高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀與管理模式探析

李雅峰

摘要：目前高校固定資產(chǎn)管理工作暴露出諸多的問(wèn)題，很多工作還是手工完成，效率低，差錯(cuò)率高，信息不能共享，環(huán)節(jié)繁瑣復(fù)雜，不能很好的為教學(xué)工作服務(wù)；運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理模式的設(shè)計(jì)，將理順管理流程，減少環(huán)節(jié)，大大提高工作效率，減少差錯(cuò)，使得高校固定資產(chǎn)的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、合理化，更符合高校的改革步伐。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；現(xiàn)狀；管理模式

改革開(kāi)放四十年來(lái)，國(guó)家對(duì)教育事業(yè)高度重視，教育資金投入逐年增加，高校規(guī)模日益擴(kuò)大，高校占有、使用的固定資產(chǎn)日益增加，具體體現(xiàn)為固定資產(chǎn)數(shù)量多、金額大、種類(lèi)繁多，管理難度也越來(lái)越大。

目前高校固定資產(chǎn)管理的日常業(yè)務(wù)主要包括固定資產(chǎn)的購(gòu)置、驗(yàn)收、建卡、建帳、調(diào)劑、維修和報(bào)廢等，固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作存在管理職責(zé)不清，相關(guān)流程不規(guī)范，資產(chǎn)安全控制體系不完整，家底不清、帳帳、帳實(shí)不符、資產(chǎn)流失現(xiàn)象的存在。這與高等教育發(fā)展改革的新形勢(shì)很不適應(yīng)。因此，必須從有力支撐高等教育發(fā)展改革的高度出發(fā)，對(duì)高校固定資產(chǎn)管理工作進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行精細(xì)化管理。

一、高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀及存在的突出問(wèn)題

（一）資產(chǎn)購(gòu)置環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)的購(gòu)置通常由資產(chǎn)使用部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，由使用部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及資產(chǎn)管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)層層審批，審批后由采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)。資產(chǎn)的購(gòu)置審批環(huán)節(jié)常缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)論證?？蒲许?xiàng)目多的部門(mén)經(jīng)費(fèi)充足，會(huì)超標(biāo)準(zhǔn)配置設(shè)備和辦公用品，造成資產(chǎn)的浪費(fèi)和重復(fù)購(gòu)置；科研項(xiàng)目少的部門(mén)因缺少經(jīng)費(fèi)，無(wú)法購(gòu)置必需的設(shè)備進(jìn)而影響開(kāi)展正常的科學(xué)研究；還存在前期論證不充分，導(dǎo)致設(shè)備買(mǎi)來(lái)后無(wú)法承擔(dān)巨額的耗材費(fèi)用，所采購(gòu)設(shè)備利用率很低甚至被長(zhǎng)期閑置；還有的設(shè)備后期的維修保養(yǎng)費(fèi)用高，需要專(zhuān)業(yè)的人員、工具和程序，而使用部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員，使用一段時(shí)間之后便處于閑置的狀態(tài)。

（二）資產(chǎn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)。資產(chǎn)的驗(yàn)收通常是資產(chǎn)使用人員和采購(gòu)人員聯(lián)合驗(yàn)收，依據(jù)請(qǐng)購(gòu)審批單的參數(shù)要求，使用部門(mén)相關(guān)責(zé)任人員和采購(gòu)人員先后在采購(gòu)驗(yàn)收單上進(jìn)行簽字確認(rèn)。此環(huán)節(jié)通常缺少資產(chǎn)管理人員的參與，尤其是沒(méi)有資產(chǎn)維修人員的參與，設(shè)備的正常使用需要注意的問(wèn)題及使用過(guò)程中的養(yǎng)護(hù)就容易忽略，直至設(shè)備出現(xiàn)故障，不能繼續(xù)使用時(shí)，維修人員才第一次知道該設(shè)備的存在，由于驗(yàn)收缺少了維修人員的參與，導(dǎo)致維修人員不能及時(shí)的對(duì)使用人員進(jìn)行相關(guān)的使用和養(yǎng)護(hù)指導(dǎo)，或?qū)?dǎo)致設(shè)備頻繁出現(xiàn)故障甚至提前報(bào)廢，給學(xué)校帶來(lái)資金上的損失。

（三）資產(chǎn)建卡環(huán)節(jié)。資產(chǎn)驗(yàn)收合格后將進(jìn)行建卡和建賬，雖然大部分高校也使用了專(zhuān)門(mén)的資產(chǎn)管理軟件，但大部分的軟件也僅僅實(shí)現(xiàn)了信息的存儲(chǔ)和查詢(xún)等功能，并沒(méi)有從根本上提高資產(chǎn)管理的辦公效率，建卡業(yè)務(wù)仍然需要資產(chǎn)管理人員依據(jù)發(fā)票信息進(jìn)行手工填寫(xiě)或打印，資產(chǎn)卡片的填制及傳遞常需往返資產(chǎn)管理部門(mén)和資產(chǎn)使用部門(mén)多次，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，特別是對(duì)于校區(qū)分散的高校教職工來(lái)講，更是極大的不便。

