新時期檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及創(chuàng)新方法研究

譚國英

摘 要：作為一項意義重大，又非常繁瑣的工作，檔案管理工作有著自己獨特的存在意義和價值。管理能力和企業(yè)的綜合水平有著非常密切的關(guān)聯(lián)。當今社會科技高速發(fā)展，此時信息化已然成為了我們發(fā)展的主流方向。所以，在這種大的環(huán)境背景之下，我們必須要積極開展管理模式創(chuàng)新工作。文章具體地論述了管理過程中存在的問題，并且提出了應對策略。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；挑戰(zhàn)；創(chuàng)新方法

很多人錯誤的認為，所謂的檔案管理就是把當前的資料按照類別歸攏，然后將同一類別的放到一個專屬的柜中。很顯然這是不正確的。檔案管理工作有著自身獨特的存在意義和價值，只有做好該項工作，才可以確保其他工作可以順暢進行，才可以全方位的開展單位管理工作。合理的利用檔案，才能夠切實提升單位的效率，提升工作的質(zhì)量，才可以為單位的發(fā)展提供必要的信息支持。當今社會是一個信息化的社會，此時不管是何種性質(zhì)的單位，它們在運行的時候都離不開各種類型的數(shù)據(jù)信息。然而比對來看，以往的管理模式非常狹隘，不能夠和當前的經(jīng)濟態(tài)勢相協(xié)調(diào)。所以，在當今時代，作為檔案管理工作者，一定要認真分析形勢，積極分析存在的問題，一旦發(fā)現(xiàn)了問題的話就要在第一時間分析原因，制定應對策略。

1 檔案管理的存在意義

在以往的時候，我們開展檔案管理工作，其實就是把相關(guān)的信息匯總并且記載，目的是為了確保在后續(xù)的使用的時候可以被快速的查閱。不論是何種性質(zhì)的單位，它的發(fā)展都離不開檔案。不過，由于社會在發(fā)展，時代在變遷，此時的檔案管理工作已經(jīng)不像過去一樣簡單了。具體來講，它是檔案館對檔案實體與檔案信息進行管理并且提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)的基本組成部分。

同時，在很多的企業(yè)里面也有該項工作的身影存在。它和信息管理工作有很多的相同之處，它是對單位運營過程中的一些數(shù)據(jù)資料的匯總，以及使用。從它的特性上面來看，該項工作其實是一種有著較明顯的服務特色的工作。而檔案管理系統(tǒng)更是國家文獻信息系統(tǒng)的重要組成部分，是社會科學能力的主要支撐。

2 新時期檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

當今社會是一個經(jīng)濟和科技高速發(fā)展的社會，此時信息化已然成為了各項工作發(fā)展的主流方向。不論是我們的工作亦或是其他的很多工作都不能夠脫離信息技術(shù)而單獨存在。對于檔案管理工作來講亦是如此，它也開始朝著信息化方向發(fā)展。通過合理的使用電子技術(shù)，能夠明顯的提升管理工作的效率，能夠確保它的質(zhì)量良好。和以往的管理工作比對來看，通過使用電子檔案，我們可以把各種資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?，借助信息科技存放到電腦之中，此時信息不會像是實物一樣占據(jù)空間，很顯然便于我們更好地開展管理工作。在這種大的發(fā)展背景之下，管理工作面對的問題有如下的幾點。

2.1 作為管理者，意識不強

我們都知道，該項管理工作的工作量非常龐大，而且特別繁瑣。不過許多的工作者并沒有認識到它的存在價值，只是將其當成是一個非?？菰锏墓ぷ鱽韺ΥＵ且驗閷芾韮?nèi)容的不重視，使得許多的單位負責人和基礎(chǔ)工作者在開展工作的時候非常消極。甚至有的工作者錯誤地認為該項工作其實就是將資料數(shù)據(jù)匯總起來就可以了根本沒有認識到它的價值所在。正是因為上述問題的存在，才會使得該工作的效率不高。

2.2 制度有欠缺

因為單位的管理者沒有意識到該項工作的重要性，這就導致相關(guān)的制度缺乏系統(tǒng)性。通過分析實際情況我們發(fā)現(xiàn)，絕大部分的工作都缺少相應的制度為依托，這就使得工作開展的時候初選內(nèi)容量過少，信息價值不高之類的問題。除了上述以外，在具體的開展管理工作的時候，當前的制度缺乏對相關(guān)細節(jié)的約束，從而使得在檔案管理中各個環(huán)節(jié)的責任人沒有一一有效對應。這就導致管理的時候存在遺漏現(xiàn)象，繼而使得檔案不全面。

