淺談信息化財務綜合管理系統(tǒng)的應用

崔英

【摘 要】隨著信息技術的發(fā)展和企業(yè)財務管理方式的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的報賬方式已逐漸被更加高效便捷的信息化財務系統(tǒng)取代。本文以山東廣電網(wǎng)絡有限公司濰坊分公司（以下簡稱“濰坊廣電網(wǎng)絡”）財務報賬方式的轉(zhuǎn)變?yōu)槔?，首先分析了信息化財務系統(tǒng)應用的必要性，然后剖析了目前濰坊廣電網(wǎng)絡財務綜合管理系統(tǒng)的應用實踐，最后提出了財務綜合管理系統(tǒng)在應用過程中應注意的問題。

【關鍵詞】信息化；財務報賬系統(tǒng)；無現(xiàn)金報賬；財務綜合管理系統(tǒng)

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模不斷擴大，并逐漸呈現(xiàn)出部門眾多、人員密集和業(yè)務頻繁的特點，傳統(tǒng)手工報賬方式固有的弊端日益凸顯，越來越多的企業(yè)開始運用信息管理及網(wǎng)絡技術建立網(wǎng)絡報賬系統(tǒng)來實現(xiàn)財務遠程報賬。濰坊廣電網(wǎng)絡于2015年8月上線財務綜合管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務單據(jù)提報及審批、賬務處理以及資金集中支付等功能，極大提高了財務報賬效率和財務綜合管理水平。

一、信息化財務綜合管理系統(tǒng)應用的必要性

1.傳統(tǒng)報賬方式面臨的弊端

濰坊廣電網(wǎng)絡在應用財務綜合管理系統(tǒng)之前同大多數(shù)企業(yè)一樣，所有業(yè)務都需要經(jīng)辦人手工填制紙質(zhì)報銷單據(jù)，且需攜帶單據(jù)找各級領導簽批，簽批完成后送達財務部門進行費用結(jié)算，最后財務人員根據(jù)報銷單據(jù)單筆錄入憑證。整個報銷過程占用了經(jīng)辦人和財務人員大量的時間和精力，而且存在很多弊端。

（1）財務人員工作量大。濰坊廣電網(wǎng)絡對財務核算的管理要求是精細化，財務人員要忙于應對大量報銷單據(jù)的審批支付，要對企業(yè)各項業(yè)務進行精細化賬務核算，還要對財務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析以滿足財務信息需求者的要求，加重了財務人員的工作負擔。

（2）報賬困難，耗時長。傳統(tǒng)的報賬方式在時間和空間上受到了極大的限制。首先，報銷單據(jù)在各個簽批環(huán)節(jié)不一定能順利完成，如遇審批人出差、開會、休假等情況，費用可能無法及時報銷；其次，集中報賬日業(yè)務經(jīng)辦人到財務部門結(jié)算費用時需要排隊等候，浪費經(jīng)辦人大量時間。

（3）現(xiàn)金交易存在安全隱患。濰坊廣電網(wǎng)絡上線財務綜合管理系統(tǒng)前費用報銷結(jié)算方式主要是現(xiàn)金?，F(xiàn)金交易存在收付差錯風險、保管風險和收取假鈔等風險，不利于資金的管理。同時，現(xiàn)金收付無法留下交易記錄，不便于對業(yè)務進行追溯。

（4）業(yè)務回查難度大。傳統(tǒng)報賬方式下，財務部門將與賬務相關的原始憑證和記賬憑證一起裝訂歸檔，后期查詢相關業(yè)務及附件資料需查找并翻閱紙質(zhì)憑證，手續(xù)繁瑣，而且也不利于財務檔案的妥善保管。

2.信息化財務綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

財務綜合管理系統(tǒng)的應用改變了濰坊廣電網(wǎng)絡原有的財務報賬方式，給公司的財務精細化管理工作帶來了極大便利，提高了財務工作效率。

（1）促進企業(yè)財務規(guī)范化管理。財務綜合管理系統(tǒng)通過對日常報銷業(yè)務進行預設和分類，制定標準的業(yè)務報銷單據(jù)，使業(yè)務經(jīng)辦人員能夠直觀地了解所經(jīng)辦業(yè)務的類型，實現(xiàn)無需與財務人員溝通即可完成報銷單據(jù)的準確填報，極大地促進了企業(yè)財務的規(guī)范化管理。