（四）資產(chǎn)的錄入環(huán)節(jié)。錄入工作要在資產(chǎn)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)完成對(duì)賬后進(jìn)行，目前財(cái)務(wù)部門(mén)與資產(chǎn)管理部門(mén)的對(duì)帳主要靠人工進(jìn)行，即財(cái)務(wù)部門(mén)的新增資產(chǎn)帳與資產(chǎn)部門(mén)新增資產(chǎn)帳進(jìn)行比對(duì)，資產(chǎn)相關(guān)信息核對(duì)無(wú)誤后，再由資產(chǎn)部門(mén)錄入資產(chǎn)管理軟件，資產(chǎn)明細(xì)賬重復(fù)記錄兩次，第一次記的賬是與財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)賬用的資產(chǎn)明細(xì)帳，第二次是與各學(xué)院、機(jī)關(guān)等部門(mén)進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)用的明細(xì)賬，重復(fù)的記賬工作主要靠資產(chǎn)管理人員手工完成，不但工作量增加了，記賬過(guò)程中出錯(cuò)的概率也增加了，還容易造成記賬時(shí)間的延遲，即資產(chǎn)實(shí)物已經(jīng)投入使用一段時(shí)間后，才能在資產(chǎn)管理軟件中查詢(xún)的到，不利于資產(chǎn)管理的時(shí)效性。

（五）資產(chǎn)調(diào)劑環(huán)節(jié)。資產(chǎn)調(diào)劑環(huán)節(jié)的首要問(wèn)題是信息的閉塞，因?yàn)橘Y產(chǎn)管理軟件為單機(jī)版，僅限于資產(chǎn)管理部門(mén)使用，每個(gè)部門(mén)僅僅了解自己部門(mén)的資產(chǎn)使用狀況，其他部門(mén)資產(chǎn)的使用狀況無(wú)從了解，所以當(dāng)有資產(chǎn)閑置時(shí)，僅僅在本部門(mén)范圍內(nèi)此信息是公開(kāi)，其他部門(mén)因?yàn)闆](méi)有獲取相關(guān)信息的渠道，所以不能及時(shí)的獲知閑置資產(chǎn)的信息，故會(huì)出現(xiàn)有的資產(chǎn)在某個(gè)部門(mén)處于閑置狀態(tài)，而這個(gè)資產(chǎn)可能正是其他部門(mén)需要購(gòu)置的；資產(chǎn)調(diào)劑的第二個(gè)問(wèn)題是調(diào)劑手續(xù)繁瑣，需要重新制作資產(chǎn)卡片，資產(chǎn)調(diào)出部門(mén)管理人員和資產(chǎn)調(diào)入部門(mén)管理人員均需要到資產(chǎn)管理部門(mén)來(lái)，在新卡片上簽字確認(rèn)，然后才能在資產(chǎn)管理軟件上進(jìn)行資產(chǎn)信息的調(diào)整，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，降低了工作的效率。

（六）資產(chǎn)的維修和報(bào)廢。資產(chǎn)的維修，正是由于資產(chǎn)驗(yàn)收的時(shí)候維修人員的缺位，致使維修工作異常艱難，由于維修人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)所限，不能對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行維修，那么設(shè)備生產(chǎn)廠(chǎng)家的聯(lián)絡(luò)就顯得尤為重要。設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)的保管、設(shè)備生產(chǎn)廠(chǎng)家的聯(lián)絡(luò)等工作如果在最初的設(shè)備驗(yàn)收環(huán)節(jié)中沒(méi)有落實(shí)到位，那么很多維修后可以正常使用的資產(chǎn)，將面臨直接報(bào)廢的風(fēng)險(xiǎn)。

二、固定資產(chǎn)新型管理模式探析

高校固定資產(chǎn)管理的日常業(yè)務(wù)存在著相對(duì)固定的程序和規(guī)則，目前這些工作還主要依靠人工來(lái)完成，存在手工填寫(xiě)賬卡和領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽字等煩瑣的程序。伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，高校固定資產(chǎn)的管理可以依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，設(shè)計(jì)并運(yùn)用“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”，將能更加精細(xì)化的完成資產(chǎn)的管理工作。該系統(tǒng)將全面反映全校各部門(mén)的固定資產(chǎn)情況，包括資產(chǎn)數(shù)量、金額、取得時(shí)間、使用狀況，相關(guān)部門(mén)及人員通過(guò)該系統(tǒng)可以對(duì)固定資產(chǎn)從采購(gòu)計(jì)劃的審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、調(diào)劑、待維修到報(bào)廢的整個(gè)周期進(jìn)行全程監(jiān)控、查詢(xún)。

