大數(shù)據(jù)時代背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案共同管理路徑研究

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案快速向電子檔案的方向發(fā)展。然而電子檔案相對紙質(zhì)檔案，雖然具有較高的集成性、融載性優(yōu)勢，但其安全性、真實性、原始性以及客觀性難以保證。因此，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的聯(lián)合作用，是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。本文首先對大數(shù)據(jù)時代基本概念進行闡述，分析大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理工作的必要性，以及紙質(zhì)載體對于檔案管理工作的必要性，進而提出二者共同管理的有效路徑，以期為我國檔案管理事業(yè)提供有利參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；電子檔案；紙質(zhì)檔案；共同管理

引言

在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展的促使下大數(shù)據(jù)時代來臨，其影響力也在不斷擴大。美國麻省理工大學(xué)計算機領(lǐng)域著名教授詹姆斯威爾認(rèn)為，大數(shù)據(jù)普遍用于形容某一組織創(chuàng)造出的還想半結(jié)構(gòu)化或者非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，該類數(shù)據(jù)在被下傳至數(shù)據(jù)庫用來分析，此過程將產(chǎn)生大量的金錢和時間。大數(shù)據(jù)時代所衍生出的大數(shù)據(jù)分析，由于大型數(shù)據(jù)分析需要幾十臺甚至上千臺電腦進行分工合作，因此大數(shù)據(jù)時常與云計算技術(shù)關(guān)聯(lián)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的價值不僅局限于可以使應(yīng)用人員掌握大量的數(shù)據(jù)類資源，更在于大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對這些極具價值的數(shù)據(jù)展開有效且專業(yè)的分析處理。從宏觀的角度審視大數(shù)據(jù)技術(shù)，那么可以將大數(shù)據(jù)比作為一種產(chǎn)業(yè)，該產(chǎn)業(yè)的效益性，在于提升數(shù)據(jù)的處理能力，通過不同的處理方式，進而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的全方位價值提升。

一、大數(shù)據(jù)時代增強電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理共同發(fā)展的必要性

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案管理工作的必要性分析

檔案在現(xiàn)代人的日常生活中占據(jù)重要位置，關(guān)乎個人、組織、企業(yè)乃至政府機關(guān)、國家的重要信息，檔案管理工作的發(fā)展關(guān)乎檔案資源的全面開發(fā)和有效利用?，F(xiàn)階段，世界正處于信息爆炸性傳播、發(fā)展的時代，在以人為單位的媒體環(huán)境下，大數(shù)據(jù)為我國檔案管理人員工作提供了相當(dāng)豐富的數(shù)據(jù)性資源，數(shù)字化檔案融載量相對紙質(zhì)檔案更加龐大，是突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)功能和范圍的重要途徑，是打破傳統(tǒng)檔案管理所館藏限制的重要工具。隨檔案記載內(nèi)容需求的不斷提升，社會中的文字、圖像、聲音等均被列入檔案統(tǒng)計范圍，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以實現(xiàn)上述內(nèi)容的有效記錄。然而，由于大數(shù)據(jù)時代的到來，將各種圖片、聲音、視頻轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資源，完美的實現(xiàn)了多種格式內(nèi)容的記錄。由此可見，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的檔案管理是未來相關(guān)工作發(fā)展的必然趨勢。

（二）紙質(zhì)載體對于檔案管理工作的必要性分析

一方面，紙質(zhì)檔案相對電子檔案具有原始性特點，是與其他類型檔案區(qū)別的關(guān)鍵。確保檔案的原始性是檔案管理工作的重點，紙質(zhì)檔案以其難以修改的特點完美的符合了這一需求。例如，以紙為載體的檔案當(dāng)中，大部分為原始文稿或底稿，是經(jīng)過相關(guān)人員審批修改后生成文稿的最初形態(tài)，其符號和文字記載了相關(guān)人員審批查閱時的具體情景，可以充分體現(xiàn)出文件產(chǎn)生時當(dāng)事人的意圖。因此，紙質(zhì)檔案具有真實且唯一的特性，相對于大數(shù)據(jù)時代背景下的電子檔案更加珍貴。此外，在紙質(zhì)檔案完成制作后，原文件中的內(nèi)容已經(jīng)成型，原始特征不可隨意進行修改，這種真實性特點是電子檔案較易修改所不能比擬的。

另一方面，檔案資料具有憑證作用的關(guān)鍵在于，檔案產(chǎn)生特點和其本身特點的共同作用。紙質(zhì)檔案是將工作內(nèi)容直接性的轉(zhuǎn)化為文字，其形成的自然特點，決定了紙質(zhì)檔案對歷史記錄所保持的真實性與客觀性。紙質(zhì)檔案可以完好保存相關(guān)涉事人員的筆跡，其個性化的簽名、簽字等可以完美的體現(xiàn)于紙質(zhì)檔案中，這也正式其難以偽造的關(guān)鍵因素。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下電子檔案與紙質(zhì)檔案共同管理路徑

