不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與集成化管理對比研究

姜麗芬

摘 要：我國經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展至今已經(jīng)處于現(xiàn)代化發(fā)展階段。信息技術(shù)推動社會的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，傳統(tǒng)的檔案管理模式也受到挑戰(zhàn)，檔案事業(yè)要想獲得長足的發(fā)展，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，繼之以適應(yīng)時代和市場需求的集成化管理模式進行管理。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理；集成化管理；對比

1引言

人們生活水平和質(zhì)量的不斷提高，對于物質(zhì)需求與日俱增。在不動產(chǎn)的管理中，檔案管理是較為重要的一環(huán)，也是做好不動產(chǎn)登記的基礎(chǔ)和保障。加強不動產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，做好檔案收集、存儲、管理、使用等各項程序工作，有助于提升檔案管理水平，為推動不動產(chǎn)登記工作的發(fā)展服務(wù)。

2傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理

（1）信息載體以紙張為主，檔案信息載體就是檔案制成材料。建國前主要是宣紙，多數(shù)手工書寫，完全的油印材料、復(fù)印材料和打印材料較少。如不動產(chǎn)權(quán)屬登記申請人提交的不動產(chǎn)買賣合同、不動產(chǎn)付款票據(jù)、不動產(chǎn)登記申請書、委托書，其載體幾乎無一例外是紙張，信息的表達手段多是筆墨書寫。不動產(chǎn)權(quán)屬登記過程中的調(diào)查意見、初審意見、審批意見等登記機構(gòu)內(nèi)部傳遞材料絕大多數(shù)也是手工書寫，其信息的載體均為紙張。解放前以及解放后直至1970年代，一些固定格式的文本多采用油印的方式印刷出來，供不動產(chǎn)登記人員填寫各欄次內(nèi)容。解放前多用宣紙印刷，小楷謄寫，后期隨著科學(xué)技術(shù)的進步，機械化的辦公設(shè)備逐漸滲透到不動產(chǎn)登記的各中文本中，鉛印、膠印、鉛字打印、手工蠟紙刻板油印等形成格式文本，用藍黑墨水、碳素墨水結(jié)合鋼筆書寫需要記載的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案中印刷格式文本手工填寫具體項目逐步增多。構(gòu)成不動產(chǎn)檔案信息的實體材料主要由書寫方式完成，適于年齡較大的人員使用。（2）傳管理工具以手工書寫居多，卷內(nèi)文件的編號、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、案卷編號、案卷目錄和檔案編號等均為手工謄寫。高層次的檢索工具部分內(nèi)容油印形成，如全宗名稱、不動產(chǎn)管區(qū)、街道名稱，這些經(jīng)年不變的要素一般油印成表，檔案號一般用數(shù)字印模蓋章，后期為號碼機，門牌起止號碼、柜號等經(jīng)常需要調(diào)整的內(nèi)容為手工書寫。不動產(chǎn)檔案管理工作的載體亦是紙質(zhì)的臺賬、登記卡、目錄等，表達工具亦是筆墨，記載方式亦是書寫。管理檔案的各種工具也大多是由筆與紙來完成。

3不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與集成化管理的相同點

（1）檔案的本質(zhì)屬性相同，不動產(chǎn)檔案無論是采用傳統(tǒng)管理模式還是集成化管理模式，不動產(chǎn)檔案的本質(zhì)屬性都不會改變，都是以檔案材料為基礎(chǔ)的檔案管理活動，其管理的材料都是檔案，而檔案是原始的歷史記錄，記載著各個歷史時期國家政治、經(jīng)濟、科技、文化、軍事及社會等各方面的發(fā)展情況[3] 。不動產(chǎn)檔案作為人們參與經(jīng)濟活動中物權(quán)交易形成的產(chǎn)物，對交易雙方的合法權(quán)益起到維護和保障安全的作用，其憑證性價值更甚，使用更加頻繁，傳統(tǒng)管理與集成化管理都是在不損害檔案原始記錄性的前提下開展的。集成化管理順應(yīng)了時代的發(fā)展，利用信息技術(shù)使不動產(chǎn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)能快速有效地整合，并通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)適時解決人們生活中存在的權(quán)益糾紛。通過網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)維護了檔案的原始記錄性，而不是像傳統(tǒng)管理一樣通過人工措施維護檔案的原始記錄性。（2）管理目的相同，不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與集成化管理的目的，都是通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)。檔案從形成到最終銷毀都是為了服務(wù)社會生產(chǎn)活動，都是為了利用。傳統(tǒng)管理與集成化管理是一種管理模式，借助于管理手段可以使不動產(chǎn)檔案管理起來更加有序，從而便于利用。兩者相比而言，集成化管理能較大地節(jié)省檔案工作者的時間，提高不動產(chǎn)檔案管理和整合水平，從而讓檔案工作者節(jié)省更多的時間用于提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。而這兩者的最終目的都是一致的，即盡可能地提供檔案信息為社會實踐服務(wù)及盡可能地滿足人們?nèi)找嬖鲩L的檔案需求。