（一）為資產(chǎn)購(gòu)置決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)，可以得知需要采購(gòu)的資產(chǎn)之前學(xué)校有沒(méi)有，如果目前學(xué)校正在使用該類(lèi)資產(chǎn)，那么采購(gòu)前應(yīng)科學(xué)論證現(xiàn)有數(shù)量是否已經(jīng)能夠滿(mǎn)足需要；如果確實(shí)需要采購(gòu)，那么可咨詢(xún)使用部門(mén)現(xiàn)有資產(chǎn)性能能否滿(mǎn)足要求，根據(jù)使用部門(mén)的參數(shù)要求進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)，確定合理的價(jià)格區(qū)間，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行供應(yīng)商的比較，最終采購(gòu)性?xún)r(jià)比最高的資產(chǎn)。該系統(tǒng)的使用，將為固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃的審批提供依據(jù)，防止固定資產(chǎn)購(gòu)置的盲目性與隨意性，讓有限的資金發(fā)揮更大的效益。

（二）強(qiáng)化使用部門(mén)管理責(zé)任。該系統(tǒng)的應(yīng)用可以將過(guò)去集中在資產(chǎn)管理部門(mén)的固定資產(chǎn)建卡、明細(xì)賬錄入等工作轉(zhuǎn)移到各學(xué)院、機(jī)關(guān)等資產(chǎn)使用部門(mén)。資產(chǎn)使用部門(mén)通過(guò)該系統(tǒng)直接打印固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、條碼單，資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)明細(xì)賬等信息一次性錄入完成，由資產(chǎn)管理部門(mén)進(jìn)行信息的審核確認(rèn)。這樣一來(lái)，資產(chǎn)使用部門(mén)可隨時(shí)進(jìn)行賬實(shí)的核對(duì)，保證了資產(chǎn)信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）帳帳核對(duì)及時(shí)。資產(chǎn)對(duì)賬工作也在此系統(tǒng)中進(jìn)行，財(cái)務(wù)部門(mén)資產(chǎn)會(huì)計(jì)直接登錄該系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)信息的核對(duì)，不需要資產(chǎn)管理部門(mén)人員的參與，將固定資產(chǎn)管理人員和財(cái)務(wù)人員從煩瑣的記賬、對(duì)賬中解脫出來(lái)，不需要重復(fù)的記賬，減少了環(huán)節(jié)，節(jié)約了時(shí)間，可以時(shí)時(shí)對(duì)賬，同時(shí)解決了傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)的差錯(cuò)率高、管理效能低等老大難問(wèn)題。

（四）盤(pán)活存量資產(chǎn)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可實(shí)行全校固定資產(chǎn)信息共享，閑置資產(chǎn)、待維修資產(chǎn)、待報(bào)廢資產(chǎn)一目了然，使全校各部門(mén)根據(jù)自己的需要隨時(shí)上網(wǎng)查詢(xún)本部門(mén)需要購(gòu)置的資產(chǎn)是否在其他部門(mén)有閑置的，如有閑置的資產(chǎn)可通過(guò)該系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)劑的申請(qǐng)，由資產(chǎn)管理部門(mén)網(wǎng)上確認(rèn)后即可完成資產(chǎn)的調(diào)賬工作，進(jìn)而可以將資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行部門(mén)間的轉(zhuǎn)移，簡(jiǎn)化了資產(chǎn)調(diào)劑的手續(xù)。

（五）提高資金的使用效能。通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)的查詢(xún)，維修人員也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)全校需要維修的設(shè)備，及時(shí)安排維修或者聯(lián)系設(shè)備生產(chǎn)廠(chǎng)家，及時(shí)的對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行維修，減少了報(bào)修等待時(shí)間，降低了對(duì)教學(xué)工作的影響，及時(shí)的維修及養(yǎng)護(hù)，將延長(zhǎng)資產(chǎn)的使用壽命，提高資金的使用效能。

高校固定資產(chǎn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的應(yīng)用，對(duì)理順固定資產(chǎn)管理體系，落實(shí)固定資產(chǎn)管理制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的全面監(jiān)控和有效利用，提高固定資產(chǎn)管理工作效率等，將發(fā)揮十分積極的作用，使高校固定資產(chǎn)的管理趨于規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，讓固定資產(chǎn)更好的為教學(xué)服務(wù)，也必將在高校的發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李敏.我國(guó)高校固定資產(chǎn)精細(xì)化管理研究[D].長(zhǎng)安大學(xué)，2017，4，24.

[2]王觀(guān)宏.淺析高校固定資產(chǎn)管理[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2016 （15）：193.