新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)研究

摘 要：伴隨信息技術(shù)的不斷完善與進步，人事檔案管理是每個單位不可或缺的重要組成部分。新形勢下，加強人事檔案管理工作，推動人事檔案管理朝向信息化方向發(fā)展，是符合時代發(fā)展潮流趨勢的必然選擇。不僅有利于實現(xiàn)人事檔案管理信息的資源共享，充分彰顯人事檔案在單位管理中的重要性，也有助于提高人事檔案管理資料的安全性和完整性，有助于提升人事檔案管理水平。本文首先分析了新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，然后針對人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，嘗試從不同的方面探討加強人事檔案管理信息化建設(shè)的措施，希望本文的研究能夠為相關(guān)領(lǐng)域人士提供一定的借鑒。

關(guān)鍵詞：新形勢下；人事檔案管理；信息化建設(shè)；研究

1 新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 人事檔案管理信息化的存在意義

顧名思義，人事檔案管理信息化是指借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對人事檔案進行處置和管理，方便人事檔案的使用，提高人事檔案的使用效率。人事檔案管理信息化，打破了傳統(tǒng)檔案管理靜態(tài)存放的弊端，實行人事檔案的動態(tài)管理，全面進入人事檔案數(shù)字化操作模式，有效的提高了辦公的效率。

1.2 全面建設(shè)化建設(shè)的必要性

人事檔案管理的信息化，使得檔案的存儲、分檔、采集和生成都節(jié)省了很多時間。與傳統(tǒng)工作流程所不同的是，人事檔案管理的信息化省去了瑣碎的資料整理環(huán)境，基于專業(yè)化的平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫分類，推動人事檔案管理的全面化、網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化發(fā)展，提高了人事檔案部門的工作效率。另外，人事檔案管理的信息化將實現(xiàn)人事信息業(yè)績考核和薪酬管理有機的統(tǒng)一，既有利于對原始紙質(zhì)主體的保護，防止對紙質(zhì)檔案的破壞，同時也為資源的共享和查閱提供了便利。通過對人事檔案信息化管理，實現(xiàn)了對事業(yè)單位干部以及基層員工“德、能、勤、績、廉”的全面了解，為事業(yè)單位人員晉升以及獎罰提供了重要的原始資料。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

首先，管理觀念滯后，權(quán)責(zé)不明。目前，人事檔案管理還采用封閉式、內(nèi)向的管理模式，換言之，人事檔案是由人事部門以及單位內(nèi)部組織進行封閉式管理，這就導(dǎo)致人事檔案被蒙上一層面紗，個人對于自身的檔案并無知情權(quán)，無形之中增添了人事檔案的權(quán)威化、神圣化。然而，在現(xiàn)代化的當(dāng)下，人員流動頻繁，人員的學(xué)歷、考核以及職稱等時時發(fā)生著變化，人事檔案幾乎處于動態(tài)性實時更新中。如果人事檔案的形成過程出現(xiàn)了權(quán)責(zé)不明晰，相互扯皮、推諉，那么就會導(dǎo)致人事檔案管理易陷入被動狀態(tài)，人事檔案材料來源受阻礙，人事檔案材料的收集不全面，更無法很好地為社會服務(wù)。

其次，信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一。建立規(guī)范的機制是檔案信息化建設(shè)的重要制度保障，但是，從目前人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，很多單位缺乏人事檔案管理所遵循的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而是從自身的利益出發(fā)制造體系，采用獨一無二的管理模式，稍有不慎就會造成檔案信息化網(wǎng)絡(luò)不暢通，同時也無法實現(xiàn)信息化資源的共享。另外，很多單位采用不同的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，在人才流通迅速的當(dāng)下，這些系統(tǒng)往往無法滿足信息的社會化需求，而只局限于本單位的需求。

