高校固定資產(chǎn)信息化管理研究

程萍

[摘 要]隨著高校的不斷擴(kuò)招，各地高校新校區(qū)建設(shè)大力推進(jìn)，高校的固定資產(chǎn)總量不斷增加，如何利用網(wǎng)絡(luò)信息化管理使高校財(cái)務(wù)與固定資產(chǎn)管理有序聯(lián)系，是高校固定資產(chǎn)管理中的重要工作。本文在分析高校固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，分析了如何加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)信息化管理。

[關(guān)鍵詞]網(wǎng)絡(luò)信息化；財(cái)務(wù)管理；固定資產(chǎn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.14.011

[中圖分類號(hào)]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）14-00-02

1 高校固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

1.1 資產(chǎn)管理觀念停滯不前

一直以來，高校資金來源的主要渠道是國家財(cái)政撥款和學(xué)費(fèi)收入，使用學(xué)校收入購入的資產(chǎn)歸國家所有。隨著財(cái)政部門對(duì)資金使用的監(jiān)管逐漸加強(qiáng)，資產(chǎn)管理部門開始注重資產(chǎn)購置過程，但在資產(chǎn)購置完成入庫手續(xù)后卻缺乏后續(xù)管理。資產(chǎn)是否得到充分利用，是否發(fā)揮社會(huì)價(jià)值，無人問津。即使在社會(huì)各界大力提倡績效評(píng)價(jià)的大環(huán)境下，高校各部門領(lǐng)導(dǎo)也只是在表面上應(yīng)付了事，沒有制定詳細(xì)的資產(chǎn)使用評(píng)價(jià)制度，對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行績效考評(píng)也就無從談起。

1.2 管理體制不健全

第一，二級(jí)部門沒有專職人員管理資產(chǎn)。各二級(jí)部門（單位）的資產(chǎn)管理員一般由辦公室人員兼任，也只是為新購入資產(chǎn)辦理入庫手續(xù)，之后就由使用人員使用，資產(chǎn)是否需要購置，以及后續(xù)的使用情況評(píng)價(jià)沒有具體的制度可以參考。第二，高校沒有統(tǒng)一的資產(chǎn)管理部門。2009年之前，各高校的資產(chǎn)一般由計(jì)劃財(cái)務(wù)處、后勤集團(tuán)、實(shí)驗(yàn)管理處和圖書館等幾個(gè)部門分別管理，計(jì)劃財(cái)務(wù)處的資產(chǎn)管理科管理行政和各二級(jí)學(xué)院購置的固定資產(chǎn)以及學(xué)校的房屋、建筑物，后勤集團(tuán)管理本部門購置的固定資產(chǎn)，實(shí)驗(yàn)管理處管理實(shí)驗(yàn)用的各種固定資產(chǎn)和低值易耗品，圖書館管理全校的圖書雜志。從表面上看，資產(chǎn)都在管理，但實(shí)際上沒有一個(gè)部門進(jìn)行統(tǒng)籌，在資產(chǎn)清查時(shí)發(fā)現(xiàn)對(duì)賬工作無從下手。雖然2009年以后成立了資產(chǎn)管理處，但實(shí)際上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此概念有所偏解，資產(chǎn)管理處是由原來的計(jì)劃財(cái)務(wù)處國資科獨(dú)立出來后成立的，但資產(chǎn)不僅指固定資產(chǎn)，還有流動(dòng)資產(chǎn)，在財(cái)務(wù)的資產(chǎn)負(fù)債表中很清楚地能夠看到，流動(dòng)資產(chǎn)和固定資產(chǎn)都是資產(chǎn)，應(yīng)由一個(gè)部門統(tǒng)一管理，而不應(yīng)分開。第三，資產(chǎn)管理預(yù)算體制缺失。每年年初，高校財(cái)務(wù)部門都會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)全年的經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)行安排，與校領(lǐng)導(dǎo)多次溝通，經(jīng)過校長辦公會(huì)、黨委會(huì)的討論通過后才能實(shí)施，對(duì)已購置的固定資產(chǎn)卻缺少管理預(yù)算，對(duì)當(dāng)年經(jīng)費(fèi)中將要購置的固定資產(chǎn)缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)論證。各部門都爭經(jīng)費(fèi)，爭相購置設(shè)備，設(shè)備重復(fù)購置、大量閑置和使用低效的現(xiàn)象普遍存在：個(gè)別部門從資產(chǎn)清單上看，每人3臺(tái)電腦、1臺(tái)打印機(jī)、1臺(tái)碎紙機(jī)；各部門幾乎都有照相機(jī)、攝像機(jī)；實(shí)驗(yàn)室中有些設(shè)備長期包裝都沒拆，還沒使用就已淘汰。

