淺析醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

林晨

[摘 要]隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行業(yè)開始將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入內(nèi)部人事管理，醫(yī)療行業(yè)也不例外，通過將信息化建設(shè)和信息化管理引入醫(yī)院檔案管理，不但能提升工作效率，還能推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展。本文首先分析了醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀，然后分析了人事檔案信息化的意義，最后總結(jié)了人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；信息化建設(shè)；信息化管理；實(shí)現(xiàn)途徑

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.075

[中圖分類號(hào)]R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）14-0-02

醫(yī)院作為服務(wù)性機(jī)構(gòu)，建立時(shí)間越長人事檔案信息越多，管理問題也就越突出，因此需加強(qiáng)對(duì)人事制度改革。與此同時(shí)，醫(yī)院還要在人事檔案管理中合理使用信息化技術(shù)，有利于提高人事檔案管理質(zhì)量和效率，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 模式方法落后

在信息技術(shù)快速發(fā)展的現(xiàn)階段，部分醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)仍使用傳統(tǒng)的管理模式，不但影響人事檔案的管理質(zhì)量，還無法滿足現(xiàn)代化的醫(yī)療環(huán)境需求。人事檔案管理多為靜態(tài)形式，未將信息技術(shù)引入其中，嚴(yán)重制約著人事檔案管理的發(fā)展。

1.2 更新緩慢，利用率低

隨著醫(yī)院建立時(shí)間的延長，工作人員和就診患者一般會(huì)越來越多，導(dǎo)致檔案資料持續(xù)增加，然而由于檔案管理中未使用信息技術(shù)，會(huì)延緩檔案信息的更新速度。并且，由于部分管理者并不重視人事檔案管理，導(dǎo)致出現(xiàn)新情況后無法及時(shí)使用檔案信息，降低了人事檔案的利用率。

1.3 容易丟失

目前，在醫(yī)院的人事檔案管理中，內(nèi)容造假或缺失現(xiàn)象很多，從而會(huì)影響人事檔案資料的完整性和真實(shí)性。由于人事檔案管理中對(duì)檔案不夠重視，前期投入不足，導(dǎo)致無法采購新型設(shè)備和引進(jìn)新技術(shù)，進(jìn)一步造成人事檔案收集不夠準(zhǔn)確和完整，甚至部分管理者在使用檔案時(shí)還出現(xiàn)失真現(xiàn)象，降低了檔案的有效性。另外，人事檔案管理人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力也有待提高，整理能力不足就會(huì)使檔案資料出現(xiàn)大量的虛假信息，會(huì)影響人事檔案的可信度。

2 醫(yī)院人事檔案信息化的意義

醫(yī)院人事檔案是一種原生的信息資源，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)、管理決策有著重要影響。人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，是新形勢下醫(yī)院發(fā)展的要求，隨著近年人力資源管理理念的深入，醫(yī)療體系得以改革，逐漸體現(xiàn)出人事檔案管理的作用。加快信息化建設(shè)，不但能充分發(fā)揮人事檔案的作用，還能提高利用率。因此，加強(qiáng)人事檔案信息化管理非常重要。

借助醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建立統(tǒng)一的檔案工作平臺(tái)，不但能及時(shí)發(fā)布、傳遞和加工檔案資源，還能共享檔案資源，減少工作人員的工作量，提升檔案信息的時(shí)效性。與此同時(shí)，醫(yī)院還可使用一體化的系統(tǒng)，借助有效的權(quán)限管理，構(gòu)建電子式的查詢系統(tǒng)，能夠節(jié)約醫(yī)院的物力資源、人力資源，還可將人事檔案存儲(chǔ)于軟盤、優(yōu)盤中，減小了檔案所占據(jù)的空間。此外，醫(yī)院還可選用合理、高效的管理系統(tǒng)，預(yù)防信息外泄，提高管理水平。

3 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)與信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式和手段，使用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，能高效地分析、存儲(chǔ)、查詢檔案信息，為管理人員提供全面、準(zhǔn)確的信息資源，有利于構(gòu)建開放性的信息系統(tǒng)，能夠充分發(fā)揮檔案資源的作用。

