建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理新模式的探索

劉健

摘 要：我國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)登記長(zhǎng)期處于對(duì)不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行行政管理的層面，卻忽略了不動(dòng)產(chǎn)登記對(duì)于產(chǎn)權(quán)交易安全的保障作用和對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要意義，更忽視了不動(dòng)產(chǎn)登記中檔案管理在的作用。隨著2007年3月《物權(quán)法》的頒布和2015年3月《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》正式實(shí)行，我國(guó)的不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作逐步走向健全，同時(shí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理也引起了廣泛的關(guān)注。對(duì)我國(guó)當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的新特點(diǎn)、存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡述，同時(shí)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存在的問(wèn)題從制度建設(shè)、利用建設(shè)和信息化建設(shè)等方面進(jìn)行了分析，從而有針對(duì)性地提出了相應(yīng)對(duì)策，旨在不斷完善我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)；產(chǎn)權(quán)登記；檔案管理

引言

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案即對(duì)不動(dòng)產(chǎn)一系列活動(dòng)（如建造、交易等）里各類信息與文件的統(tǒng)稱。2013年年底國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議中不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度正式通過(guò)；2014年11月我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)暫行條例相繼出臺(tái)，標(biāo)志著不動(dòng)產(chǎn)登記制度建設(shè)進(jìn)入新階段。不動(dòng)產(chǎn)登記制度建設(shè)中，為保證制度的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，還應(yīng)積極推進(jìn)相關(guān)的檔案管理工作。故而我們應(yīng)結(jié)合該新常態(tài)，在充分認(rèn)識(shí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理必要性的基礎(chǔ)上，探索出可行的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理策略。

1不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1各類不動(dòng)產(chǎn)檔案資源未能有效整合

部分城市的土地檔案、房產(chǎn)檔案仍在原部門保管，雖然有的城市房產(chǎn)部門向不動(dòng)產(chǎn)登記部門移交了電子數(shù)據(jù)檔案，但是尚未實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案與其之間的直接掛接和數(shù)據(jù)有效融合，尤其是在匹配、查詢歷史信息數(shù)據(jù)方面，仍要通過(guò)人工篩選、核對(duì)的方式進(jìn)行，效率較低。

1.2不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)性問(wèn)題

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料的完整性與真實(shí)性是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理首要任務(wù)，確保登記檔案的真實(shí)可靠是管理的前提。在不動(dòng)產(chǎn)檔案登記中，規(guī)范登記檔案流程，核實(shí)不動(dòng)產(chǎn)的坐落位置、建筑面積、房屋用途、門牌信息與戶主身份信息等，嚴(yán)格把控檔案的真實(shí)有效性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，信息不完善等情況為日后不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理帶來(lái)的不必要的工作量。

1.3紙質(zhì)檔案存放管理問(wèn)題

由于不動(dòng)產(chǎn)的檔案資料中部分資料需要紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)檔案在保存中可能會(huì)因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)、保存的地點(diǎn)環(huán)境變化出現(xiàn)不同程度的損傷和丟失。如存放環(huán)境受潮后引起部分信息出現(xiàn)模糊不清或是筆跡已無(wú)法識(shí)別等問(wèn)題。另外，紙質(zhì)檔案保存的地點(diǎn)分布廣泛，位于各個(gè)地區(qū)的不同地方，這些存放檔案的地點(diǎn)缺乏統(tǒng)一的政策制度進(jìn)行約束規(guī)范，相對(duì)產(chǎn)生的大大小小的問(wèn)題都將加重不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理工作。

1.4逐步推進(jìn)數(shù)字建設(shè)，檔案管理信息化不足

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、“檔案+”等發(fā)展的需要，檔案信息技術(shù)與不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的應(yīng)用日趨緊密，各地不動(dòng)產(chǎn)登記管理中心也相繼加大了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。有的市級(jí)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記管理部門一年掃描的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案就近10萬(wàn)卷，這是建立“不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息查詢”系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提。但在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的信息化、數(shù)字化短板表現(xiàn)的較為突出：數(shù)字化單一，數(shù)據(jù)化進(jìn)展薄弱。目前，許多不動(dòng)產(chǎn)等級(jí)檔案的數(shù)字化大多是將紙質(zhì)或照片等檔案材料掃描成電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，但涉及不動(dòng)產(chǎn)檔案內(nèi)容的知識(shí)語(yǔ)義之間的關(guān)聯(lián)度不強(qiáng)，很少涉及檔案內(nèi)容語(yǔ)義的深度挖掘，使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息還難以向知識(shí)服務(wù)層面轉(zhuǎn)化，影響了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的信息挖掘利用。此外，由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量龐大，除了加強(qiáng)實(shí)體檔案保存外，信息化技術(shù)、設(shè)備的添置費(fèi)用較高，限于地方政府經(jīng)濟(jì)等因素，使得不動(dòng)產(chǎn)登記檔案所需的信息技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代較慢。