1.3 人員素質(zhì)參差不齊

隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校各項(xiàng)資產(chǎn)的數(shù)量和價(jià)值都在急劇增加，但資產(chǎn)管理人員隊(duì)伍建設(shè)卻未受重視。雖然資產(chǎn)管理部門多數(shù)是從財(cái)務(wù)部門劃分出來的，但原來的管理已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求，且大多數(shù)人員幾乎沒有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，加之資產(chǎn)管理軟件也是隨著財(cái)政改革的需求在不斷改進(jìn)，新軟件的數(shù)據(jù)需求與原來的資產(chǎn)管理模式不相融產(chǎn)生的問題逐漸暴露出來。

2 加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)管理的對(duì)策

目前，如何把高校固定資產(chǎn)管理工作系統(tǒng)化、理論化，做到物盡其用，優(yōu)化資源配置，發(fā)揮資產(chǎn)的最大使用效益，是當(dāng)前高校亟待解決的問題。就筆者所在單位來講，計(jì)劃財(cái)務(wù)處有財(cái)務(wù)管理軟件（含收費(fèi)管理軟件及工資管理軟件），并為了適應(yīng)會(huì)計(jì)制度的改革于2014年初進(jìn)行了軟件升級(jí)，細(xì)化了財(cái)務(wù)管理，在對(duì)學(xué)校支出進(jìn)行專項(xiàng)項(xiàng)目管理、總額控制的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目按預(yù)算進(jìn)行明細(xì)控制管理，但僅限于資金管理。國有資產(chǎn)管理處有資產(chǎn)管理軟件，負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校除圖書電子圖書及基建工程以外的所有固定資產(chǎn)進(jìn)行明細(xì)管理。圖書館對(duì)學(xué)校圖書及電子圖書購置進(jìn)行明細(xì)管理，但三個(gè)主管部門的相關(guān)軟件沒有一個(gè)共同的數(shù)據(jù)接口進(jìn)行對(duì)接，缺乏把各種數(shù)據(jù)形成一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)網(wǎng)共享數(shù)據(jù)。針對(duì)存在的問題，筆者提出如下對(duì)策。

2.1 做好資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)的材料收集工作

例如：某學(xué)院購進(jìn)設(shè)備一批共計(jì)50萬元，其中共有15件設(shè)備，該學(xué)院則先到國資處辦理固定資產(chǎn)入庫手續(xù)，憑入庫單及相關(guān)材料到財(cái)務(wù)處辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。這時(shí)問題就出現(xiàn)了：資產(chǎn)的發(fā)票及相關(guān)材料在財(cái)務(wù)處進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理，若10年后其中1件設(shè)備價(jià)值5萬元不能繼續(xù)使用而報(bào)廢，就現(xiàn)在的財(cái)務(wù)制度及財(cái)政部門的要求是必須有該設(shè)備的原始發(fā)票。財(cái)務(wù)在最初計(jì)賬時(shí)是以一次購置設(shè)備的總額計(jì)入固定資產(chǎn)賬，國資處是以每件固定資產(chǎn)單個(gè)價(jià)值計(jì)入資產(chǎn)管理軟件，兩者沒有數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，無法查到發(fā)票或者說雖然能查到但要浪費(fèi)大量人力去翻原始會(huì)計(jì)憑證，不利于各項(xiàng)工作的正常開展。如何將資產(chǎn)的數(shù)據(jù)管理與實(shí)物數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)是解決這一問題的關(guān)鍵。這就需要計(jì)劃財(cái)務(wù)處進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的同時(shí)將處理數(shù)據(jù)與資產(chǎn)管理軟件中的數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，使每一筆固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理對(duì)應(yīng)一件或一批固定資產(chǎn)實(shí)物，相應(yīng)的資產(chǎn)管理軟件中每一個(gè)固定資產(chǎn)也能查到相應(yīng)的記賬憑證。針對(duì)這項(xiàng)工作，筆者所在單位的計(jì)劃財(cái)務(wù)處、國資處從2016年起與資產(chǎn)管理軟件公司和財(cái)務(wù)管理軟件公司進(jìn)行細(xì)致溝通，通過中間數(shù)據(jù)庫找到共有數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，已基本實(shí)現(xiàn)國資處個(gè)體資產(chǎn)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無縫對(duì)接，已入庫辦理財(cái)務(wù)入賬手續(xù)的資產(chǎn)與已入庫未辦理財(cái)務(wù)入賬手續(xù)的資產(chǎn)在軟件系統(tǒng)中是一目了然的，每件資產(chǎn)都能找到對(duì)應(yīng)的賬務(wù)憑單號(hào)。當(dāng)資產(chǎn)報(bào)廢核銷時(shí)，財(cái)務(wù)辦理完核銷處理，則資產(chǎn)軟件是同時(shí)減少相應(yīng)資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)與財(cái)務(wù)管理的同步在線。