（2）報賬不受時間和空間限制，提高效率。財務綜合管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡實現(xiàn)單據(jù)提報及審批，所有業(yè)務資料轉(zhuǎn)化成電子格式，若單據(jù)存在問題各個審批環(huán)節(jié)都可以通過系統(tǒng)予以回復，避免了業(yè)務經(jīng)辦人員往返各部門的麻煩，提高報賬效率。

（3）減輕財務人員壓力，降低賬務核算差錯率。財務綜合管理系統(tǒng)實現(xiàn)了根據(jù)單據(jù)提報信息自動生成會計憑證的功能，財務人員工作重心從憑證錄入轉(zhuǎn)化為憑證審核及財務分析，從而減輕了財務人員工作壓力，降低賬務核算差錯率。

（4）“無現(xiàn)金”報賬，強化資金管理。財務綜合管理系統(tǒng)與網(wǎng)銀支付系統(tǒng)對接，大部分業(yè)務通過網(wǎng)銀完成款項支付，避免了現(xiàn)金交易風險，保障資金安全；同時，資金集中支付提高了費用結(jié)算效率，強化了企業(yè)資金管控能力。

（5）審批責任更加明確。財務綜合管理系統(tǒng)建立了規(guī)范的業(yè)務審批流程，各個審批環(huán)節(jié)的審批意見均可以通過系統(tǒng)進行反饋和記錄，審批流中人員的職責更加明確。

（6）便于業(yè)務回查追溯。財務綜合管理系統(tǒng)可通過多拍儀拍照實現(xiàn)將紙質(zhì)業(yè)務資料轉(zhuǎn)化成電子格式，在網(wǎng)絡平臺中長期保存，方便后期對業(yè)務的回查。

二、信息化財務綜合管理系統(tǒng)的應用實踐

針對傳統(tǒng)財務報賬方式存在的諸多問題，濰坊廣電網(wǎng)絡在借鑒其他企業(yè)先進財務報賬模式的基礎上，結(jié)合自身業(yè)務需要，研發(fā)并運用了新型的財務綜合管理系統(tǒng)實行網(wǎng)絡報賬。財務綜合管理系統(tǒng)于2015年8月正式上線運行，在2016年10月完成了系統(tǒng)升級，實現(xiàn)了與用友財務管理系統(tǒng)、物資采購及倉存管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的全方位無縫對接，通過組織協(xié)調(diào)完成資源整合，形成閉環(huán)式管理模式。財務綜合管理系統(tǒng)在濰坊廣電網(wǎng)絡的應用實踐可以分為3個階段：

1.全力推廣階段：保證系統(tǒng)的正常獨立運行

財務綜合管理系統(tǒng)上線，需要在原有財務核算體系的基礎上將原單據(jù)人工審批遷移到系統(tǒng)審批，并將財務審核和賬務處理等融合到系統(tǒng)審批流程中，通過系統(tǒng)實現(xiàn)單據(jù)提報及審批、賬務處理和資金支付等功能。該階段所做的工作主要有以下兩方面：

（1）財務綜合管理系統(tǒng)的搭建。財務綜合管理系統(tǒng)的上線建立在對企業(yè)各項業(yè)務和流程全面梳理的基礎上，上線之前完成了系統(tǒng)中人員和崗位設置、業(yè)務信息統(tǒng)計建立及匹配、審批流程建立、財務科目設置及匹配等工作。該系統(tǒng)共分基礎業(yè)務管理、核算業(yè)務管理、重大事項管理、票據(jù)管理、系統(tǒng)管理五大模塊。

基礎業(yè)務管理模塊基本涵蓋了公司所有業(yè)務，包含費用報銷、差旅費報銷、薪資、網(wǎng)絡建設及維護結(jié)算、集中采購、往來款項、借款、還款和預付款業(yè)務。該模塊中每種業(yè)務都對應特定業(yè)務單據(jù)，且對單據(jù)設置了審批流程，主要的流程是：業(yè)務人員填制單據(jù)→部門負責人審核-分管領導審核-財務人員審核-財務負責人審核-公司負責人最終審批，需要支付款項的業(yè)務最終通過銀企直聯(lián)進行網(wǎng)銀付款。

核算業(yè)務管理模塊主要用戶是財務人員，該模塊下財務人員可以制作修改和查詢會計憑證、整理會計憑證號、導入導出會計憑證、查詢科目余額表及明細賬、查詢財務報表等。