最后，檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高。對于人事檔案管理人才而言，其除了具備精通的檔案管理技術(shù)之外，還需要掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等現(xiàn)代管理技術(shù)。然而，很多人事檔案管理人員的工作依然局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管方面，即便是為這些人事檔案管理人員配備了計算機，他們也只能進行簡單的打印檔案目錄、人事檔案基本信息錄入幾項簡單操作層面，對于人事檔案信息的檢索和查詢依然未能實現(xiàn)。從這個角度而言，人事檔案的數(shù)字化還沒有實現(xiàn)，這也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的最主要原因之一。

3 加強人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 加強人事檔案管理人才隊伍建設(shè)

人事檔案管理人員要積極轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，并推進人事檔案管理的數(shù)字化，在具體的建設(shè)過程中，注重拓寬資金籌集渠道，提供充足的人事檔案管理信息化建設(shè)所需經(jīng)費，加大對人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化以及軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)的開發(fā)力度，制定信息化工作自檢自查制度，健全系統(tǒng)安全保密體系。與此同時，建立高效培訓(xùn)機制，重視人事檔案管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批具有較高人事檔案管理技能，擁有較強的信息化系統(tǒng)操作能力以及扎實計算機技術(shù)知識功底的復(fù)合型人才隊伍。

3.2 加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

結(jié)合單位的實際情況，對企事業(yè)單位全體工作人員進行檔案信息甄別，確保信息錄入的準(zhǔn)確性，并分門別類的進行人事檔案數(shù)字化管理。例如，分別建設(shè)專業(yè)技術(shù)人員科研成果庫、干部履歷庫、基本情況庫、工資情況庫、表現(xiàn)情況庫、人事任免工作庫等等。對于工作有變動的職工，及時的更新人事檔案信息庫，以確保人事檔案的真實性客觀性和全面性。需要注意的是，把信息庫進行模塊分類，實現(xiàn)分類檢索，以促進檔案信息系統(tǒng)科學(xué)有序的運轉(zhuǎn)。

3.3 加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器平臺，加強人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，通過提供可靠安全的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴大了人事檔案信息化涵蓋的范圍。與此同時，基于各職能部門的管理權(quán)限，對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫進行模塊劃分，打造智能型、多層次、安全保密、完整的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，以為相關(guān)部門提供參考依據(jù)。

3.4 對人事檔案管理部門人員進行計算機技術(shù)培訓(xùn)

部門人員要加強對計算機的掌握，只有掌握扎實的計算機技術(shù)，才能推進人事檔案管理的數(shù)字化進展。究其原因，只有依靠熟練的計算機技術(shù)，才能實現(xiàn)對人事檔案系統(tǒng)的維護管理和對軟件的使用。因此，各企事業(yè)需要定期對人事檔案部門人員進行培訓(xùn)，督促相關(guān)人員不斷地提高自身的工作技能，進而實現(xiàn)崗位價值。

3.5 加強人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全維護

確保人事檔案管理的安全性具有十分重要的現(xiàn)實意義，可以從以下幾個方面進行：第一，制定有效的應(yīng)對措施，設(shè)定訪問密碼，防止信息平臺被攻擊和惡意破壞。第二，通過防火墻技術(shù)和配備訪問控制軟件系統(tǒng)等方式，加強訪問控制。第三，重視人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全檢查，及時統(tǒng)計和分析網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流。

4 結(jié)語

總之，本文首先闡述了新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，然后針對人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的管理觀念滯后，權(quán)責(zé)不明，信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一以及檔案管理信息化人才隊伍水平整體不高的問題，嘗試從加強人事檔案管理人才隊伍建設(shè)，加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加強人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以及加強人事檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)安全維護五個方面，提出了加強人事檔案管理信息化建設(shè)的措施，希望本文的研究能夠為相關(guān)領(lǐng)域人士提供一定的思路。

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作者簡介

賈瑞婷（1986—），女，河北隆堯人，碩士，中級職稱，從事資料檔案管理研究；