4不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理與集成化管理的主要差異

（1）管理主體：多樣化與獨立統(tǒng)一，事物是普遍聯(lián)系的，同一事物之間的聯(lián)系就更加緊密。傳統(tǒng)管理中，不動產(chǎn)檔案管理的主體涉及政府、國土、房管、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋、草地等各個部門。各個部門各司其職，分布于不同的地方，而且只保存與本部門相關(guān)的檔案，可以說各個部門的檔案是獨立不共享的，但是這些部門之間形成的檔案卻又存在千絲萬縷的聯(lián)系，這種人為割裂事物之間的聯(lián)系導(dǎo)致了業(yè)務(wù)處理過程中困難重重。管理主體獨立分布互不相通的局面，有時候群眾辦理一個房產(chǎn)證下來，不僅需要通過國土部門、房管部門等機關(guān)出具相關(guān)的證明，而且歷時久，效率又低。集成化管理就是要真正實現(xiàn)群眾少走路數(shù)據(jù)多跑路的有效管理模式。集成化管理使得有聯(lián)系的機構(gòu)或部門達到互通共享和盡可能地實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的高效有序管理及方便群眾的目標(biāo)。集成化管理主要包括2個方面的內(nèi)容：一方面是建立一個網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化資源共享檔案館集中保存不動產(chǎn)檔案信息資源，從而產(chǎn)生集中效應(yīng)，達到便于管理和便民服務(wù)的效果；另一方面是整合不動產(chǎn)檔案涉及的有關(guān)機構(gòu)或部門，成立統(tǒng)一的機構(gòu)或部門對不動產(chǎn)檔案進行有效的管理。這次改革簡化和整合了不動產(chǎn)檔案的管理機構(gòu)，從不動產(chǎn)檔案開始形成到不動產(chǎn)檔案統(tǒng)籌管理，這些舉措為不動產(chǎn)檔案實現(xiàn)集成化管理奠定了良好的基礎(chǔ)。（2）信息管理技術(shù)：落后與先進，傳統(tǒng)管理中，由于技術(shù)落后，不動產(chǎn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等各個環(huán)節(jié)都是依靠檔案人員手工完成的，工作量大，工作人員幾乎大部分時間都淹沒在紙質(zhì)檔案整理中，加之受重藏輕用的思想影響，因此也影響了檔案管理和服務(wù)的質(zhì)量。即使后來有部分檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案，但是也是依靠掃描和購買數(shù)據(jù)庫等形式實現(xiàn)，數(shù)字化程度低?？傮w來說，信息技術(shù)的普及水平和利用程度制約了檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提高。集成化管理主要依靠現(xiàn)代化信息技術(shù)和管理手段，在不動產(chǎn)檔案的收集、整理、鑒定、保管和服務(wù)等各個環(huán)節(jié)中采用先進的技術(shù)來減少人力、物力的使用，從整體上提高了不動產(chǎn)檔案工作的效率和服務(wù)的水平。各個相關(guān)機構(gòu)主要利用統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，從檔案形成到提供利用主要以電子形式生成和利用，管理者可以利用先進的技術(shù)實現(xiàn)對不動產(chǎn)檔案的有效管理，利用者也可以較為方便地查詢自己所需的與自身相關(guān)的不動產(chǎn)權(quán)屬信息。集成化管理采用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、指紋識別技術(shù)、人臉識別技術(shù)、手機、自助設(shè)備及其他通信設(shè)備等，登記者可以在電腦上、手機或其他自助設(shè)備上提出申請，按照申請要求提供相關(guān)證件或資料等完成登記、審核、發(fā)證等業(yè)務(wù)，也可以根據(jù)指示完成檔案的查詢和利用，真正實現(xiàn)“一站式”服務(wù)，從實踐上貫徹了“讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑路”的方針。

結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)管理中缺乏先進技術(shù)的引入和使用，耗費大量的人力、物力和財力且成效不明顯，而集成化管理則是適應(yīng)了時代發(fā)展的需要，把先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)運用于不動產(chǎn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，使各個環(huán)節(jié)做到無縫連接，實現(xiàn)了不動產(chǎn)檔案機構(gòu)和內(nèi)容的有效整合，提高了不動產(chǎn)檔案管理和服務(wù)水平。

參考文獻：

[1] 張肖千，張照余.不動產(chǎn)檔案相關(guān)概念界定[J].檔案學(xué)研究，2015（3）：4-6.

[2] 安小米.城市建設(shè)文件、檔案信息集成管理與集成服務(wù)的理論框架[J].檔案學(xué)通訊，2004（2）：88-92.

[3] 楊霞.檔案文獻數(shù)字出版與傳統(tǒng)出版之比較[J].檔案學(xué)研究，2015（3）：70-73.

[4] 李榮.檔案集成化管理淺議[J].湖北檔案，2009（6）：18-19.

（作者單位：鶴崗市不動產(chǎn)登記中心）