重大事項管理模塊主要用于企業(yè)各類重大業(yè)務的事前審批及備案。票據(jù)管理模塊主要進行紙質(zhì)收據(jù)、發(fā)票的出入庫及繳銷管理，但實行增值稅電子發(fā)票后，該模塊基本不使用。系統(tǒng)管理模塊主要用戶是系統(tǒng)管理員，主要進行系統(tǒng)的維護和管理，保證系統(tǒng)正常運行。

（2）財務綜合管理系統(tǒng)的實際操作知識普及。財務綜合管理系統(tǒng)應用涉及企業(yè)的全體成員，包括業(yè)務經(jīng)辦人、各級審批人員以及財務人員等，系統(tǒng)的應用效果依賴于使用人員的準確操作。為此我們制定了標準化的財務和非財務人員系統(tǒng)操作指導手冊，手冊中明確了系統(tǒng)登錄及操作規(guī)范，指明了單據(jù)填報及審核注意事項等，保證系統(tǒng)操作的規(guī)范性。

2.優(yōu)化升級階段：與財務管理、物資采購及倉存管理、資源管理等子系統(tǒng)對接，實現(xiàn)信息共享

總結(jié)第一階段的應用實踐經(jīng)驗和不足，公司持續(xù)對系統(tǒng)應用進行優(yōu)化和升級，同時將系統(tǒng)與用友財務管理系統(tǒng)、物資采購及倉存管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等子系統(tǒng)對接，實現(xiàn)系統(tǒng)間信息共享。與財務管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了會計憑證的導入導出以及科目余額比對等功能；與物資采購及倉存管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)了物資采購及出入庫信息的系統(tǒng)自動傳遞和抓取，大大減輕了業(yè)務經(jīng)辦人員工作量；與資源管理系統(tǒng)對接，規(guī)范了工程業(yè)務財務入賬管理流程。

3.深度挖掘階段：繼續(xù)融入先進的管理手段，為公司業(yè)務提供有力支撐

在公司各級領導及廣大員工的支持下，濰坊廣電網(wǎng)絡財務綜合管理系統(tǒng)的應用基本完成了第一、第二階段，系統(tǒng)應用和學習永無止境，我們將繼續(xù)在第三階段的路上不斷探索。

三、信息化財務報賬系統(tǒng)應用中應注意的問題

濰坊廣電網(wǎng)絡財務綜合管理系統(tǒng)的應用給其他企業(yè)財務報賬方式的轉(zhuǎn)變提供了借鑒，它規(guī)避了傳統(tǒng)手工報賬方式的很多缺陷，但網(wǎng)絡環(huán)境也有其自身的安全隱患和技術更新?lián)Q代的要求，因此財務報賬系統(tǒng)在實際應用過程中仍然存在一些需要注意的問題。

1.提高網(wǎng)絡安全性

財務報賬系統(tǒng)主要是以網(wǎng)絡為依托，業(yè)務報銷過程中涉及大量的財務數(shù)據(jù)和信息，因此應用財務報賬系統(tǒng)必須充分考慮財務信息的安全性和保密性，加強網(wǎng)絡的安全性。

2.不斷完善財務報賬系統(tǒng)

隨著企業(yè)的規(guī)模擴大和業(yè)務量增加，對系統(tǒng)的存儲和運算能力以及穩(wěn)定性要求越來越高。同時，財務報賬系統(tǒng)的設定并不是一成不變的，企業(yè)可以根據(jù)自身的需要不斷完善系統(tǒng)功能，增強財務報賬系統(tǒng)的實用性。

3.加強系統(tǒng)操作人員技能培訓

現(xiàn)實中，企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，會對財務綜合管理系統(tǒng)提出新的要求，對應的系統(tǒng)功能完善和升級都需要對系統(tǒng)操作人員進行全面的學習和培訓。

四、結(jié)束語

財務報賬系統(tǒng)的應用是會計核算方式與信息化技術相結(jié)合的產(chǎn)物，它克服了傳統(tǒng)手工報賬方式的很多弊端，從根本上解決了財務報賬耗時長、效率低下、大量使用現(xiàn)金、財務數(shù)據(jù)反饋慢、業(yè)務信息回查難度大等現(xiàn)實問題，提高了財務數(shù)字化管理水平和服務效率，加速了現(xiàn)代企業(yè)財務管理模式的轉(zhuǎn)變。同時，財務報賬系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)應用過程中也要不斷加以改進，以期更好地適應企業(yè)的發(fā)展。

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