2.3 程序混亂

現(xiàn)如今，許多單位都對該項管理工作有錯誤的認知，這就導致了在選擇工作者的時候，沒有注意到工作者的工作能力。因此在工作的時候，不能夠依據(jù)工作規(guī)定而開展，使得工作程序混亂，效率不高。

3 新時期檔案管理創(chuàng)新方案

3.1 切實強化管理意識

不管是個體亦或是組織，一旦在意識層面上有欠缺的話，就會導致該工作不被關(guān)注。對于這種現(xiàn)象，我們認為一定要采用合理的方法，認識到管理的具體要素，進而明確工作的存在價值。檔案管理意識的提升，會讓單位領(lǐng)導及相關(guān)工作人員認識到檔案管理對于單位長期發(fā)展的作用，其必然會對檔案管理重新認識與規(guī)劃，進而實現(xiàn)管理方案的創(chuàng)新，有效提高管理效率。

3.2 合理利用檔案信息

我們之所以開展檔案管理工作，其目的就是為了合理的使用檔案。檔案管理的基礎(chǔ)意義就是對于信息的儲存與使用，從而達到對應的使用效益。在開展管理工作的時候，作為基礎(chǔ)工作者可通過恰當?shù)姆诸悓⑿畔⒕珳实捏w現(xiàn)，便于使用人的使用。同時，在開展管理工作的時候，作為工作者必須要明確自身的權(quán)責，提升自身的服務意識。

3.3 完善管理制度

管理制度對于管理工作的開展具有較強的引導作用。因此，在整個管理環(huán)節(jié)中，必須要求單位制定合理的管理制度。就管理制度的創(chuàng)建，作者認為需要注意以下幾點：第一，管理制度需要與單位性質(zhì)一致。比如企業(yè)單位進行檔案管理，其以營利性為主，在信息處理上會更加側(cè)重于其經(jīng)濟效益的獲取。而在事業(yè)單位中，信息則以全面、真實為主，側(cè)重于服務能力的提高。第二，管理制度中需要對管理流程進行合理的規(guī)劃。如果流程規(guī)劃不恰當?shù)脑?，就會使得資源得不到合理的使用。

3.4 切實提升工作者的素養(yǎng)

在具體的選用工作者的時候，不應該過分看重經(jīng)濟成本，而要關(guān)注他們的能力和素養(yǎng)。特別是在當今社會，教育系統(tǒng)不斷升級，此時已有了與該項工作對應的專業(yè)學科，這就為我們提供了大批的優(yōu)秀工作者。所以，在選擇員工的時候，必須要選擇那種專業(yè)性強的工作者，只有這樣才可以確保團隊的能力強大。而且，在平時開展工作的時候，也應該積極的開展培訓活動，切實提升工作者的總體素養(yǎng)。當今社會是一個不斷變化，不斷發(fā)展的社會，此時我們的管理工作也在悄無聲息的變化著。過去的管理思想以及管理措施等都不能夠和當今的時代發(fā)展步調(diào)保持一致，所以，要想獲取發(fā)展，更好地開展檔案工作，就要積極創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

為了能夠提高檔案管理工作水平，檔案管理負責人應結(jié)合現(xiàn)代社會信息化快速發(fā)展的趨勢，認真分析本單位在制度完善、員工素質(zhì)、資料完整性以及工作流程等方面存在的問題，在符合法律法規(guī)要求的范圍內(nèi)，積極采取切實可行的應對措施，并嚴格規(guī)范執(zhí)行，確保檔案管理工作能夠在一條高效、高速的道路上，從而獲得持續(xù)性、健康發(fā)展。

參考文獻

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011（1）：174-176.

[2]馮向陽.新時期計劃生育技術(shù)服務檔案管理初探[J].中國計劃生育學雜志，2014，22（8）：564-565.

[3]趙夢臨.淺議新時期企業(yè)檔案管理[J].起重運輸機械，2010（10）：81-83.

[4]馬濤.新時期檔案管理芻議[J].現(xiàn)代交際，2014（11）：44-44.

[5]王衛(wèi)衛(wèi).基于新時期辦公室檔案管理規(guī)范化的研究[J].青年時代，2015（19）：285.

[6]沈培林.新時期醫(yī)院檔案管理工作探討[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2010，10（9）：137-138.