2.2 做好固定資產(chǎn)的有效利用工作

高校固定資產(chǎn)資產(chǎn)是一個(gè)龐大的資源，如何合理實(shí)現(xiàn)資源共享是目前高校急需解決的問題。一個(gè)部門或一個(gè)學(xué)科購買的固定資產(chǎn)，往往就歸部門或?qū)W科所有，即使不用閑置，別的部門也不能使用或者說別的老師也根本不知道學(xué)校有這個(gè)資產(chǎn)，也就是說資產(chǎn)信息不透明。如何讓資產(chǎn)信息透明是有效利用資產(chǎn)的前提。這需要一個(gè)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，把學(xué)校現(xiàn)有可用資產(chǎn)的名稱及功能全部展現(xiàn)在這里，教職工如果需要便可在系統(tǒng)中進(jìn)行查找，確定資產(chǎn)所在部門、地點(diǎn)、使用聯(lián)系人及使用辦法。學(xué)校也要制定相應(yīng)的資產(chǎn)使用辦法，可將資產(chǎn)使用情況計(jì)入資產(chǎn)管理員的日常工作量，需要資產(chǎn)使用部門合理計(jì)算每項(xiàng)可用資產(chǎn)的工作量，再由人事部門根據(jù)工作量制定績效標(biāo)準(zhǔn)，需要各部門的積極配合及大量的基礎(chǔ)工作。

2.3 做好固定資產(chǎn)的定期清查與不定期抽查

高?，F(xiàn)有固定資產(chǎn)的購置都執(zhí)行嚴(yán)格的購買流程，達(dá)到政府采購額度的嚴(yán)格執(zhí)行政府采購手續(xù)，但資產(chǎn)一旦購入后就缺乏后期的績效管理。資產(chǎn)管理制度中重要的一條就是定期進(jìn)行資產(chǎn)清查，做到賬賬相符、賬實(shí)相符。作為學(xué)校的管理者，首先要保證學(xué)校資產(chǎn)的完整，然后制定行之有效的資產(chǎn)清查和抽查制度程序，并指定專人進(jìn)行清查工作，最后對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行整理，及時(shí)處理賬賬不符、賬實(shí)不符的情況，做到每次清查、抽查后總賬與明細(xì)賬相符，明細(xì)賬與實(shí)物相符。

2.4 做好資產(chǎn)的管理責(zé)任到人工作

筆者所在單位的資產(chǎn)管理在2009年以前僅具體到單位，沒有具體到人，有與沒有都與人無關(guān)，從2009年學(xué)校更新資產(chǎn)管理軟件后，根據(jù)軟件要求，每件固定資產(chǎn)必須具體到人，要求人在物在，人走物走，即個(gè)人對(duì)自己名下的資產(chǎn)負(fù)有保管責(zé)任，要么留在原部門，留在原部門的必辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，至人退休或調(diào)離時(shí)須清點(diǎn)個(gè)人名下的所有資產(chǎn)。但在實(shí)際工作中僅在資產(chǎn)入庫時(shí)做到了具體到人，之后就無人再過問資產(chǎn)情況，這需要增強(qiáng)每位教職工的資產(chǎn)管理意識(shí)，同時(shí)制定資產(chǎn)管理辦法，指定專人對(duì)該部門所有資產(chǎn)進(jìn)行管理，及時(shí)處理資產(chǎn)的增減變化情況，確保資產(chǎn)總體不流失。此外，各部門要將定期清查結(jié)果責(zé)任到人，制定獎(jiǎng)懲制度，落實(shí)獎(jiǎng)懲責(zé)任，明確執(zhí)行“誰使用誰管理、誰管理誰負(fù)責(zé)”。此外，完善的資產(chǎn)管理制度還需要教職工認(rèn)真執(zhí)行，只有大家具有以單位為家的責(zé)任心才能管理好資產(chǎn)、使用好資產(chǎn)，發(fā)揮資產(chǎn)的最大社會(huì)效益。

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