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式

要想推動(dòng)人事檔案信息化發(fā)展，管理者要在分析醫(yī)院現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，提高檔案信息的利用率。首先，轉(zhuǎn)變以往的管理理念，樹立新的服務(wù)意識(shí)，提高工作主動(dòng)性和積極性。在實(shí)際工作中，管理人員、相關(guān)工作人員都要重視檔案信息，提高檔案的利用率。信息化背景下，人事檔案信息化管理已成為主要的發(fā)展方向，要想實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，就要在現(xiàn)代化的管理理念下管理人事檔案。無論是人事檔案的管理形式還是來源，都會(huì)在時(shí)代的發(fā)展中發(fā)生變化，要想加強(qiáng)人事檔案管理就要對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。從當(dāng)前的檔案管理來看，主要為電子資料載體、紙質(zhì)檔案，僅使用傳統(tǒng)的管理模式和手段已無法滿足需求，而新載體的出現(xiàn)從某種程度上推動(dòng)了管理模式轉(zhuǎn)變。其次，服務(wù)是人事檔案管理的屬性之一，因此管理人員要增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，保證檔案信息的真實(shí)性、完整性。醫(yī)院發(fā)展中出現(xiàn)異常時(shí)，管理人員要及時(shí)參考人事檔案進(jìn)行處理，特別是現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的背景下，更是要加強(qiáng)檔案管理，便于充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，為開展日后工作提供保障。最后，在醫(yī)院的人事檔案管理中，檔案管理室、科室使用的是不同的模式，傳統(tǒng)的管理模式比較呆板，故而需創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)資源共享，提升人事檔案管理水平。

3.2 加大人才培養(yǎng)力度

人事檔案管理需要復(fù)合型、高素質(zhì)的人才，除要掌握專業(yè)的管理知識(shí)外，還要具備計(jì)算機(jī)知識(shí)、外語知識(shí)，更要在實(shí)際工作中遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律。但是從當(dāng)前的人事檔案管理工作來看，工作人員普遍存在學(xué)歷低、信息化素養(yǎng)低、管理知識(shí)缺乏等問題，因此需加大對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，以此提升工作能力和知識(shí)水平。同時(shí)，醫(yī)院還要引進(jìn)優(yōu)秀人才，適當(dāng)提高工資報(bào)酬，讓他們能夠在自身崗位發(fā)揮價(jià)值。

3.3 細(xì)化信息化建設(shè)的分析框架和制度框架

在人事檔案信息化建設(shè)中，管理人員需要借助計(jì)算機(jī)的分析和處理功能，對(duì)人事檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，便于提高檔案信息的處理效率，保證數(shù)據(jù)分析的精準(zhǔn)度。在加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，首先要滿足寬帶化需求，在原有的管理中心、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)上，借助計(jì)算機(jī)辦公為信息化建設(shè)提供足夠的物質(zhì)支持。另外，還要基于自身情況開發(fā)數(shù)據(jù)庫軟件，明確分項(xiàng)的錄入和標(biāo)注相關(guān)信息，盡可能提高存儲(chǔ)能力和相應(yīng)軟件的可行性，利用行之有效的分析能力提升管理水平。

以往的人事檔案管理中，其模式多為人工管理，時(shí)間長、工作量大，再加上多反復(fù)性工作，降低了工作效率。此外，人工處理也無法及時(shí)傳遞和分享信息，導(dǎo)致運(yùn)行流程缺失。而完善信息化管理機(jī)制，能在保證管理效率和質(zhì)量的同時(shí)，建立規(guī)范化的制度框架。由此可見，要想實(shí)現(xiàn)信息化管理，就要合理使用網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際建立管理制度和條款，在充分發(fā)揮信息管理效能的情況下，優(yōu)化處理策略，強(qiáng)化信息化管理機(jī)制的約束性，以此實(shí)現(xiàn)最終的管理目標(biāo)。

