淺談如何完善高校黨群行政類檔案實(shí)體分類

景宏敏

摘 要：高校的檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是國(guó)家教委針對(duì)高校檔案分類工作頒布的行政法規(guī)，為我國(guó)高校檔案建設(shè)提供了重要的依據(jù)。通過(guò)實(shí)踐的工作表明，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》實(shí)行的分類法則，對(duì)于指導(dǎo)高校黨群行政類檔案的分類工作存在一定的局限性，本文就如何完善高校黨群行政類檔案實(shí)體分類做了相關(guān)的闡述。

關(guān)鍵詞：完善；高校；黨群行政類檔案；實(shí)體分類

國(guó)家教委頒布的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是我國(guó)高校檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)保障，《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》把反映高校檔案的形成規(guī)律、特點(diǎn)以及內(nèi)容的同一類檔案的管理性材料和業(yè)務(wù)性材料集中到一起作為分類的思想，檔案分類的方法通常采用問(wèn)題分類法。在高校檔案分類的實(shí)踐工作中，發(fā)現(xiàn)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》在指導(dǎo)高校黨群行政類檔案實(shí)體分類工作中存在一定的局限性，還需要進(jìn)一步的完善，本文就如何完善高校黨群行政類檔案實(shí)體分類工作提出了幾點(diǎn)建議策略。

一、高校管理類文件應(yīng)該歸入黨群行政類

根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中制定的檔案分類方法，要將高校各門類檔案中的管理性材料和業(yè)務(wù)性材料集中到一起。但是，通過(guò)高校檔案分類的實(shí)踐工作發(fā)現(xiàn)，這種檔案分類的方法存在一定的局限性，將同一門類檔案的管理性材料和業(yè)務(wù)性材料集中到一起，首先，使檔案文件之間無(wú)法保持有機(jī)的聯(lián)系，其次，這種檔案分類的方法無(wú)法有效的利用和保管檔案文件。

（一）從管理性文件材料的來(lái)源上講

管理性的材料通常都是來(lái)源于黨群行政類檔案，而且管理性材料一般都是文件的形式。教務(wù)處、科研處和財(cái)務(wù)處等部門都屬于行政部門，這些部門所發(fā)的文件屬于一個(gè)有機(jī)的整體，文件之間都存在著緊密的聯(lián)系，如果將這些文件材料和業(yè)務(wù)性的材料集中到一起，無(wú)法全方位的體現(xiàn)高校行政管理工作的成效。

（二）從管理性文件材料的屬性上講

管理性的文件材料從屬性上來(lái)講，其文件的實(shí)體規(guī)格與黨群行政類檔案的實(shí)體規(guī)格是一樣的，和業(yè)務(wù)類文件材料的實(shí)體規(guī)格是有所區(qū)別的。比如說(shuō)，業(yè)務(wù)類文件材料的形式多種多樣，高?；惖臉I(yè)務(wù)文件材料通常是圖紙，財(cái)務(wù)類的業(yè)務(wù)文件材料有報(bào)表、賬簿和憑證等，高校的成績(jī)單也存在獨(dú)立的形式，所以業(yè)務(wù)類文件材料的整理方法和管理類文件材料的整理方法也會(huì)有所區(qū)別，將兩種材料集中到一起，從管理角度講非常的不方便。而各門類檔案的管理性文件材料如果歸入黨群行政類檔案，將會(huì)十分的便于管理，因?yàn)槠湮募膶?shí)體規(guī)格和黨群行政類文件是一樣的。

（三）從管理性文件材料的利用群體上講

管理性文件材料的利用群體和業(yè)務(wù)性文件材料的利用群體是不同的，但是和黨群新政類檔案的利用群體是一樣的。比如，管理性文件和黨群行政類檔案的利用群體一般都是行政人員，業(yè)務(wù)類文件材料的利用群體則十分的廣泛，教學(xué)業(yè)務(wù)類文件材料的利用群體是學(xué)生，科研類業(yè)務(wù)文件材料的利用群體是科研人員。

根據(jù)以上的分析表明，管理性文件材料還是應(yīng)該歸入黨群行政類檔案，這樣做更加有利于管理和使用。

二、黨群行政類檔案分類應(yīng)使用“年度—問(wèn)題—保管期限”進(jìn)行三級(jí)分類

（一）“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法

目前，高校的黨群行政類檔案分類通常使用的是“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法，年度分類就是將文件材料按照其形成的年度進(jìn)行分類，在實(shí)際的分類工作中，如果遇到形成年度無(wú)法確認(rèn)的文件材料，就可以將其歸檔的年度確定為形成的年度，然后在附加項(xiàng)進(jìn)行備注的說(shuō)明。問(wèn)題分類就是將文件材料按照其形成或反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，在實(shí)際的分類工作中，應(yīng)該按照文件材料的具體內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行歸檔文件的分類。保管期限分類就是將文件材料按照其劃定的保管期限進(jìn)行分類，通過(guò)實(shí)踐證明，“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法是目前最適合高校黨群行政類檔案實(shí)體分類的分類方法。

（二）“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法的優(yōu)點(diǎn)

“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法是按照高校內(nèi)部文件材料的年度、反映問(wèn)題以及保管期限進(jìn)行檔案的分類的，“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法更加有利于檔案的管理和查閱，所以，高校的黨群行政類檔案的分類更加適合使用“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法。

首先來(lái)說(shuō)，“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法更加的科學(xué)合理，不同年度、不同問(wèn)題以及不同保管期限的文件分類歸檔，提高了檔案文件的條理性，避免了檔案文件材料出現(xiàn)混亂的情況，更加有利于檔案文件的后期維護(hù)和管理的工作。第二，“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法具有客觀性的特點(diǎn)，在檔案分類工作中降低了人為的主觀成分，提高了檔案分類工作的規(guī)范性。第三，“年度—問(wèn)題—保管期限”三級(jí)分類法更加有利于檔案文件的利用，因?yàn)槿藗冊(cè)诓殚啓n案信息的時(shí)候會(huì)更加的方便快捷，大大的提升了查閱檔案信息的效率，另外，實(shí)行三級(jí)分類法還可以保持檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，促進(jìn)檔案建設(shè)工作的整體進(jìn)程。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，完善高校黨群行政類檔案實(shí)體分類的工作是具有重要的意義的，不但能夠提高檔案建設(shè)的質(zhì)量，還可以有助于日常的檔案管理工作，在實(shí)際的檔案分類工作中，需要結(jié)合高校檔案分類工作的實(shí)際情況來(lái)不斷的完善黨群行政類檔案實(shí)體分類的工作。

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