2建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的新模式

2.1規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)登記檔案流程

新時(shí)代新要求，更新不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的模式是目前工作的重點(diǎn)，其中對(duì)登記檔案流程進(jìn)行優(yōu)化與規(guī)范是一大難點(diǎn)與重點(diǎn)。政府應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的文件，有效集約整合不動(dòng)產(chǎn)的登記檔案管理，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。這樣不僅為市民帶來(lái)方便，減少各機(jī)構(gòu)間來(lái)回的奔走，解決登記困難的問(wèn)題，提高政府機(jī)構(gòu)辦事效率。同時(shí)方便市內(nèi)或區(qū)內(nèi)機(jī)構(gòu)間的信息溝通交流。同時(shí)應(yīng)當(dāng)推廣電子檔案，電子檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的高速處理，可以同時(shí)對(duì)多個(gè)文件進(jìn)行統(tǒng)一操作，大幅度提升辦公效率；同時(shí)電子檔案也避免紙質(zhì)檔案保存上的一些問(wèn)題，減少空間的浪費(fèi)。

2.2分門別類管理、做好登記檔案編研

現(xiàn)今，國(guó)土資源部對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、不動(dòng)產(chǎn)登記薄等樣式給予了公布，這在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的形成與推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理方面均有積極作用。檔案管理人員接收到檔案信息資料后，則應(yīng)認(rèn)真落實(shí)后續(xù)入庫(kù)工作，按照光盤、文書(shū)、實(shí)物、照片等不同類別進(jìn)行整理，做到分門別類管理，根據(jù)保管期限的差異把不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分成三類，即永久、定期與短期。和權(quán)屬類登記相關(guān)的為永久保存；抵押檔案為定期保存；異議檔案、地役權(quán)檔案、查詢檔案、查封檔案等為短期保存。另外，為確保不動(dòng)產(chǎn)發(fā)證檔案資料得到規(guī)范保存，應(yīng)將所整理的檔案資源規(guī)范的編進(jìn)國(guó)土資源歸檔9類地基管理類（C6，C7，C8……）目錄下，為后續(xù)檔案的高效率使用創(chuàng)造條件。

2.3建立信息互通的平臺(tái)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)

通過(guò)技術(shù)更新，引入新的管理模式，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息互通的政府平臺(tái)，方便統(tǒng)一的管理。如二維碼、物聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)將各類不動(dòng)產(chǎn)登記信息通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行整合優(yōu)化，歸集，建立起土地和房屋，樓棟和單元，房屋和權(quán)利人的關(guān)聯(lián)，登記人員只需要帶著電子設(shè)備進(jìn)行走訪記錄，減去繁重的紙質(zhì)，同時(shí)這些信息記錄能一步到位，各個(gè)機(jī)構(gòu)都能享受到最新的記錄，信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代下為辦公和生活都帶了巨大的改變，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為人民帶去方便。

2.4提供多元化查詢服務(wù)

不動(dòng)產(chǎn)登記信息既有物權(quán)公示的內(nèi)容，又包括大量個(gè)人敏感信息，因此，查詢信息需要堅(jiān)持“明示同意”“最少夠用”原則，查詢系統(tǒng)應(yīng)完善權(quán)限管理，做到每一筆查詢業(yè)務(wù)全部留痕，以便隨時(shí)調(diào)出復(fù)核，加強(qiáng)對(duì)查詢?nèi)藛T的監(jiān)督管理，避免超限、超范圍查詢。在與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)動(dòng)態(tài)更新的基礎(chǔ)上，應(yīng)根據(jù)不同查詢需求類型，有針對(duì)性地開(kāi)展查詢服務(wù)。一是核實(shí)型查詢需求，宜逐步放開(kāi)個(gè)人和單位查詢限制，待條件成熟，可使用手機(jī)短信，網(wǎng)絡(luò)或憑密碼進(jìn)行自助查詢；二是憑證型查詢和出具查詢結(jié)果的，應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范查詢，分類提供查詢服務(wù)，并盡量使用檔案數(shù)字化成果和掃描件，避免實(shí)物檔案損毀，提高效率；三是線索型查詢則應(yīng)完善工作銜接，宜采取更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆绞剑訌?qiáng)有權(quán)查詢機(jī)關(guān)與房屋登記檔案管理機(jī)構(gòu)工作銜接，保障隱私信息安全。同時(shí)要嚴(yán)格查詢受理，使用規(guī)范的《協(xié)助查詢文書(shū)》，確保因公查詢、應(yīng)申請(qǐng)查詢。

2.5加強(qiáng)隊(duì)伍管理，提升專業(yè)化管理水平

加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案隊(duì)伍管理，一方面，要積極引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識(shí)背景，掌握一定的測(cè)繪、法律、計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)從事不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，使其及時(shí)了解、掌握不動(dòng)產(chǎn)領(lǐng)域的新知識(shí)、新政策、新程序，適應(yīng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。加強(qiáng)與測(cè)繪、拆遷、司法等部門之間的經(jīng)常性聯(lián)系，及時(shí)掌握關(guān)聯(lián)部門產(chǎn)生的相關(guān)文件要求。此外，要注重不動(dòng)產(chǎn)登記檔案形成規(guī)律的調(diào)查、研究，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案編研工作，為不動(dòng)產(chǎn)登記工作提供服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)

在新環(huán)境要求下建立的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理新模式，能夠解決傳統(tǒng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的諸多問(wèn)題，積極試點(diǎn)推廣這種新型的管理模式，為從業(yè)者帶來(lái)便利，為人民帶來(lái)便利。同時(shí)需要注意，運(yùn)行新的管理模式過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，相關(guān)管理部門需要不斷完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的管理體系，讓管理模式更好服務(wù)于行業(yè)，另外行業(yè)人員需要適應(yīng)新的管理模式，做到雙方的相互適應(yīng)。

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（作者單位：鶴崗市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）