3.4 建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫

在人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)期間，除了要采購先進(jìn)、合適的技術(shù)設(shè)備外，還要重視資源系統(tǒng)的使用，積極、主動(dòng)地收集信息資源，通過對(duì)資源的管理和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)最終的應(yīng)用目標(biāo)。醫(yī)院內(nèi)部還要建立針對(duì)性的管理數(shù)據(jù)庫，并結(jié)合實(shí)際適當(dāng)拓展使用范圍，提高服務(wù)意識(shí)。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容包括工作人員信息、學(xué)歷、年齡、職務(wù)和工作時(shí)間等，需要調(diào)用時(shí)只需在計(jì)算機(jī)中查找姓名就能獲得全部信息，能夠縮短檢索時(shí)間，提高檢索效率。

同時(shí)，還要盡量用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人力資源進(jìn)行管理。計(jì)算機(jī)管理能預(yù)防人工處理帶來的失誤，減輕工作人員壓力，節(jié)約工作時(shí)間，提高管理效率。部分醫(yī)院在多年發(fā)展的過程中已實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)微機(jī)化，借助現(xiàn)代科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以借助介質(zhì)交換輸入檔案資源，將人事檔案資料保管于現(xiàn)代化的介質(zhì)上，能保證人事檔案資料的完整度，延長檔案資料的使用時(shí)間，預(yù)防資料浪費(fèi)。此外，還可使用遠(yuǎn)程技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)最終的共享資源目標(biāo)。

3.5 建立信息化建設(shè)和信息化管理的同步結(jié)構(gòu)

醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，需要信息管理機(jī)制、處理流程同步進(jìn)行，借助規(guī)范、全面的機(jī)制來約束操作流程，提高信息化建設(shè)的準(zhǔn)確性，在對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行整理和收集后，對(duì)制度項(xiàng)目進(jìn)行完善，能保證管理框架的完整性，提高人事檔案利用率，充分發(fā)揮人事檔案的使用價(jià)值。另外，還要在建立同步結(jié)構(gòu)時(shí)提高管理人員的業(yè)務(wù)水平、管理能力，以此保證數(shù)據(jù)庫的完整度。需格外注意，醫(yī)院人事檔案管理工作專業(yè)性比較強(qiáng)，不能單純地使用市場上的管理軟件，需要采用專業(yè)團(tuán)隊(duì)健全處理機(jī)制，才能保證檔案管理工作有序進(jìn)行。

3.6 提升信息化建設(shè)和信息化管理的時(shí)效性

醫(yī)院人事檔案中使用信息化管理機(jī)制，能保證人事檔案信息的完整度，而且信息的傳遞途徑也比較豐富，符合現(xiàn)代化的人事檔案管理需求。當(dāng)然，在運(yùn)行人事檔案信息處理機(jī)制的同時(shí)，管理人員要清晰、全面地了解信息化管理的時(shí)效性，提高對(duì)原始信息的重視度，特別是針對(duì)不穩(wěn)定性、可變性特征的信息，要借助信息化建設(shè)手段完善信息管理結(jié)構(gòu)，并對(duì)原始信息加強(qiáng)管理。在信息化快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理中出現(xiàn)的問題越來越多，比如電腦內(nèi)部硬件因操作不當(dāng)、病毒侵犯等因素會(huì)影響檔案信息恢復(fù)，這就需要醫(yī)院規(guī)范操作流程，提升管理人員的網(wǎng)絡(luò)檢查、維護(hù)能力，借助系統(tǒng)、規(guī)范性的管控機(jī)制提高信息化建設(shè)和信息化管理的時(shí)效性。

4 結(jié) 語

醫(yī)院人事檔案管理中普遍存在更新緩慢、管理模式落后、內(nèi)容易丟失的問題，不利于提高人事檔案管理水平，進(jìn)一步會(huì)阻礙醫(yī)院發(fā)展。因此，醫(yī)院需基于實(shí)際建立信息化管理機(jī)制，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式和方法。同時(shí)醫(yī)院還要細(xì)化信息化建設(shè)的分析框架和制度框架，加大管理人才的培養(yǎng)力度，建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，在保證人事檔案資料完整性、準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，提高檔案資料的利用率和管理水平，推動(dòng)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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