，以便能為大家及時提供信息，實現(xiàn)資源共享。

1）形勢發(fā)展需要。21世紀(jì)是信息化的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實用價值的信息資源共享中心，這就要求檔案工作在收集、保管、保護(hù)和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應(yīng)社會發(fā)展的新形式。

2）檔案使用和管理需要。傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質(zhì)文檔為主，放置在檔案室里面，查找調(diào)用起來非常費(fèi)時費(fèi)力。這都迫使檔案保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化，多功能的服務(wù)措施，使檔案的信息能及時、方便的提供給各方面的需求者。而數(shù)字檔案在對原檔案文件進(jìn)行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護(hù)方便安全，還能借助計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)更為便利地為全企業(yè)所利用。處在網(wǎng)絡(luò)信息化社會的檔案事業(yè)，也將朝著多元化、先進(jìn)化、開放化的方向發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)乃是大勢所趨。

3）檔案安全保障需要。傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案在數(shù)字化后，將來需要開展的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項工作時，都可不再使用紙質(zhì)檔案，并可對檔案進(jìn)行封存管理，從而減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實體的安全。

4）企業(yè)實際需求強(qiáng)烈。企業(yè)員工的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；且公司發(fā)展過程中對檔案信息需求量不斷增加，如公司項目建設(shè)工程檔案、職工人事檔案等等。在非信息化的時代，眾多檔案文件以紙質(zhì)形式存在，作為最有實用價值的信息資源共享中心，這種形態(tài)使得珍貴的檔案信息資源不能很好的為企業(yè)利用，而電子化可以很好的解決這個問題。實現(xiàn)檔案電子化，能夠突破檔案利用的局限，使得檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息化的合理配置，科學(xué)管理，為企業(yè)提供高效的服務(wù)。

2 檔案信息化過程中存在的問題及對策

1）檔案數(shù)字化后的系統(tǒng)較多，系統(tǒng)整合工作量大。檔案信息化過程是一個由傳統(tǒng)手工操作管理向計算機(jī)自動管理轉(zhuǎn)變的一個過程，然而檔案的整理、分類、編目等工作仍舊按原本紙質(zhì)檔案手工管理的思維進(jìn)行，且不同類型的檔案信息化至不同的管理系統(tǒng)，因此，不同系統(tǒng)之間的整合，形成檔案數(shù)據(jù)共享中心的難度較大。企業(yè)不同部門之間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生檔案的門類也非常多，比如工程檔案、文書檔案、人事檔案、合同檔案等等，系統(tǒng)整合以及數(shù)據(jù)庫的建設(shè)都有自己的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這就造成檔案館的檔案管理系統(tǒng)難以很好地兼融這些數(shù)據(jù)，降低檔案利用效率。

2）著重加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)。要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項制度落到實處；要有針對性地對檔案數(shù)字化加工企業(yè)和基層立檔單位檔案員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識；建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)檔案、計算機(jī)管理、信息安全等知識兼?zhèn)涞木C合性人才，來引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

3）加強(qiáng)檔案核心技術(shù)的應(yīng)用。檔案信息技術(shù)特別是檔案數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)技術(shù)，更應(yīng)該使用自己的核心技術(shù)，把主動權(quán)掌握在自己手里，計算機(jī)的云計算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、智能化技術(shù)等等在檔案方面的應(yīng)用還不夠；檔案信息安全技術(shù)還需要不斷完善，各地區(qū)安全策略及措施都各自為政，軟硬件技術(shù)的發(fā)展還存在依賴國外技術(shù)的現(xiàn)象，這些都影響了檔案信息的安全。

3 實現(xiàn)檔案信息電子化管理的有效途徑

1）規(guī)范電子化檔案管理制度，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。我們應(yīng)該由上至下建立統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔方法等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔，由專人負(fù)責(zé)，并妥善保管，確保歷史檔案資料的完整和安全。同時有計劃的對檔案管理人員進(jìn)行政治思想教育，并組織參加培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識，培養(yǎng)大批檔案管理的高素質(zhì)人才，從而滿足電子化的檔案管理工作需要，改變電子化檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

2）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，也是工程的主體。在加快檔案數(shù)字化建設(shè)的同時也要規(guī)范檔案數(shù)據(jù)化的技術(shù)系統(tǒng)，并逐步建立互通兼容系統(tǒng)，使各種電子檔案在通用標(biāo)準(zhǔn)下順暢轉(zhuǎn)換。

3）建立電子檔案應(yīng)用，實現(xiàn)資源共享平臺。我們需要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟專區(qū)，分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關(guān)電子檔案資料。

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