（一）實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代的智能化檔案管理

在檔案管理工作為用戶服務(wù)的過程中，用戶的實際需求，不僅具有因人而異的多樣化特點，還呈現(xiàn)出零散化、碎片化的特點，只有精準(zhǔn)了解和掌握用戶需求，才能為其提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，實現(xiàn)檔案管理工作的價值體現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)的深層探析挖掘技術(shù)可以完成用戶類別的準(zhǔn)確劃分，是將個性化服務(wù)提供給用戶的有效方式。隨人類生產(chǎn)力的提高，數(shù)字化、信息化以及云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)已和現(xiàn)代人生活生產(chǎn)等方面充分結(jié)合，智能化的概念也在不斷向現(xiàn)代人的思想中滲透。因此，檔案管理作為各種資料資源的收集管理工作，應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)分析處理功能，并將電子檔案與紙質(zhì)檔案互相配合，為用戶提供真實、客觀、準(zhǔn)確的檔案資源。

（二）加強大數(shù)據(jù)背景下檔案管理人員培訓(xùn)力度

傳統(tǒng)檔案管理方式不僅在勞動方面具有強度大的缺陷，同時具有科技含量低，不易保存等特點。但是，相對于電子檔案紙質(zhì)檔案又具有真實性高、反映事物清晰的優(yōu)勢。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，應(yīng)展開針對檔案管理人員關(guān)于電子檔案和紙質(zhì)檔案結(jié)合使用的培訓(xùn)力度。大數(shù)據(jù)時代社會各個領(lǐng)域不斷向信息化發(fā)展，并將在未來完全實現(xiàn)實體向虛擬的轉(zhuǎn)化。因此，紙質(zhì)檔案極有可能在未來消失，這對相關(guān)檔案管理人員提出了更高的要求。一方面，為實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的共同發(fā)展，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)大力引進計算機網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備，以此類設(shè)備為基礎(chǔ)，對檔案管理人員定期進行技術(shù)培訓(xùn)，使其掌握計算機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息化產(chǎn)物的基本應(yīng)用技能。進而，將信息技術(shù)良好發(fā)揮于實際檔案管理工作中，實現(xiàn)信息化檔案管理模式。另一方面，在主力依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)強大信息處理能力的前提下，應(yīng)加強檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的重視度，使其充分了解紙質(zhì)檔案相對于電子檔案的多方面優(yōu)勢。為加強管理人員對紙質(zhì)檔案的應(yīng)用能力，可定期開展紙質(zhì)檔案查找競賽，進而提高工作人員找檔案、用檔案的能力。

（三）以紙質(zhì)檔案為根本，構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫

構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)資源中心，利用對檔案信息的傳輸、接受和儲存功能實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的多方面文件共享。在實際檔案管理的過程中，數(shù)據(jù)資源庫的管理使傳統(tǒng)紙質(zhì)文件向電子文件轉(zhuǎn)化，檔案管理人員可以將檔案以數(shù)據(jù)的形式儲存與計算機或者互聯(lián)網(wǎng)云盤中。但大數(shù)據(jù)時代背景下的數(shù)字化檔案管理，存在風(fēng)險性較高?，F(xiàn)階段部分不法分子通過極為高超的技術(shù)，對電子檔案進行竊取和修改。因此，建立檔案數(shù)據(jù)資源庫的過程中，必須以紙質(zhì)檔案為原始資料，將每一份電子檔案進行紙質(zhì)備份，有效防止網(wǎng)絡(luò)安全問題帶來的隱患。此外，應(yīng)在檔案管理部門的電腦中加裝防火墻、殺毒軟件等設(shè)備，提升電子檔案的安全性和真實性。

結(jié)語

綜上所述，一方面，電子檔案是集圖片、聲音、視頻于一體的現(xiàn)代化技術(shù)集合體，是檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)充分結(jié)合的產(chǎn)物。另一方面，紙質(zhì)檔案具有真實性、客觀性、原始性較高的特點，是檔案管理工作必不可少的資料記錄方式。在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案與紙質(zhì)檔案管理方式相互作用、相互重讀的背景下，管理人員應(yīng)充分發(fā)揮兩種檔案的不同優(yōu)勢，并將優(yōu)勢合理應(yīng)用于實際工作中，為我國社會主義現(xiàn)代化檔案管理工作起到良好支撐作用。

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作者簡介：

第一作者：孟玉冕（1979年6月—），女，漢族，山東棗莊人，山東省教育學(xué)院大學(xué)本科，平邑中聯(lián)水泥有限公司人力主管、助理館員，研究方向：企業(yè)檔案科學(xué)化管理、人事檔案管理改革。

（作者單位：平邑中聯(lián)水泥有限公司）